サービスの予約管理
Zoho CRMの［予約］タブでは、サービスに関する予約を登録し、管理できます。顧客、サービス、予約に関する情報をまとめて管理することで、顧客1人1人の好みや予約パターンを把握できます。また、取得した情報を活かして、顧客に応じた販促やフォローアップの活動を行えます。
予約の変更やキャンセルは簡単に実行できます。また、予約を変更またはキャンセルする際には、理由を選択して、メモを入力できます。更新時の補足情報を記録しておくことで、今後、予約を登録する際に参考にできます。
日時変更された回数、日時変更やキャンセル時に追加された理由やメモ、場所などの条件を設定して、予約データを抽出できます。たとえば、ヘアカットやスパの予約日時を夕方の時間帯に変更する顧客が増えている場合は、サービスの提供時間を変更し、朝の時間帯には他のサービスを提供するように改善できます。これにより、予約管理を効率化し、営業時間を効果的に活用できます。
［予約］タブの利用
Zoho CRM管理者は［予約］タブを利用できます。また、他の権限に対して、 ［予約］タブでのデータの作成／編集／削除などのアクセス権限を設定できます。
メモ：［サービス］タブが有効になると、Zoho CRMアカウントに［予約］タブが自動的に追加されます。
他の権限に対してアクセスを許可するには：
- Zoho CRMアカウントに管理者権限でログインします。
- ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ＆項目］の順に移動します。
- ［予約］タブで、［その他の操作］アイコンをクリックし、［タブのアクセス権限］を選択します。
- このタブの表示を許可する権限を選択します。
- ［保存］をクリックします。
予約レイアウトのカスタマイズ
［予約］タブは標準タブです。［サービス］タブが有効になると、Zoho CRMのタブの一覧に追加されます。タブ内の項目は標準項目であり、削除できません。
［予約］タブには、次の3つのレイアウトがあります：予約の作成用、日時変更用、キャンセル用です。
必要な項目を追加することで、これらのレイアウトをカスタマイズできます。たとえば、洗車サービスでは、画像のアップロード用の項目を使用して、予約の登録時に車の画像をアップロードできます。
予約の日時変更やキャンセル時に、その理由を入力するための項目もあります。初期設定では、顧客による入力用とチームによる入力用に項目が用意されています。
予約レイアウトをカスタマイズするには
- ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ＆項目］の順に移動します。
- ［予約］タブ→［標準］レイアウトの順に選択します。
- 予約の作成、日時変更、キャンセルのいずれかのタブを選択します。
- ［新しい項目］の欄から、必要な項目をドラッグ＆ドロップで移動し、レイアウト内に追加します。
- ［プロパティの編集］をクリックすると、項目に値を追加できます。
- ［保存］をクリックします。
予約データの登録
予約のデータは、以下の場所から登録または作成できます。
- ［予約］タブ
- Zoho CRMのカレンダー
- ［サービス］タブ
- ［予約］タブの項目に関連付けられているタブ
予約データの登録時に、次の詳細を入力する必要があります：
- 顧客名：予約した顧客です。［連絡先］タブや、顧客情報を含むその他のカスタムタブを利用できます。
- サービス名：予約したサービスです。
- 開始日時：予約の日付と時刻です。日時は、Zoho CRMアカウントで設定された営業時間内である必要があります。
- 期間：サービスの期間は、対象のサービスに設定されたサービスの利用可能時間に基づいて、自動入力されます。この項目は予約からは編集できません。
- 場所：組織または顧客の場所を選択できます。選択したサービスに設定されているサービスの場所に基づいて、選択肢を表示できます。
- 住所：場所が組織の住所である場合、組織情報に登録されている住所が自動入力されます。場所が顧客の住所である場合は、手動で入力する必要があります。
- メンバー：予約を担当するCRMユーザーです。予約は、1人のユーザーに対してのみ登録できます。
- お知らせ：担当者のユーザーには、設定された時間間隔で、予約日時までにリマインダーが届きます。
［予約］タブから予約データを登録するには：
- ［予約］タブに移動し、［+ 予約］をクリックします。
- ［予約の情報］のポップアップ画面で、次の手順を実行します：
