予約カレンダーは、営業やサポートの担当者と顧客との間の日程調整や予定登録に役立つ機能です。顧客は空いている日程を確認した上で、担当者との打ち合わせなどを希望する日時で予約できます。
たとえば、製品の購入やサービスの利用を検討している顧客が、
営業担当者との個別相談を希望するとします。可能な日程について営業窓口にメールで問い合わせをする場合は、返信の待ち時間がかかり、やりとりにも手間がかかります。
そこで、予約カレンダー機能を使用することで、顧客が直接、予約可能な時間帯を確認できます。希望の時間を選択して、必要な詳細情報を入力することでその場で予約できます。また、都合がつかなくなった場合、日程変更やキャンセルも顧客自身で行うことができます。これにより、顧客と担当者の両方が、日程調整のやりとりに時間をかけなくてすみます。
予約を有効にするための設定が完了すると、予約カレンダー用のリンク(URL)が生成されます。このリンクを顧客に伝えたりWebサイトに掲載したりすることで、顧客が自分で予約できるようになります。なお、予約カレンダーは、以下の2つに分類されます。
予約カレンダーを設定するには
チームの予約カレンダー機能を使用すると、顧客が直接チーム内の担当者の空き時間を確認し、予定を登録(予約)できるようにすることが可能です(例:サポートチームによる製品トレーニングの予約)。チーム予約のカレンダーでは、カレンダーの設定ごとに予約の担当者を選択できます。担当者には、個々のユーザーだけでなくグループを指定することも可能です。
ユーザーの予約カレンダー機能を使用すると、顧客が直接、特定のユーザー(営業やサポートの担当者)の空き時間を確認し、予定を登録(予約)できるようにすることが可能です。
予約カレンダー用のリンクを顧客に共有するには、次の3通りの方法があります。
予約カレンダーを設置するには
予約カレンダー用のリンクをメール署名に追加するには
予約カレンダーが不要になった場合、削除できます。
予約カレンダーを削除するには
予約カレンダーでは、顧客が希望の日時を選択することで予約できます。予約が完了すると、顧客に対して確認メールが送信されます。確認メールには、予約の変更/キャンセルが可能なリンクが記載されており、顧客は必要に応じてそちらのリンクから予約の変更/キャンセルを行うことができます。顧客に対して、必要に応じて以下の手順を案内してください。
顧客による予約手順
予約を変更するには
予約をキャンセルするには
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