差し込み文書テンプレートの管理

差し込み文書テンプレートの管理

差し込み文書は、繰り返しの作業を効率化し、カスタマイズした文書(送付状、手紙、住所ラベル、封筒など)を作成するのに役立ちます。変数(差し込み項目)を含む差し込み文書テンプレートを作成できます。テンプレートを使用して、Zoho CRMからのデータを結合し、変数の正確な値を含む差し込み文書を作成できます。

たとえば、多数の見込み客にカスタマイズした手紙を送信したり、SLA(サービスレベル合意書)やその他の法的文書用のテンプレートを作成したりする必要があるとします。このような場合、各見込み客用にカスタマイズするために、手動で文書に詳細を入力する必要はありません。代わりに、見込み客タブの差し込み項目を使用したテンプレートを作成し、後でデータを差し込むだけで、すべてのカスタマイズされた文書を取得できます。

差し込み文書テンプレートを作成するには、次の2つの方法があります:

  1. テンプレートを最初から作成する
  2. 事前設定済みテンプレートの一覧から任意のテンプレートを選択する
メモ
  • 差し込み文書テンプレートは、プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン、アルティメットプランで利用できます。
  • テンプレートの作成を開始する前に、ブラウザーのポップアップのブロック機能が有効になっていることをご確認ください。

差し込み文書の上限と購入

差し込み文書テンプレートを使用して適用された、差し込み文書操作とプレビュー操作によってデータ上で実行可能な差し込み文書の数は、次のとおりです:
  1. プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン、アルティメットプラン の初期設定では、組織ごとに最大 1,000件/月までの差し込み文書 を実行できます。
20日に上記のZoho CRMのプランに登録した場合、次月の20日までに1,000件の差し込み文書を実行できます。

オンライン購入 
初期設定数を超える差し込み文書が必要な場合、 差し込み文書1件あたり 5セント($0.05) で購入できます。オンラインで購入するには、Zoho Writerアカウントの[管理パネル]に移動し、[差し込み文書の上限]をクリックし、 [追加の差し込み文書の上限の購入]をクリックします。



差し込み文書の購入可能数は、最小500件、最大4,000件までです。
1日あたりの上限 は、 すべてのプランで最大1,000件 までです したがって、プロフェッショナルプランを利用している場合、2,000件の差し込み文書を購入すると、1日あたり1,000件の差し込み文書を作成できます。
  1. 組織で月間4,000件を超える差し込み文書が必要な場合、 support@zohocrm.com  にお問い合わせください。
この上限は2020年11月1日から有効になります。

差し込み文書テンプレートの作成

Zoho Writerは、オンラインで文書を作成して共有できるオンラインワードプロセッサーです。Zoho Writerで差し込み文書テンプレートを作成し、CRMデータ(見込み客、取引先、連絡先、商談)を使用して差し込み文書を作成できます。

Zoho Writerでテンプレートを作成するには     

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] > [差し込み文書] に移動します。
  2. [+ 新しいテンプレート] をクリックします。
  3. [新しいテンプレートの作成] ポップアップで、以下の詳細を入力します: 

     

    • テンプレートを作成する [タブ] を選択します。
    • テンプレートの差し込み項目は、選択したタブが基になります。差し込み文書テンプレートは、システム生成タブとカスタムタブの両方に対して作成できます。 
    • [テンプレート名] を入力します。
    • 一覧から [フォルダー] を選択します。テンプレートは、選択したフォルダーに保存されます。
    • テンプレートの [詳細] を入力します。
       
  4. [作成] をクリックします。
    [差し込み文書のテンプレートのギャラリー] が開きます。こちらで、2つの方法でテンプレートを作成できます。

I.差し込み文書テンプレートを最初から作成する

差し込み文書テンプレートを最初から作成すると、テンプレートを簡単に作成できるようになります。上記の手順で選択したタブの差し込み項目は、[項目の挿入]セクションに表示されます。必要な操作は、必須項目をクリックするだけです。クリックすると、新しいテンプレートに追加されます。

テンプレートを最初から作成するには    

  1. [差し込み文書のテンプレートのギャラリー] から [空のテンプレート] を選択します。
    Zoho Writerで文書が開きます。
  2. [項目の挿入] セクションから [差し込み項目] を選択します。
  3. [完了] をクリックします。 

II.事前設定済みテンプレートからテンプレートを作成する

テンプレートを作成するもう1つの方法は、テンプレートギャラリーからテンプレートを選択することです。ギャラリーには、履歴書、ポスターや招待状、手紙や表紙、販促文書など、さまざまなカテゴリーの予め設定済みテンプレートが表示されます。ビジネス要件に基づいて、これらのカテゴリーからテンプレートを選択できます。