- ［予約対象］で、タブとデータを選択します。
- ［サービス名］を選択します。
アイコンをクリックすると、サービスの一覧が表示されます。
- ［予約の開始日時］で日時を設定します。
- ［期間］は、サービスの利用可能時間に基づいて、自動入力されます。この項目は編集できません。
- ［予約名］を入力します。
- ［予約の場所］を選択します。
- 住所を入力します（場所として顧客の住所を選択した場合のみ）。
- ［担当者］で、この予約を管理するユーザーを選択します。
- ［リマインダー］から、予約のリマインダーを選択します。
- ［保存］をクリックします。
カレンダーから予約データを登録するには：
- 上部メニューからZoho CRMのカレンダーに移動して、日付を選択します。
- ［作成］をクリックして、メニューから［予約］を選択します。
- ［予約の詳細］を入力します。
- ［保存］をクリックします。
［サービス］タブから予約データを登録するには：
- ［サービス］タブに移動し、関連リストから予約を選択します。
- ［新しい予約］をクリックします。
- ［予約の詳細］を入力します。
- ［保存］をクリックします。
［予約対象］で一覧表示されているタブから、予約データを登録するには
［予約対象］は標準の複数タブのルックアップ項目です。この項目には、顧客データを含むすべてのカスタムタブが一覧表示されます。初期設定では、［連絡先］タブが一覧表示されるため、連絡先に関する予約を登録できます。一覧表示するタブを選択できます。
- 対象のタブ（連絡先、クライアント、顧客など）に移動します。
- 下にスクロールして［関連リスト］を表示し、［+ 予約］をクリックします。
- ［予約の詳細］を入力します。
- ［保存］をクリックします。
［予約対象］に他のタブを関連付けるには：
- ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ＆項目］の順に移動します。
- ［予約］タブをクリックして、[標準]レイアウトを選択します。
- ［予約対象］項目で［その他の操作］アイコンをクリックし、［プロパティの編集］を選択します。
- 表示するタブを選択します。
- タブをドラッグ＆ドロップして、並べ替えます。
- ［保存］をクリックします。
メモ
履歴管理または組織における監査要件を満たす目的で、過去の予約履歴も管理したい場合は、過去の日付の予約データも作成できます。予約を作成しようとしているサービスが、対象の過去の日付で利用可能に設定されていることを必ずご確認ください。
予約の複製
顧客が以前と同じような条件での予約を依頼した場合、過去の予約データを複製して対応することができます。顧客の名前を使用して抽出することで該当の予約を見つけて、予約データを複製し、必要に応じて内容を変更して保存することが可能です。
予約を複製するには：
- ［予約］タブに移動し、複製する予約を選択します。
- ［その他の操作］アイコンをクリックして、［複製］を選択します。
- 予約情報を変更して、［保存］をクリックします。
予約設定の管理
予約に関して、さまざまな設定を行うことが可能です。たとえば、サービス担当者が業務報告書に入力する必要があるかどうかや、予約を完了として設定する必要があるかどうかを設定できます。こちらで設定した内容は、すべての予約に適用されます。設定できる内容：
- ［予約対応が完了したことを記録するように担当者に求める］：この設定はあらかじめ有効になっていますが、不要な場合は無効に切り替えることができます。
- 予約対応が完了したときに業務報告書への入力を担当者に求める
- サービス提供時間外でも予約の作成を許可する
- 営業時間外でも予約の作成を許可する
- 予約対応が完了したときに商談を作成する
予約の設定を管理するには
- ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ＆項目］の順に移動します。
- ［予約］タブをクリックし、［設定］タブに移動します。
- 必要に応じて、各設定を有効にします：
- 予約対応が完了したことを記録するように担当者に求める
- 予約対応が完了したときに業務報告書への入力を担当者に求める
- サービス提供時間外でも予約の作成を許可する
- 営業時間外でも予約の作成を許可する
- 予約対応が完了したときに商談を作成する
予約対応が完了したことを記録する
この設定は、あらかじめ有効になっています。この設定を有効にすることで、サービス担当者に対して、予約対応が完了したときに記録するように求めることができます。完了と記録されるまで、予約は遅延中と見なされます。
