キャンバスの印刷用レイアウトを利用したデータの印刷

キャンバスの印刷用レイアウトを利用したデータの印刷

キャンバスの印刷用レイアウトを利用することで、要件に合わせてカスタマイズしたキャンバスのレイアウトからデータを用紙に印刷できます。配送ラベルや各種フォームなどのレイアウトをカスタマイズし、Zoho CRMの操作画面から直接印刷することが可能です。印刷のためにデータをエクスポートしたり、アプリやサービスを切り替えたりする手間を省くことができます。   

キャンバスの印刷用レイアウトとは     

キャンバスの印刷用レイアウトとは、Zoho CRMの各タブに保存されているデータを指定したレイアウトで用紙に印刷するための機能です。この機能を通じて行える主な内容は、以下のとおりです。
  1. 1件のデータ、選択した複数のデータ、タブ内のすべてのデータの印刷
  2. キャンバスでの配送用の住所ラベルの作成、印刷
  3. A4、レターサイズなどの用紙のサイズの指定
  4. 裁ち切り線の追加
  5. Zoho CRMの操作画面内での印刷   

印刷できるデータ     

キャンバスの印刷用レイアウトで印刷できる内容は、以下のとおりです。
  1. 住所ラベル
  2. 独自のレイアウトのデータ（例：各種フォーム、証明書、手紙、履歴書、IDカードなど）
  3. キャンバスで作成された独自のレイアウトのデータ

利用例     

以下では、キャンバスの印刷用レイアウトを利用してデータを印刷する例について説明します。

例1：配送ラベルの印刷     

配送業務を行う組織において、顧客のデータをZoho CRMで管理しているとします。荷物を配送するにあたって、顧客の住所が記載された配送ラベルが必要です。この場合、以下のようにキャンバスの印刷用レイアウトを利用できます。
  1. キャンバスを通じて独自の配送ラベルを作成し、［連絡先］タブの連絡先の詳細が自動で出力されるように設定します。
  2. 印刷用の配送ラベルを作成します。
  3. 裁ち切り線を表示するかどうかを選択します。
  4. 印刷するにあたって、A4またはレターサイズのいずれかの用紙のサイズを選択します。
  5. 配送ラベルを印刷し、業務で使用します。

例2：自動車修理工場でのサービス報告書の印刷

自動車修理サービスを提供している組織で、Zoho CRMを利用して顧客の車両、サービスの依頼、苦情、修理などの情報を管理しているとします。技術担当者は、修理の完了後にZoho CRMでサービスに関する情報を入力／更新します（例：車両モデル、サービスの種類、交換したパーツ、工賃、請求金額など）。

この場合、キャンバスの印刷用レイアウトを利用することで、要件に合わせてサービス報告書を作成できます。作成するにあたって、以下の情報を記載することが可能です。
  1. 顧客の名前、メールアドレス、電話番号
  2. サービス番号、日付
  3. 車両名、サービス内容、請求金額 
技術担当者は、サービスの提供が完了したことを示す書類として印刷したサービス報告書を顧客に渡すことができます。また、サービスの同意に関する署名を記入してもらい、社内で保管するためにサービス報告書を複数印刷することも可能です。サービス内容が詳しく記載された報告書を顧客に渡すことで、請求書のみを渡したり、修理内容について口頭で説明したりする場合よりも顧客の定着率を高めることができます。

例3：授業コース表の印刷     

学校の各種データをZoho CRMで管理していて、学校の新学期に向けて授業の内容を説明したコース表を作成して学校で配布するとします。この場合、以下のようにキャンバスの印刷用レイアウトを利用できます。
  1. キャンバスを利用してコース表のレイアウトを作成し、［コース］タブから授業コースの詳細を自動で出力するように設定します。
  2. コースの情報が記載された表を作成します。
  3. 印刷する用紙のサイズとして、A4またはレターサイズのいずれかを選択します。
  4. コース表を印刷します。コース表を最初から作成する手間を省くことができます。