ギャラリーからテンプレートを作成するには     

  1. [差し込み文書のテンプレートのギャラリー] からテンプレートを選びます。
  2. [選択] をクリックします。
    Zoho Writerで文書が開きます。
  3. [項目の挿入] セクションから [差し込み項目] を選択します。
    項目が、Zoho Writerのテンプレートの指定の場所に挿入されます。
  4. [完了] をクリックします。


テンプレートへのサブフォームの追加 

場合によっては、たとえば、保証書、保証内容、購入付属品などの、主な商品の追加情報を含むサブフォームを含める必要があります。手動で情報を追加するのではなく、テンプレートにサブフォームを追加して、顧客に送信できます。適切なサブフォームの差し込み項目を選択すると、項目がテンプレートに自動的に追加されます。
サブフォームについての詳細は、 こちら をご参照ください。 

テンプレートにサブフォームを追加するには     

  1. Zoho Writer文書の [動的テーブルの挿入] に移動します。
  2. テンプレートに追加するサブフォームを選択します。
    ポップアップにサブフォームの項目の一覧が表示されます。
  3. テンプレートに追加する項目を選択します。
  4. すべての項目を一度に追加するには、 [すべて選択] をクリックします。
  5. [項目の作成] をクリックします。

     
メモ 
  • テンプレートのサブフォームから最大10件までの項目を追加できます。

テンプレートへの関連リスト項目の追加

場合によっては、テンプレートに、未完了の活動または未完了のキャンペーンなどのタブの関連リストの情報、商品コード、バウチャー番号などの関連リスト項目を含めたい場合があります。その場合、これらの詳細情報を手動で入力する代わりに、テンプレートに自動的に追加される、関連する一覧の差し込み項目を選択するだけで済みます。テンプレートに追加されたすべての関連リスト項目は、動的テーブルの形式で表示されます。

テンプレートに追加可能な関連リスト項目の例は、次のとおりです:

  • [取引先]タブ用のテンプレートを作成し、関連リストから[連絡先]タブを選択することで、特定のアカウントに関連付けられた連絡先の一覧を含めることができます。
  • [連絡先]タブ用のテンプレートを作成し、関連リストから[未完了の活動]を選択することで、各連絡先の未完了の活動の一覧を含めることができます。
  • [商談]タブ用のテンプレートを作成し、関連リスト項目から[商品]タブを選択するだけで、各商談に関連付けられた製品を挿入できます。

テンプレートに関連リストタブを追加するには

  1. Zoho Writer文書の [動的テーブルの挿入] に移動します。
  2. 関連リスト タブ を選択し、 矢印 をクリックします。
  3. テンプレートに含める 項目 を選択します。
  4. [項目の作成] をクリックします。

メモ 
  • 各関連リスト項目は、テンプレートに個別の項目として挿入されます。
  • 各関連リスト項目の下に最大10件までの項目を選択できます。
  • 各テンプレートには、最大3件の動的テーブル(サブフォームと関連リスト)を追加できます。
  • 差し込み後、最初の100件の関連リスト項目のみが取得され、文書に表示されます。

差し込み文書テンプレートの整理

さまざまなビジネス要件に合わせて多数のテンプレートを作成した場合は、識別しやすいように、テンプレートを整理して適切なフォルダーに保存しておくことをお勧めします。次のセクションでは、テンプレートの整理について説明します。

テンプレートのプレビュー

テンプレート一覧ページから、作成した各テンプレートをプレビューできます。プレビューオプションを使用すると、テンプレートが最終的なフォームにどのように表示されるかをより詳しく確認できます。

テンプレートの並べ替えと検索

並び替えを使用すると、アクセスしやすいようにテンプレートを一覧の一番上に移動して、並び替えて配置できます。初期設定では、テンプレートは「変更時刻」順に表示されます。最近作成または変更されたテンプレートが一番上に表示されます。

また、テンプレートの一覧全体を参照する代わりに、必要なテンプレートを次の2つの方法で検索できます。

  • 表示されている検索バーにテンプレート名を入力して検索できます。
  • タブフィルターを使用して、特定のタブに関連したテンプレートを表示するよう選択できます。
      


テンプレートの複製

特定のテンプレートを顧客に送信する前に、若干変更を加えたい場合があります。このような場合は、まったく新しいテンプレートを作成するのではなく、古いテンプレートを複製し、必要な変更を加えて送信できます。プレビューセクションで、テンプレートを選択し、複製ボタンをクリックして既存のテンプレートを複製できます。


