[ドキュメント]タブのフォルダーの管理

[ドキュメント]タブのフォルダーの管理

この機能は、段階的に利用可能になります。現在は、新規ユーザーのみがこの機能を利用できます。今後、既存ユーザーも順次利用できるようになります。  この機能がまだ利用可能になっていない場合は、旧バージョンの機能に関するヘルプ記事([ドキュメント]タブの利用)をご参照ください。


[ドキュメント]タブには、以下の2種類のフォルダーが表示されます。
  1. 自分のフォルダー:Zoho CRMのユーザーが自分専用のスペースとして使用できるフォルダーです。自分以外のユーザーがこのフォルダーにアクセスすることはありません。
    [自分のフォルダー]には、このフォルダーに直接アップロードしたファイルの他に、Zoho CRM内のデータに添付ファイルとして追加したファイルも表示されます。添付先のデータごとに[Apps]→[Zoho CRM]→[(タブ名)]→[(データ名)]→[添付ファイル]という階層でサブフォルダーが作成され、そこにファイルが表示されます。なお、こちらに表示される添付ファイルは、自分が担当者となっているデータの添付ファイルのみです。また、[ドキュメント]タブでは添付ファイルの表示は可能ですが、追加、編集、削除を行うことはできません。
  2. チームフォルダー:Zoho CRMの[ドキュメント]タブで他のユーザーとファイルを共有するために使用するフォルダーです。標準で、[Zoho CRM]という名前のチームフォルダーがすべてのユーザーに表示されます。この他に、新しいチームフォルダーを作成することもできます。また、既存のZoho WorkDriveアカウントを連携した場合は、すでに多数のチームフォルダーがZoho WorkDriveに存在していることもあります。その場合は、Zoho WorkDriveの既存のチームフォルダーをZoho CRMの[ドキュメント]タブに関連付けるだけで、Zoho CRMからそのチームフォルダーにすぐにアクセスできます。
:各チームフォルダーは、アクセス権が付与されているユーザーにのみ表示されます。Zoho CRMの管理者または特権管理者であっても、アクセス権が付与されていないかぎり、そのチームフォルダーにアクセスすることはできません。

利用条件

[ドキュメント]タブを利用できるのは、権限設定でこのタブの利用が許可されたユーザーのみです。

[ドキュメント]タブにおける権限としては、フォルダー操作に関する以下の権限を設定できます。
  1. チームフォルダーの作成:新しいチームフォルダーを作成できます。作成したチームフォルダーのアクセス権を設定することも可能です。
  2. チームフォルダーの関連付け:既存のチームフォルダーを[ドキュメント]タブに関連付けることができます。
  3. チームフォルダーの編集:チームフォルダーを編集できます。チームフォルダーのアクセス権を変更することも可能です。
[ドキュメント]タブ内のチームフォルダーでの権限と、Zoho WorkDriveでの権限は、別の設定です。そのため、Zoho CRMで特定の権限が付与されても、Zoho WorkDriveでその権限が付与されたことにはなりません。たとえば、あるユーザーにZoho CRMで[チームフォルダーの作成]権限が付与されても、そのユーザーはZoho WorkDriveでチームフォルダーを作成できるようにはなりません。Zoho WorkDriveでの操作には、別途、Zoho WorkDriveでの権限が必要です。

チームフォルダーにおけるアクセス権の種類

[チームフォルダーの作成]権限を持っている場合は、各チームフォルダーのアクセス権を、下図に示す役割を使って、チーム内のユーザー、役職、グループに割り当てることができます。

なお、Zoho CRMのチームフォルダーへのアクセス権の設定は、Zoho CRMの[ドキュメント]タブからのみ変更が可能です。Zoho WorkDriveからは変更できません。

