メール用Zia

メール用Zia

顧客、パートナー、仕入先などとのビジネス上のコミュニケーションの多くは、メール経由で行われます。メールは、コミュニケーション方法としてだけではなく、情報を保管する場所としても重要です。メールで調整した打ち合わせ日程などの予定、業務上の検討事項や対応事項、顧客の住所や電話番号、提案や請求書などのファイルなど、さまざまな情報が保管されています。営業担当者は、メールからCRMデータベースにこれらの情報を手動で転記して入力するのにたくさんの時間がかかっているかもしれません。

Zoho CRMのZiaは、メールからこのような顧客情報や予定の詳細を記録するのに役立ちます。さらに、メールのやりとり全体を読まなくても、メールの意図や目的をZiaが分析して提案してくれます。たとえば、依頼なのか、質問なのか、苦情なのかをすぐに把握できます。

メールの署名からのデータエンリッチメント(データの補足)

ビジネス上のメールでは、署名には差出人についての情報が記載されています。署名をもとに差出人の情報を識別できます。署名には、差出人の連絡先情報、組織名や役職、ソーシャルアカウントなどの詳細が含まれます。メールの署名には、Webサイト、ブランド、セミナーやイベントなどの情報が記載されることもあります。

このように、署名には重要な情報が記載されています。Zoho CRMのZiaを利用すると、CRMにこれらの情報を取り込むことができます。Ziaのデータエンリッチメント機能を通じて、メールの署名から、見込み客、連絡先、取引先に関するデータを簡単に登録できます。メールの署名に記載されたメールアドレス、電話番号、組織名、役職、住所、Webサイト、ソーシャルメディアアカウントなどの情報を抽出し、CRMのデータに登録できます。データを手動で更新するのにかかる時間と手間を省くことができます。また、データの精度を高めることもできます。

Zoho CRMでは、姓、メールアドレス、電話番号、Fax、役職などの共通項目が識別されます。これらは、「エンリッチメント項目」と呼ばれます。しかし、これらの項目はCRM側では異なる名前で呼ばれている可能性があります。混乱を避け、間違ったデータの入力を防止するために、これらの項目に対応するCRM項目を関連付けることができます。
メモ
この機能は、[見込み客]、[連絡先]、[取引先]タブでのみ利用できます。該当のタブへのアクセス権限があるユーザーのみ、この機能を利用できます。

メールの署名からデータを抽出するには:
  1. 見込み客、連絡先、取引先タブからデータを選択します。
  2. データの関連リストから、対象のメールを開きます。
  3. [データエンリッチメント] をクリックします。
    新しい情報がない場合は、Ziaからその旨が通知されます。

  4. [Ziaによるデータエンリッチメント] のページで、 [項目の関連付けの設定] をクリックします。


  5. [エンリッチメント設定] ページで、[Zoho CRMの項目]タブで、一覧から項目を選択します。


  6. [保存] をクリックします。
メモ
  1. Zoho CRMアカウントに「データエンリッチメント」プラグインをすでにインストールしている場合、インターネットから公開情報が取得されて自動で表示されます。必要に応じて、メールの署名から取得した情報をもとに、これらの項目を上書きできます。[更新]タブで対象項目のチェックボックスを選択することで、Zoho CRMでの動作を設定できます。
  1. プラグインとメールの署名の両方を使用して、Zoho CRMのデータを洗練できます。プラグインでは、インターネットから取得できる公開情報をもとにデータを補足できます。メールの署名では、より個別的な情報をもとにデータを補足できます。

メールからの活動データの抽出

メールには、単なる返信や確認メッセージだけでなく、さまざまな情報が含まれています。たとえば、予定の招待や調整、打ち合わせの議題や場所、業務タスクの依頼などがメールに記載されていることもよくあります。これらの情報をZoho CRMに活動データとして登録することで、必要な対応を抜け漏れなく適切に行うことができます。ただし、これらの情報を手動で追加するのは時間がかかり、メールから詳細をコピーする際に入力ミスが発生する可能性もあります。Ziaによるメールからの活動データ抽出機能を使用すると、メールから予定、タスク、通話に関するデータを簡単に抽出して登録できます。 

Ziaによって、メールに記載されている活動が識別され、担当者はメールからZoho CRMに活動を追加するよう提案されます。担当者は提案を編集して詳細をさらに入力したり、活動をそのまま保存したりできます。Ziaによる提案は、データの関連リストまたはセールスシグナルにあるメール内で確認できます。


留意事項
  1. メール内に複数の予定が記載されている場合、Ziaにより最も明確なものが抽出されます。たとえば、メールに「call at 9:00 am」(午前9時の電話)、「task at 4:00 pm」(午後4時のタスク)が記載されている場合、最初に記載されている「call at 9:00 am」がZiaにより選択されます。 
  2. 活動の時間は、自動で組織の営業時間に合わせて表示されます。たとえば、顧客がメールに記載した日時が太平洋標準時で午前10時であり、組織のタイムゾーンが異なる場合、時間は組織のタイムゾーンに変換されて表示されます。 
  3. Zoho CRMアカウントに営業時間やシフト時間が設定されていない場合は、すべての活動に対して、記載どおりの時間である「9:00 am」(午前9時)が反映されます。   
  4. 「3:00 to 3:30 pm」(午後3時~3時30分)や「20th to 22nd March」(3月20日~22日)のように、日時の範囲が記載された場合、最初に記載されている「3:00 pm」(午後3時)や「20th March」(3月20日)がZiaにより選択されます。精度を高くするるため、表示された日時を確認してから保存し、必要に応じて編集することをお勧めします。  
  5. Ziaで処理される対象は、未来の日時に設定された予定、タスク、通話のみです。たとえば、打ち合わせが当日に設定されても、Ziaにより活動データは抽出されません。  

メールから活動データを追加するには: 
  1. 見込み客、連絡先、商談、カスタムタブ のいずれかに移動して、データを選択します。
  2. メールの関連リストで、対象のメールを開き、 [予定の追加]、[通話の予約]、[タスクの追加] をクリックします。


  3.  活動情報のポップアップ画面で、予定、タスク、通話の詳細が表示されます。
    必要に応じて、詳細を編集します。

      

今後の機能改善の予定

より便利に利用できるよう、今後も継続してZiaの機能を改善していく予定です。今後予定している機能改善は、次のとおりです:

  1. メールから複数の活動データを識別し、メール本文内で強調表示できるようになります。  
  2. メールから抽出した活動データを、メール以外の共通の場所でも表示できるようになります。メールを見落とした場合でも活動の登録漏れを防げます。
  3. Ziaからの提案内容が編集された場合、編集内容をフィードバックとして取り入れ、提案の精度を向上させます。 
  4. 業種に応じたキーワードをもとに、Ziaをトレーニングして精度を向上させます。 

メールの意図

Ziaは、メールのやりとりをもとに、受信したメールの意図や目的を強調表示します。メールの内容がZiaによって解析され、依頼、質問、苦情、その他など、意図の種類が識別されます。




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