予約は、次の場所から完了として記録できます：
- ［予約］タブのデータの一覧（リストビュー）
- 予約を選択すると表示される、予約の詳細画面
メモ：
- ［完了として記録する］設定は、予約の詳細設定において、予約を完了として記録するための設定が有効になっている場合にのみ有効になります。この設定が無効になっている場合、予約は、設定されている終了日時を過ぎると自動的に完了します。
- 予約を完了として記録できるのは、予約が登録されているタブにアクセスできる担当者のユーザー全員です。
担当者による業務報告書への入力を必須にする
担当者が予約を完了として記録する前に、業務報告書を提出することを義務付けることができます。業務報告書への入力を必須に設定した場合、サービス担当者が予約を完了として記録した場合にのみ、業務報告書が自動的に開きます。また、サービスの作成時に、業務報告書を必須にする設定を有効にする必要があります。
業務報告書への入力を必須にしたサービスの場合、予約の作成者は、予約を保存する前に業務報告書を追加するように求められます。
業務報告書を必須に設定するには：
- ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ＆項目］の順に移動します。
- ［予約］タブ内の［設定］タブをクリックします。
- ［予約対応が完了したときに業務報告書への入力を担当者に求める］を選択します。
サービスの提供時間外での予約の作成
初期設定では、予約日時がサービス提供期間内に該当する場合にのみ、予約を作成できます。たとえば、「芝生のメンテナンスサービス」が1月1日から6月30日まで利用可能である場合、その期間中にのみ予約を作成できます。
ただし、サービスの提供期間外に予約データを登録しなければならない場合もあります。たとえば、歯科医院において、月曜日から土曜日までインプラントと義歯のサービスを提供しており、特別な場合には日曜日に手術を行うことがあるとします。
この例では、サービスの通常の提供時間外である日曜日に、予約を作成する必要があります。
サービスの提供時間外での予約を許可するには
- ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ＆項目］→ ［予約］の順に移動します。
- タブを選択し、［設定］タブをクリックします。
- ［サービスの提供時間外でも予約の作成を許可する］を選択します。
- ［保存］をクリックします。
営業時間外での予約の作成
必要に応じて、営業時間外の予約を登録しなければならないことがあります。たとえば、営業時間外に緊急の配送依頼に対応する必要がある場合などです。
営業時間外に予約を登録すると、注意メッセージが表示されますが、予約を登録することは可能です。
営業時間外での予約を許可するには
- ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ＆項目］→［予約］の順に移動します。
- タブを選択し、［設定］タブをクリックします。
- ［営業時間外でも予約の作成を許可する］を選択します。この設定は、［サービスの提供時間外でも予約の作成を許可する］を選択した場合にのみ表示されます。
- ［保存］をクリックします。
予約対応が完了したときに商談を作成する
予約対応が完了したときに、予約データをもとに商談データを作成することが可能です。商談のステージは、初期設定では［受注］になります。商談データをもとに、必要なレポートを作成することも可能です（例：サービスごとの売上）。
この機能により、予約対応が完了したときの商談作成を自動化できます。手動のデータ入力による抜け漏れや遅延を防ぎ、他のチームメンバーに正確な顧客情報を共有することができます。
予約対応が完了したときの商談作成を自動化するには：
- 商談を作成するレイアウトを選択します。
- 商談の担当者を選択します。商談の担当者は、管理者、予約の作成者や変更者、予約の担当者ユーザーなどを設定できます。
- ［総額］と［完了予定日］は表示専用の項目であり、編集できません。それぞれサービス料金と予約開始日が自動的に関連付けられます。
- 商談名には予約名が関連付けられ、変更できません。
- 既存のアカウントの一覧から選択するか、新しいアカウントを作成します。
- 商談のステージは、初期設定で［受注］になります。必要に応じて、項目を選択できます。