アクセス権の詳細については、チームフォルダーで使用できる役割とその権限に関するヘルプ記事をご参照ください。

チームフォルダーを作成する

  1. [ドキュメント]タブをクリックします。
  2. [チームフォルダー]というラベルの横にある[+](追加)アイコンをクリックして、[チームフォルダーを作成する]を選択します。
  3. チームフォルダーの作成画面で、チームフォルダーの名前を入力し、管理者を指定します。管理者は、Zoho CRMのユーザーを個別に選択して指定する必要があります(複数のユーザーを指定できます)。
    ここでいずれのユーザーも指定しなかった場合は、このフォルダーを作成しているユーザーが自動的に管理者に指定されます。
  4. 各役割(副管理者編集者コメント者閲覧者)を割り当てる対象を指定します。それぞれに、ユーザー、グループ、役職を選択して指定できます。
  5. [作成する]をクリックします。

チームフォルダーの設定を変更する

注:チームフォルダーの設定を変更できるのは、そのチームフォルダーの管理者のみです。
  1. [ドキュメント]タブをクリックします。
  2. 画面左側のメニューで、対象のフォルダーをクリックします。
  3. 右側に表示された画面で、[管理する]をクリックし、[設定]を選択します。
  4. [設定]タブで、以下の設定を有効または無効にできます。
    1. メールによるファイルのアップロードを許可する:チームのメンバーおよび外部のユーザーが、メール経由でこのフォルダーにファイルをアップロードできるようにします。
    2. チームフォルダーに登録されているユーザーに対して、チーム外への共有を許可する:このチームフォルダーの管理者と副管理者が、チーム外の人にファイルやフォルダーを共有できるようにします。
    3. ダウンロードと印刷のメニューを表示する:ユーザーが、ダウンロードと印刷をできるようにします。
    4. アップロード時にすべてのファイルをZoho形式に変換する:チームフォルダーにアップロードしたファイルが、Zoho形式に自動的に変換されるようにします(文書はZoho Writer形式に、表計算シートはZoho Sheet形式に、プレゼンテーションはZoho Show形式に、それぞれ変換されます)。

チームフォルダーを編集する

チームフォルダーの名前を変更したり、フォルダー内のファイルへのアクセス権を変更したりすることができます。手順は、以下のとおりです。
  1. [ドキュメント]タブをクリックします。
  2. 編集するチームフォルダーにカーソルを合わせ、(その他)アイコンをクリックして、[編集する]を選択します。
  3. チームフォルダーの編集画面で、編集を行います。
  4. [保存する]をクリックします。

チームフォルダーを関連付ける

チームフォルダーはZoho WorkDriveで作成することもできます。その場合は、Zoho WorkDriveで作成したチームフォルダーをZoho CRMの[ドキュメント]タブに関連付けることで、Zoho CRMからそのチームフォルダーにアクセスできるようになります。
  1. [ドキュメント]タブをクリックします。
  2. [チームフォルダー]というラベルの横にある[+](追加)アイコンをクリックして、[チームフォルダーを関連付ける]を選択します。
  3. 表示された画面で、Zoho CRMの[ドキュメント]タブに関連付けるフォルダーを選択し、[関連付ける]をクリックします。

チームフォルダーを削除する(関連付けを解除する)

  1. [ドキュメント]タブをクリックします。
  2. 削除する(関連付けを解除する)チームフォルダーにカーソルを合わせ、(その他)アイコンをクリックして、[削除する]を選択します。
  3. 表示された画面で、関連付けの解除を確定します。
注:
  1. Zoho CRMでチームフォルダーを削除する(関連付けを解除する)操作を行っても、単に、そのフォルダーとZoho CRMの[ドキュメント]タブとの関連付けが解除されるだけです。フォルダー自体は、Zoho WorkDriveに残っています。フォルダー自体の削除は、Zoho WorkDriveから行う必要があります。

データの添付ファイルを表示する

Zoho CRM内のデータに添付ファイルとして追加したファイルは、[ドキュメント]タブの[自分のフォルダー]の欄に表示されます。添付先のデータごとに[Apps]→[Zoho CRM]→[(タブ名)]→[(データ名)]→[添付ファイル]という階層でサブフォルダーが作成され、そこにファイルが表示されます。なお、こちらに表示される添付ファイルは、自分が担当者となっているデータの添付ファイルのみです。また、[ドキュメント]タブでは添付ファイルの表示は可能ですが、追加、編集、削除を行うことはできません。


