1. 見込み客／連絡先／取引先タブからデータを選択します。
   
2. データの詳細ページで［メール］の関連リストから、対象のメールを開きます。
   
3. ［データを補完する］をクリックします。
   補完する情報がない場合は、Ziaからその旨が通知されます。
   
4. ［Ziaによるデータ補完］画面で、［項目の関連付けを設定する］リンクをクリックします。
   
5. データ補完の設定画面で、［Zoho CRMの項目］列のドロップダウンから関連付ける項目を選択します。
   
6. ［保存する］をクリックします。
   

メモ：

1. Zoho CRMアカウントでZiaによるデータ補完機能を有効にしている場合、インターネット上の公開情報が取得されて自動で表示されます。必要に応じて、メールの署名から取得した情報で、これらの項目の値を上書きできます。［更新する］列で対象項目のチェックボックスを選択することで、項目値を上書きするように設定できます。
   
   

1. このように、インターネット上の公開情報とメールの署名の両方から関連情報を取得して、Zoho CRM内のデータの精度を高めることができます。なお、インターネット上の公開情報からは、企業の従業員数や業種や資本金、顧客個人のソーシャルメディアアカウントなど、企業や顧客の分析に活かせる公開情報を取得してデータを補完できます。一方、メールの署名からは、顧客の役職や携帯番号や部署の直通番号など、顧客の理解やフォローアップに活かせる個別の情報を取得してデータを補完できます。
   

メールからの活動データの抽出

メールには、単なる返信や確認メッセージだけでなく、さまざまな情報が含まれています。たとえば、予定の招待や調整、打ち合わせの議題や場所、業務タスクの依頼などがメールに記載されていることもよくあります。これらの情報をZoho CRMに活動データとして登録することで、必要な対応を抜け漏れなく適切に行うことができます。ただし、これらの情報を手動で確認して登録するには時間がかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。メールからの活動データの抽出機能を利用すると、予定、タスク、通話などの活動に関するデータをメールから簡単に抽出して登録できます。 

活動データとして抽出可能な情報が記載されたメールを受信したことをZiaの通知欄で確認できるようにするには、活動データの抽出機能を有効にする必要があります。これには、［設定］→［Zia］→［通知］→［Ziaによるメール分析］の順に移動します。

1. Zoho CRMアカウントで、Ziaの通知欄に移動します。
   
2. 活動データの一覧で、対象の活動の通知をクリックします。画面の左側に、関連するメールが表示されます。
3. メールに記載された［+通話］／［+予定］／［+タスク］ のいずれかをクリックします。
   
4. 表示された画面で、追加したタスク、予定、通話の詳細を確認します。必要に応じて、詳細を編集します。

メールの意図分析

あらかじめ用意されている意図の区分（種類）に加えて、要件に合わせて独自の意図の区分を設定することも可能です。この場合、該当の意図のメールのサンプルを使用してZiaに学習させることで、同様の意図のメールが識別され、タグで表示されるようになります（関連情報：Ziaによるメールの意図分析）。

メールの要約

顧客から受信したメールには、営業活動を行う上で重要な情報が含まれています。苦情、フィードバック、要望など、顧客が伝えたいことを理解して対応するには、まずメールを開封して内容を確認する必要があります。ただし、日々多くのメールのやりとりがある場合、メールを個別に確認するのにも手間がかかります。 

Ziaによるメールの要約機能を使用すると、メールの本文が自動的に解析され、内容が1行に要約されて表示されます。これにより、担当者は各メールを開封しなくても内容を把握して、どのメールへの対応を優先すべきかを判断することが可能です。 

たとえば、店舗のサービススタッフに対する苦情メールの場合、以下の画像のように要約されます。メールの件名は、要約の見出しとして表示されます。

転送したメールや、繰り返し返信したメールについても、要約が表示されます。  また、以下の操作を実行できます。

1. 添付ファイルのダウンロード
2. 返信
3. 転送
4. プレビュー表示と印刷
5. 商談データへのメールの関連付け
   

メールの要約を表示するには

1. ［見込み客］／［連絡先］／［商談］タブ、またはカスタムタブのいずれかに移動して、対象のデータを選択します。
2. ［メール］関連リストで、対象のメールにカーソルを合わせます。
3. ［要約を表示する］をクリックします。
4. ［返信する］をクリックすると、元のメールの差出人アドレス宛てに返信メールを送信できます。その他の操作については、ドロップダウンの矢印をクリックして、メニューから対象の操作を選択します。以下の操作が可能です。
   

             (i) 全員に返信する：メールのやりとりに関連するすべての人に対して、返信メールを送信できます。

            (ii) 転送する：別の宛先にメールを転送できます。

            (iii) 印刷プレビューを表示する：印刷表示を確認して、メールを印刷できます。

            (iv) 商談に関連付ける：既存の商談データを選択するか、新しい商談データを作成して、メールを関連付けることができます。

メモ： 

1. メールの本文はZiaによって自動的に解析され、受信したメールの要約が自動的に表示されます。要約に必要なメールのやりとり数などの条件はありません（1通のメールから要約が表示されます）。 
   
2. メールの要約機能は、現在、英語でのみ利用できます。
   
3. また、メールの要約機能は、米国、ヨーロッパ、インドのデータセンターに登録した組織アカウントでのみ利用できます。

メールの印象分析

Ziaによるメールの印象分析では、受信したメールの内容がZiaによって自動的に分析されます。メール内容が与える印象に基づき、メールが［肯定的］、［否定的］、［中立的］という3種類に分類され、それぞれの印象を表す顔のアイコンで表示されます。たとえば、顧客からの10通のメールのうち、苦情に関するメールが1通ある場合、該当のメールにはZiaによって［否定的］の印象が顔のアイコンで表示されます。これにより、対応が必要なメールを一目で把握でき、対応するメールの優先順位を付けることが可能です。

 

また、一連のメールが続けて［否定的］として分類された場合に通知するよう設定することも可能です。これにより、迅速な対応が必要な顧客のメールをいち早く把握して、すぐに対応できます

 

（関連情報：メールの印象分析）。