- ［商談］タブから、さらに項目を作成することもできます。
商談を自動作成するには
- ［予約］タブに移動し、［設定］をクリックします。
- ［予約対応が完了したときに商談を作成する］設定を有効にします。
- 設定 ページで、［商談］タブのレイアウトを選択します。
- ［商談の担当者］を選択します。
- ［取引先名］を選択し、商談ステージを受注にするように選択します。
- ［+ 商談の項目を追加する］をクリックすると、さらに項目を追加できます。
- ［保存］をクリックします。
メモ：予約の設定ページから、［設定を表示する］をクリックすると、設定を確認または変更できます。
予約の日時変更とキャンセル
予約は、予約に関連するタブにアクセスできるユーザーであればいつでも日時変更やキャンセルができます。日時変更やキャンセルをする場合は、その理由とメモを入力する必要があります。予約の日時変更やキャンセル時には、予約の担当者にメール通知が送信されます。
予約は10回まで日時変更でき、変更回数は自動的に記録されます。詳細ページで日時変更の履歴を確認できます。
メモ：
- 自分の予約を自分で日時変更またはキャンセルした場合、メール通知は送信されません。
- 予約は過去の日付にも変更することができます。たとえば、2021年1月9日の予約を、過去の任意の日付に変更できます。詳細はこちら
予約は、次の場所から日時変更またはキャンセルできます：
- ［予約］タブのデータの一覧（リストビュー）
- 予約を選択すると表示される、予約の詳細画面
予約通知の管理
予約が割り当てられると、担当者のユーザーは通知をメールとポップアップで受け取ります。ただし、各ユーザーがZoho CRMのカレンダーの設定で、通知の受信を無効にすることもできます。
予約通知を設定するには：
- 上部メニューからZoho CRMのカレンダーに移動します。
- 対象の日付を選択し、［オプション］→［設定］をクリックします。
- ［自分に予約が割り当てられたときに通知する。］チェックボックスでチェックを入れるか、チェックを外します。
メモ：自分の予約を自分で作成した場合、メール通知は届きません。
予約のリマインダー設定
担当者は、予約の開始前に、予約に関するリマインダーを受信できます。受信する間隔は設定可能です。
リマインダーは、次の2つの場所から設定できます：
- 予約データの作成画面から：予約の15分前や前日など、間隔を指定して、リマインダーを設定できます。
- Zoho CRMのカレンダーから：カレンダーで、［オプション］→［設定］→［リマインダー］に移動すると、リマインダーを送信する間隔を選択できます。
サービスに関するレポートの作成
サービスに関するレポート機能は、機能のリリース後に利用可能になります。
サービスに関するレポートを作成し、さまざまな指標データを簡単に把握できます。複数の項目を選択して組み合わせてレポートを作成でき、次のようなデータを確認できます：
- 各サービスに対して作成された予約の数
- 先月に日時変更またはキャンセルされた予約の数
- 完了した予約に基づく受注商談の数
- キャンセル理由別の予約の一覧
レポートを作成するには：
- 上部メニューから［レポート］タブに移動します。
- ［レポートの作成］をクリックします。
- 基準タブとして、［サービス］、［商談］、［予約］のいずれかを選択します。
- ［続ける］をクリックします。
- ［設定］ページで、［+］アイコンをクリックすると、関連タブを追加できます。
- 一覧から、関連タブを選択します。
- 関係の種類として次のいずれかを選択します：［包含］または［排他］。
- ［完了］をクリックします。
- ［続ける］をクリックします。
- レポートのプレビューでデータを確認し、［保存］をクリックします。
サービスと予約に関するダッシュボードの作成
標準ダッシュボードを使用すると、重要な指標に関してすぐに分析できます。また、独自の条件を設定したカスタムダッシュボードも作成できます。次のようなデータ分析が可能です：
- 担当者ごとの予約数
- 毎月作成される予約数の比較
- 一定期間のサービスのコホート分析による傾向分析
- 象限分析により、最も人気のあるサービスの把握
ダッシュボードを作成するには：
- 上部メニューから［アナリティクス］タブに移動します。
- ［表/グラフの追加］をクリックします。
- 表またはグラフを選択し、指標を設定します。
- ［保存］をクリックします。
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