その他の利用例

キャンバスの印刷用レイアウトを利用することで、上記の例の他にもさまざまなデータを要件に合わせて印刷できます。その他の利用例は、以下のとおりです。
  1. 授業のコース表を作成するにあたって、レイアウトをカスタマイズしたり、対象のタブのデータを自動で出力するように設定したりできます。
  2. マーケティングの活動やイベント用にIDカードや参加証を作成、印刷することが可能です。
  3. 各顧客の情報に応じて、証明書、契約書、同意書、保証書などの書類を作成、印刷できます。

住所ラベルのカスタマイズ 

キャンバスの印刷用レイアウトには、さまざまなカスタマイズ機能が用意されています。住所ラベルを作成、印刷する際にカスタマイズできる内容は、以下のとおりです。
  1. 用紙のサイズ：要件に合わせて住所ラベルの形式を選択できます。
  2. 向き：レイアウトのデザインに合わせて、縦または横のいずれかの向きを選択できます。
  3. 余白：簡単なスライド操作で印刷物の余白を設定できます。
  4. データの印刷方法：住所ラベルを印刷するにあたって、1ページに1件のラベルを記載するか、一覧形式／グリッド形式で記載するか選択できます。
    1. 1ページに1件のラベルを記載して印刷する場合、すべての幅に同じ余白を適用したり、中央揃えを指定したりできます。
    2. 一覧形式でラベルを記載して印刷する場合、すべての幅に同じ余白を適用したり、中央揃えを指定したり、裁ち切り線を追加したりできます。
    3. グリッド形式でラベルを記載して印刷する場合、すべての幅に同じ余白を適用したり、中央揃えを指定したり、裁ち切り線を追加したりできます。

メモ
メモ
  1.  中央揃え：ページの中央にラベルを配置します。ラベルを自由に配置することもできます。 
  2.  幅の自動調整：レイアウトの幅に合わせてラベルを配置します。 
  3. 裁ち切り線：裁ち切り線を追加して、ページ上にラベルを均等に配置します。

 用紙のサイズに関するカスタマイズ  

用紙のサイズに関してカスタマイズ可能な内容は、以下のとおりです。
  1. 余白：簡単なスライド操作で用紙の余白を設定できます。
  2. データの印刷方法：用紙に印刷するにあたって、1ページに1件のラベルを記載するか、一覧形式／グリッド形式で記載するか選択できます。
    1. 1ページに1件のラベルを記載して印刷する場合、すべての幅に同じ余白を適用できます。
    2. 一覧形式でラベルを記載して印刷する場合、すべての幅に同じ余白を適用したり、裁ち切り線を追加したりできます。
 

機能の利用方法 

キャンバスで印刷用レイアウトを作成するには、 
  1. ［設定］→［カスタマイズ］→［キャンバス］の順に移動します。
  2. ［印刷表示］を選択し、［印刷表示を作成する］をクリックします。
  3. タブ、データ一覧の種類、用紙のサイズ、向きを選択して、［作成する］をクリックします。
  4. 用紙のサイズとして、A4、レター、配送ラベルのいずれかを選択できます。向きには、縦、横のいずれかを選択することが可能です。

  5. 要素を追加し、印刷用レイアウトを作成します。
  6. 用紙のサイズや余白に関する設定を指定します。
  7. キャンバス名を入力し、［保存する］をクリックします。
個別のデータ／選択したデータを印刷するには、
  1. 印刷するデータが保存されているタブを開きます。
  2. 印刷するデータを選択します。
  3. 画面右上の［…］ボタンをクリックし、［キャンバスを使用して印刷する］を選択します。
  4. 用紙のサイズや余白に関する設定を指定します。
  5. ［印刷する］をクリックします。
タブに保存されているデータをすべて印刷するには、
  1. 印刷するデータが保存されているタブを開きます。
  2. 画面右上の［…］ボタンをクリックして［印刷する］を選択し、［キャンバスを使用して印刷する］をクリックします。
  3. 用紙のサイズや余白に関する設定を指定します。
  4. ［印刷する］をクリックします。