注:
  1. Zoho CRMの[ドキュメント]タブまたはZoho WorkDriveから、Zoho CRMのデータの添付ファイルを外部ユーザーに共有することはできません。
  2. Zoho CRMの[ドキュメント]タブでZoho CRMのデータの添付ファイルを確認できるのは、データの担当者のみです。データを共有されたユーザー、上位の役職のユーザーなど、担当者以外でデータにアクセスするユーザーは、そのデータの詳細ページでは添付ファイルを確認できますが、[ドキュメント]タブまたはZoho WorkDriveで添付ファイルを確認することはできません。
  3. 以下のファイルは、[ドキュメント]タブには表示されません。
  1. テンプレート
  2. ファイルのアップロード項目からデータに追加されたファイル
  3. アップロード項目からデータに追加されたファイル
  4. メモの添付ファイル
  5. メールの添付ファイル


    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



              Zoho WorkDrive Resources



                Zoho Desk Resources

                • Desk Community Learning Series


                • Digest


                • Functions


                • Meetups


                • Kbase


                • Resources


                • Glossary


                • Desk Marketplace


                • MVP Corner


                • Word of the Day









                                  • Related Articles

                                  • Zoho CRMでのドキュメント管理

                                    この機能は、段階的に利用可能になります。現在は、新規ユーザーのみがこの機能を利用できます。今後、既存ユーザーも順次利用できるようになります。この機能がまだ利用可能になっていない場合のドキュメント管理については、「[ドキュメント]タブの利用」のページをご参照ください。 Zoho ...
                                  • [ドキュメント]タブでのファイルの管理

                                    お知らせ:この機能は、段階的に利用可能になります。現在は、新規ユーザーのみがこの機能を利用できます。今後、既存ユーザーも順次利用できるようになります。 この機能がまだ利用可能になっていない場合は、旧バージョンの機能に関するヘルプ記事([ドキュメント]タブの利用)をご参照ください。 ...
                                  • ドキュメントのフォルダーの管理

                                    利用条件 必要な権限 [ドキュメント] 権限の [フォルダーの管理] 機能を持つユーザーが、この機能を利用できます。 各プランの機能と制限を確認する ドキュメントのフォルダーの作成 フォルダーは、ドキュメントの整理や管理に役立ちます。フォルダーをうまく活用することで、必要なドキュメントが探しやすくなります。Zoho CRMの[ドキュメント]タブでは、フォルダーにドキュメントをアップロードして、個々のユーザー、特定の役職とその部下、グループにフォルダーを共有できます。 フォルダーを作成するには ...
                                  • [ドキュメント]タブの利用

                                    Zoho CRMには、業務で使用するさまざまなファイルを共有/管理するための[ドキュメント]タブがあります。商品カタログ、価格表、提案書、契約書のひな型など、さまざまな種類のファイルをアップロードできます。組織内で共通で利用するファイルを常に最新の情報に更新しながら、まとめて管理できます。 また、[ドキュメント]タブにアップロードしたファイルは、権限に基づいて他のユーザーと共有できます。 利用条件 必要な権限 [ドキュメント]タブの権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。 ...
                                  • メールへのドキュメントの添付

                                    Zoho CRMでは、さまざまな場所に添付ファイルをアップロードできます。添付ファイルをアップロードできる場所は次のとおりです: CRM内の個別のデータ 個別のメール メールテンプレート 添付ファイルをアップロードする場所に応じて、ファイルサイズに上限があります。また、添付ファイルが使用する容量は、 Zoho CRMで提供されるストレージ容量の合計に含まれます(関連項目:ストレージ容量)。 個別データの添付ファイルの上限 ...

                                  Resources

                                  Videos

                                  Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                  eBooks

                                  Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                  Webinars

                                  Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                  CRM Tips

                                  Make the most of Zoho CRM with these useful tips.