テンプレートをお気に入りに登録

頻繁に使用するテンプレートが多数あり、簡単に識別できるようにそれらを強調表示したい場合があります。テンプレート名の前にある星印をクリックすると、テンプレートをお気に入りとして設定できます。



テンプレートの移動または削除

特定のテンプレートを使用する必要がなくなった場合は、テンプレートを選択して [削除] ボタンをクリックします。



同様に、要件に基づいてテンプレートをあるフォルダーから別のフォルダーに移動できます。これは、テンプレートを他のユーザーと共有する必要がある場合に役立ちます。必要なテンプレートをあるフォルダーに移動して共有できます。テンプレートを選択し、[フォルダーに移動]ボタンをクリックして、一覧から適切なフォルダーを選択できます。必要に応じて、新しいフォルダーを作成し、テンプレートをそこに移動することもできます。




テンプレートフォルダーの作成

テンプレートフォルダーの下で類似のテンプレートをグループ化できます。テンプレートフォルダーは、多数のテンプレートがある場合に便利です。作成したさまざまな差し込み文書テンプレートを簡単に分類して管理できます。

テンプレートフォルダーを作成するには 

  1. 新しいテンプレートを作成します。
  2. [保存] をクリックします。
  3. そのテンプレートをフォルダーに保存するよう求められます。フォルダーを作成するには、 [新しいフォルダーの作成] をクリックします。
  4. フォルダーの名前と共有相手を入力します。
    すべてのユーザーまたは特定のユーザーと共有することも、自分だけにすることもできます。



  5. 新しいフォルダーが作成され、テンプレートが自動的に追加されます。

Microsoft Wordテンプレートのインポート 

差し込み文書テンプレートはMicrosoft Wordでも作成でき、それらのテンプレートをZoho CRMにインポートできます。この機能を使用するには、Microsoft Office用Zoho CRMプラグインを購入する必要があります。データを差し込むための、この機能はInternet Explorer 6以上でのみサポートされます( 関連項目: Microsoft Office用Zoho CRMプラグイン  )。
テンプレートの例  は、次のとおりす。 

Microsoft Wordテンプレートをインポートするには

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] > [差し込み文書テンプレート] に移動します。
  2. [差し込み文書テンプレート] ページで、 [テンプレートのインポート] をクリックします。
  3. [テンプレートのインポート] ウィンドウで、次の詳細を指定します。


    • [参照] をクリックして、インポートするMicrosoft Wordファイルを選択します。
    • テンプレートの [詳細情報] を入力します。
    • 一覧から [フォルダー] を選択します。テンプレートは、選択したフォルダーに保存されます。
    • テンプレートを作成する [タブ] を選択します。
    • テンプレートの差し込み項目は、選択したタブに基づきます。 
  4. [テンプレートのインポート] をクリックします。

差し込み文書のメール送信

Zoho CRMで差し込み文書テンプレートを作成して保存したら、その文書にCRMデータを差し込み、必要な顧客にいつでもメールで送信できます。差し込み文書をメールで送信するには、以下を指定する必要があります。

  • [差出人/返信先] :Zoho CRMでは、[差出人]/[返信先]のメール項目に異なるメールアドレスを柔軟に選択できます。つまり、個人のメールアドレスからメールを送信し、必要に応じて組織のメールアドレスに返信を送信させるようにできます。それには、[差出人]または[返信先]項目で適切なメールアドレスを選択するだけです。次のオプションから選択できます。
    • 自分のアカウントのメールアドレス
    • 組織のメールアドレス
    • データの担当者のメールアドレス 
  • [メール]項目 :差し込み文書の送信先(個人のメインまたはサブアドレス、または関連付けられたCRMユーザーのメール、その他のカスタムメール項目)を選択します。
  • [件名] :メールの件名を入力します。
  • [送信形式] :この差し込み文書をインラインで送信するか、添付ファイルとして送信するかを選択できます。
    • [本文の一部] :テンプレートの内容はメール本文の一部になります。 
    • [添付] :差し込み文書は、メールの添付ファイルとして送信されます。添付ファイルをPDFまたはMS Wordファイルとして送信することを選択できます。 
  • [添付ファイル名] :メールを添付ファイルとして送信する場合は、添付ファイルの名前を入力します。
    • 添付ファイルを保護するために、 [パスワードの設定] チェックボックスをオンにして、テキストボックスにパスワードを入力します。
  • [メッセージ] :受信者へのメッセージを入力します。これは、メールの本文セクションに表示されます。
  • [追加の添付ファイル] :追加の添付ファイルを送信する場合は、必要なファイルを参照してこちらに添付できます。添付ファイルを追加するには2つの方法があります。
    • [共通の添付ファイル] :デバイスまたはZoho Docsからこちらに追加する添付ファイルは、すべての受信者に対して同じものになります。


