ブループリントの用語集

状態

状態とは、業務プロセスの各段階（ステージ、ステップ、フェーズ）のことです。ブループリントの状態の設定では、選択リストの項目を指定します。選択リスト項目のそれぞれの値を、1つ1つの状態として設定することが可能です（例：［見込み客のステータス］の選択リストの値をもとに状態を設定する）。

ブループリントの作成画面で、各状態をドラッグ＆ドロップ操作で左側の設定欄（キャンバス）に移動することで、プロセス／フロー図の作成を開始できます。

状態の設定例：［商談］タブの［ステージ］の選択リスト項目の値をもとにした設定

案件化
要件確認
提案
契約調整
受注
失注
保留

遷移

遷移とは、ブループリント内の2つの状態間の移行の流れ（業務プロセスの段階を次に進める処理）のことです。遷移には、データをある状態から別の状態に移行するために必要な条件や処理を設定できます。

設定した各遷移は、データの詳細ページにボタンとして表示されます。
遷移を完了するには、遷移に対応するボタンをクリックして、表示される内容にしたがって業務対応やデータ処理を完了する必要があります。
遷移が正常に完了すると、データは、ブループリントの次の状態に移行します。

例：

商談プロセスにおいて、［契約調整］と［受注］の状態間の遷移において実行する業務として、契約書の送信が必要であるとします。

この遷移は、商談の状態（ステージ）が［契約調整］になったときにボタンとして表示されます。次の状態に進むには、状態の完了条件として設定されている［契約書の送信］ボタンをクリックし、対応を行う必要があります。

遷移前

遷移の設定において、［遷移前］の設定欄では、遷移を実行する担当者と、遷移を適用するデータの条件を設定できます。

担当者：該当の遷移を実行する担当者を割り当てます。
条件：該当の遷移を適用するデータの条件を指定します。設定した条件に一致するデータの詳細ページに、遷移の処理を実行するためのボタンが表示されます。

例：

［契約調整］から［受注］に至るまでの遷移において、［遷移前］の設定欄で、遷移の担当者に法務部のユーザーを指定します。また、遷移ボタンを表示するデータの条件は、［提案］が［完了済み］であるとします。これにより、提案が完了した場合にのみ契約調整に進められるようになり、また、契約調整からさらに次に進むための対応は法務部のユーザーのみが可能になります。

遷移中

遷移の設定において、［遷移中］の設定欄では、遷移を完了するために実行する必要のある操作や処理を設定できます。

こちらで設定した必須項目への値の入力を担当者に求めることができます。また、不適切な値が入力されないように、入力値に対して検証条件を設定することも可能です。
担当者に表示するメッセージを追加したり、差し込み項目を使用してZoho CRM内のデータを画面に表示したりすることも可能です。

メッセージと項目の挿入

［メモを必須にする］チェックボックスを有効にすると、担当者にメモの追加を求めることができます。
項目を追加して、値の入力を求めることができます。入力を必須にすることも可能です。
追加した項目に検証条件を設定すると、入力値の条件を指定できます。条件を満たす値のみが登録されるように制限できます。
メッセージを追加して、担当者が遷移を実行する際に画面に表示できます。手順の案内や補足、注意事項などを伝えるのに役立ちます。
メッセージに差し込み項目を使用すると、Zoho CRMのデータの項目値を、メッセージの中に挿入できます。メッセージの内容を動的に変化させることが可能です。

例：

［契約調整］から［受注］への遷移を進める際に必要な業務対応や案内メッセージを以下のように設定します。

データに添付された契約書に情報を追記するよう、担当者に求めます。
契約書の承認を申請するよう案内するメッセージを表示します。
［契約書のステータス］項目を必須にして、指定した条件が満たされるかどうかを検証します。たとえば、［契約書のステータス］項目の値が［承認申請済み］に更新されていない場合、遷移は実行できないようにします。

遷移後

遷移の設定において、［遷移後］の設定欄では、遷移の完了時に自動的に実行する処理を設定できます。

自動化できる処理は次のとおりです。

メールの送信
タスクの割り当て
項目の更新、データの変換
Web通知の実行
関数の実行

例：

［契約調整］の遷移の完了後に、営業担当者にメールを送信し、契約書の内容が確定したことを通知します。

共通遷移

［共通遷移］のチェックボックスを有効にすると、該当の遷移を共通遷移として設定できます。共通遷移として設定した遷移は、ブループリント内のどの状態からでも実行可能になります。

共通遷移は、ブループリント内のすべての状態（または個別に指定した状態）で表示されます。また、何度でも実行できます。共通遷移は、特に、終了状態（業務プロセスの最終段階）の設定に最適です。これにより、どの状態からでも任意のタイミングでプロセスを終了させることが可能になります。

例：

商談プロセスに、5つの状態（ステージ）があるとします。

案件化
要件確認
提案
契約調整
受注／失注

通常、［契約調整］の状態へは、［提案］の状態を完了した後でのみ遷移可能です。ただし、案件化の段階ですでに購入が確定しているなど、途中の状態をスキップして、商談を先に進めたい場合もあります。このような場合のために、［契約調整］を共通遷移として設定することで、すべての状態に表示して、直接遷移できるようにすることが可能です。