カレンダーでの予定の管理
業務を進める上で、予定の管理は非常に重要です。事前に業務の計画をよく練り、予定を適切に管理することで、計画通りの活動の成果を上げやすくなります。組織では日々、各担当者によってさまざまな目的に応じた予定が立てられます（例：顧客訪問、フォロー電話、週次ミーティングの開催など）。
ただし、このような予定をすべてメモとして羅列するだけでは、確認や管理が困難になってしまいます。カレンダーを使用し、日、週、月などの単位で見やすく予定を表示することで、予定の管理がしやすくなります。カレンダー上では日付に基づいて自分の予定（通話の予約を含む）を整理して確認できるため、日々の業務をスムーズに進めやすくなります。
Zoho CRMの［予定］タブでは、さまざまな予定を一覧形式で確認できます。一方、カレンダー画面では、日、週、月などの単位で期間を切り替えながら予定を表示することができます。予定の全体像や見通しを視覚的に把握することが可能です。
- 予定には、社内の担当者（ユーザー）だけでなく、顧客などの社外の人を招待することもできます。また、毎週や毎月の会議など、定期的に繰り返す予定も作成できます。
- 休日やシフトなどの設定をカレンダーに反映できます。リマインダーや通知、勤務時間などに関する設定は、個人ごとに行うことが可能です。
- 役職や権限に応じて、他のユーザーのカレンダーを表示することもできます。
- 外部のカレンダーから予定をインポートしたり、Zoho CRMのカレンダーから予定をエクスポートしたりすることが可能です。
- 他のユーザーの予定に招待された場合、承諾や辞退などの参加の意向を登録する（出欠を回答する）ことが可能です。
- 通話の予定を登録していた場合、カレンダー上から直接電話を発信することが可能です。
- 日、週、月単位で表示期間を切り替えることができます。
カレンダーの個人設定
カレンダーに関する設定は、個人ごとに行うことが可能です。具体的には、予定のリマインダーを送信するタイミング、勤務時間、参加しない予定の非表示、予定と通話の標準所要時間（所要時間の初期値）などの設定が可能です。設定内容は、自分のカレンダーにのみ適用されます。
カレンダーの各種設定を行うには
- 画面左下の操作メニューバーで
アイコンをクリックします。
- 自分のカレンダーの画面が表示されます。画面右上から［詳細設定］→［各種設定］の順にクリックします。
- 各種設定の画面では、活動の選択、CalDAVでのアクセス、予定ありの時間の考慮、色分け、リマインダー、通知などの設定を行うことができます。
- 活動の選択のセクションで、予定、通話、タスク、予約の活動の種類を有効／無効にします。
無効にすると、該当の活動に関するカレンダーのデータを作成、表示できなくなります。 - 活動の種類の選択後、以下の内容を選択します。
- 週表示の対象：［すべての期間］を選択すると、カレンダーのすべての日付が表示されます。［非営業日を除外する］を選択すると、営業日のみが表示されます。
- 週の開始：週の最初の曜日を選択します。
- 1日の開始：業務の開始時間を指定します。
メモ：終日の予定を作成する場合、［予定の当日］、［1日前］、［2日前］、［1週間前］のいずれかをリマインダーのセクションで選択できます。リマインダーの時間は、業務の開始時間の1時間前に設定されます。 - 1日の終了：業務の終了時間を指定します。
- 週の休日：1週間のうちの休日を指定します。土曜や日曜、その他の曜日を指定できます。
- ドロップダウンから、予定と通話の標準所要時間を選択します。
通話の場合、こちらで選択した時間に基づいて、他の通話や予定に参加できるかどうか判断されます。そのため、慎重に選択してください。 - 予定がXX日経過したら非表示にする：この設定を有効にすると、指定した日数を経過した予定はカレンダーに表示されなくなります。
- 不参加の予定を隠す：この設定を有効にすると、自身が参加しない予定はカレンダーに表示されなくなります。
- 週番号を表示する：この設定を有効にすると、月、週、日のカレンダーの画面に週番号が表示されます。
- ［CalDAVでのアクセス］のセクションで、必要に応じて切り替えボタンを有効にします。設定の詳細を確認することも可能です。
- 予定ありの時間の考慮のセクションで、予定の同期対象のサービスを選択します。同期を有効にすると、該当のサービスの予定がカレンダーに登録され、該当の予定の日時はZoho CRMで予定ありとして表示されます。複数のサービス間の予定を管理するのに役立ちます。
Zohoサービスだけでなく、外部サービスの予定を同期することもできます。 - 同期対象の予定を選択することもできます。選択するには、対象のサービスにカーソルを合わせて［管理］をクリックします。
- 外部サービスの予定の同期を管理するには、［マーケットプレイスでの管理］をクリックします。
- 色分けのセクションでは、予定の種類に応じて色を変更して表示できます。変更するには、［予定の色をカスタマイズする］をクリックします。
メモ：色分けの設定は、設定を行ったユーザーのアカウントにのみ適用されます。組織の設定には反映されません。 - 色のカスタマイズの画面で、予定の項目の色を選択します。
- ［標準の色に設定する］をクリックすると、システムの標準の色が適用されます。
- リマインダーのセクションで、［予定］、［予約］、［終日の予定］のリマインダーのタイミングを選択します。
- 必要に応じて、メールによるリマインダーを停止できます。
- 通知のセクションで、予定や予約に関する通知を有効／無効にします。以下の内容を有効／無効にできます。
- 自分に予定が割り当てられたときに通知する
- 自分に予約が割り当てられたときに通知する
- ［完了する］をクリックし、設定内容を保存します。
メモ：これらの設定内容は、設定を行ったユーザーのアカウントにのみ適用されます。組織のアカウントには適用されません。
メモ
- 予約に関する設定を行うには、［サービス］と［予約］のタブを有効にする必要があります。
- 他のユーザーのカレンダーを表示する際に、該当のユーザーに設定されている休日（非稼働の曜日）が自分の休日と一致しない場合は、自分のカレンダーの個人設定に関わらず、カレンダーには7日間のすべての曜日が表示されます。