Google Apps Sync拡張機能

Google Apps Sync拡張機能

Google Workspace（旧：G Suite）は、ビジネス向けのグループウェアサービスです。メール、カレンダー、連絡先、タスク、ドキュメント、ストレージ、Web会議など、Googleが提供するさまざまなアプリケーションを、企業や組織の中でまとめて利用できます。
メモ：
  • この拡張機能をインストールできるのは、管理者のみです。
  • この拡張機能を利用できるのは、Google Workspaceアカウント（有料プラン、試用版）を持つユーザーのみです。
  • Zoho CRMアカウントとGoogle Workspaceアカウントへのログインに使用するメールアドレスは同じである必要があります。

Google Apps Sync拡張機能のインストール

Google Apps Sync拡張機能機能のインストールは、Zoho CRMの設定画面、またはZoho Marketplaceから実行できます。

Google Apps Sync拡張機能をインストールするには

  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→→［すべて］の順に移動します。［すべての拡張機能］タブに、利用可能な拡張機能が表示されます。
  2. ［Google Apps Sync］を見つけて、クリックします。
  3. ［インストールする］をクリックします。利用規約に関する同意にチェックを入れ、再度［インストールする］をクリックします。
  4. 規約に同意して、［Continue to Install］（インストールを続ける）をクリックし、進みます。
  5. インストール対象として次のいずれかを選択して［Confirm］（確定する）をクリックします。
    • ［Install for admins only］（管理者のみ）：管理者権限を持つユーザーのアカウントにのみ、拡張機能がインストールされます。
    • ［Install for all users］（すべてのユーザー）：すべてのユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。この機能を使用するには、Google Workspaceアカウントが必要です。
    • ［Choose profiles］（選択した権限）：選択した権限を持つユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。インストール後、Google Workspaceアカウントの認証情報を使用してアカウントを認証する必要があります。
  6. ［Authorize］（認証する）をクリックします。
    この手順をスキップした場合でも、あとで［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］→［インストール済み］→［Google Apps Sync］から設定できます。Google Apps Sync拡張機能の詳細ページで、［Integrations］（連携）の設定で［Authorize］（認証する）をクリックします。
  7. 表示された画面で、Google Workspaceアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し、ログインします。
  8. Zoho CRMによるGoogle Workspaceへのアクセスとデータの利用を許可して、Zoho CRM画面でGoogle Workspaceアカウントから連絡先、予定、タスクを同期できるようにします。

    アカウントの認証が完了すると、拡張機能を利用できるようになります。Zoho CRMでGoogle Apps Sync拡張機能が有効になると、上部メニューに［Google Sync］タブが追加されます。

Google Workspaceアカウントからの連絡先、タスク、予定の同期

Zoho CRMから連絡先、タスク、予定を同期するには

  1. ［Google Sync］タブを開きます。
  2. Google Syncの［Dashboard］（ダッシュボード）ページで、［Start Sync］（同期を開始する）をクリックします。
  3. ［Sync Settings］（同期設定）ページで、同期対象のデータの種類を選択し、［Save］（保存する）をクリックします。
    Google Workspaceアカウント内の既存の連絡先、タスク、予定が、Zoho CRMアカウントに同期されます。同期が完了すると、Googleの連絡先、予定、タスクのデータが、Zoho CRMの各タブで使用できるようになります。

Google Workspaceから同期した連絡先、タスク、予定の表示

同期した連絡先、タスク、予定を表示するには、次の手順を実行します。

  1. ［見込み客］タブをクリックし、［見込み客のデータ元］が［GApps］である見込み客データを抽出すると、Google WorkspaceからZoho CRMに同期さたGoogleの連絡先の一覧が表示されます。
  2. 同様に、［予定のデータ元］、［タスクのデータ元］が［GApps］である予定とタスクのデータを抽出し、それぞれを表示できます。
  3. また、Zoho CRMに同期された連絡先、タスク、予定の一覧を表示することも可能です。
    ［Last Sync Summary］（最終同期の概要）には、同期結果として追加と削除の件数が表示されます（追加は緑色の上向き矢印、削除は赤色の下向き矢印）。また、最後に実施された同期の日付を表示することもできます。

Google Apps Sync拡張機能のアンインストール

Google Apps Sync拡張機能は、必要に応じていつでもアンインストールできます。ただし、アンインストールすると、関連するすべてのデータが削除され、復元できなくなりますのでご注意ください。

Google Apps Sync拡張機能をアンインストールするには

  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動します。
    ［インストール済み］タブをクリックすると、インストールされているすべての拡張機能が表示されます。
  2. ［Google Apps Sync］を見つけて、［Uninstall］（アンインストールする）リンクをクリックします。
  3. 確認画面で［Ok］をクリックして、拡張機能をアンインストールします。
    拡張機能がアンインストールされ、Google Apps Sync拡張機能に関連するすべてのデータが削除されます。