    • [専用の添付ファイル] :こちらに追加する添付ファイルは、受信者ごとに専用になります。専用の添付ファイルを追加するには2つの方法があります。



    • [添付URLを含む項目] - Zoho CRMの項目にファイルのURLがある場合は、適切な項目を選択でき、ファイルは添付ファイルとして追加されます。



    • [添付ファイルを含むフォルダ―] - Zoho Docsにあるフォルダーからファイルを添付できます。Zoho DocsにZylker - Invoiceという名前のフォルダーがあり、このフォルダーには、連絡先の名と同じ名の請求書のコピーがすべて含まれているとします。一覧から適切なファイルを連絡先に関連付けすることを選択できます。その場合は、 [ファイル名が次で始まる] を選択し、関連付けた項目の一覧で [名] を選択します。



差し込み文書をメールで送信するには 
  1. 必要なタブ( [見込み客]/[連絡先]/[取引先]/[商談]/[カスタム]タブ )に移動します。
  2. データを選択します。
    複数の顧客に文書を送信する場合は、 [タブの一覧ビュー] で目的のデータを選択します。
  3. [詳細] アイコンをクリックして、 [差し込み文書] をクリックします。
  4. [差し込み文書] ポップアップで、必要な文書を選択し、 [差し込み] をクリックします。


    Zoho Writerのテンプレートに移動します。必要に応じて、テンプレートを編集できます。
  5. 左側の [出力を選択] セクションで、 [差し込み文書をメールで送信] を選択し、 [続ける] をクリックします。



  6. [差し込み文書をメール送信]ポップアップで、次の手順を実行します:
    • [差出人アドレス] を選択します。 
    • [メール] 項目を選択します。
    • メールの [件名] を入力します。
    • メールの送信方法を選択します。 
    • [添付ファイル名] を入力します。
    • チェックボックスをオンにして、添付ファイルのパスワードを設定します。 
    • [メッセージ] を入力します。



    • 必要に応じて添付ファイルを追加します。 
  7. [送信] をクリックします。
    差し込まれた文書は、選択したメールアドレスに送信されます。 
メモ 
  • Zoho のCRM組織アカウントから、1日に最大1,000件までの差し込み文書メールを送信できます。 
  • [+]アイコンをクリックすると、適切な差し込み項目を挿入できます。

送信した差し込み文書メールの追跡

差し込み文書をメールで送信すると、関連付けられたデータ(見込み客、連絡先など)の [メール関連リスト] で追跡できます。この関連リストを確認すると、特定の見込み客/連絡先に送信したメールとそのステータスの一覧が表示されます。差し込み文書メールは、この関連リストでも機能します。

メール関連リストを表示するには

  1. [見込み客] など、各タブに移動します。
  2. 該当するデータをクリックします。
  3. メール関連リストまでスクロールダウンします。
  4. 必ず [CRMから送信されたメール] を選択します。
  5. メール、元データの種類、ステータスの一覧が表示されます。


差し込み文書のログの表示

いつでも、差し込み文書のログを使用して、送信済みの差し込み文書のステータスを追跡できます。ログには、進行中の「業務」、メールの送信者、ドキュメントのバージョンなどの詳細が表示されます。

差し込み文書のログを表示するには

  1. Zoho Writerの差し込み文書/テンプレートに移動します。
  2. [ツール] > [差し込み文書] をクリックします。
  3. [差し込み完了] セクションのすぐ下にある [差し込み履歴を表示する] をクリックします。


    [フィルター]をクリックして、 [進行中] [完了] [失敗] などのステータスに基づいてテンプレートを並び替えます。
      


[メール関連リスト]と[差し込み文書のログ]における、差し込み文書テンプレートのステータス追跡の違いとは 

データの詳細ページのメール関連リストには、その 特定のデータ に関連付けられた送信済みのすべてのメールのステータスと詳細が表示されます。個別に送信されたメール、一括メール送信、ワークフロー、または差し込み文書テンプレートなどがあります。たとえば、ジェームズさんに送信されたすべてのメールが、[メール関連リスト]の下に表示されます。彼に送信された差し込み文書テンプレートもこちらに表示され、ステータスを追跡できます。

一方、 [差し込み文書のログ] には、1人または複数のユーザーに送信された特定の差し込み文書テンプレートのステータスが表示されます。たとえば、 SLA( サービス内容合意書)  というテンプレートを5人に送信したとします。差し込み文書のログには、その特定のテンプレートのステータスと、送信先の各受信者に関する配信ステータスが表示されます。

  • メール関連リストは受信者ベースです。
  • 差し込み文書のログはテンプレートベースです 











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