Zoho DataPrep用Zoho CRMコネクタ
お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。
Zoho DataPrepでは、Zoho CRMコネクターを使用して、Zoho CRMから営業データをシームレスに取り込むことができます。このコネクターを使用すると、CRMから営業データをインポートし、データクレンジング、データ移行、データ同期、データバックアップなどのETL処理を複数の方法で実行でき、パイプラインへの効率的なデータ移動が可能になります。こちらは、Zoho DataPrepを使用してCRMデータをクレンジングする方法を説明する短い動画です。
Zoho CRMからZoho DataPrepにデータをインポートする手順を見ていきましょう。
Zoho CRMからのデータのインポート
1.既存のパイプラインを開くか、パイプラインを作成します。作成は、［ホーム］ページ、［パイプライン］タブ、または［ワークスペース］タブから行えます。その後、［データを追加］オプションをクリックします。
情報：パイプラインビルダー上部の［データをインポート］
2. 左側のペインで［Zohoアプリ］カテゴリーを選択し、［Zoho CRM］をクリックします。検索ボックスでこのオプションを直接検索することもできます。
3. ［環境を選択］ドロップダウンから必要な環境を選択します。
環境は次の2種類です。
本番 - 本番環境とは、アプリケーション、Webサイト、またはソフトウェアが稼働し、ユーザーがアクセスできるライブシステムです。製品の最終版で、十分にテスト済みのバージョンが導入され、エンドユーザーに提供される環境です。
サンドボックス（BETA） - サンドボックスは、さまざまなビジネスケースをリアルタイムでテスト、検証するための分離された環境です。これにより、不具合のあるコードや誤った設定などによって発生する問題から本番環境を保護できます。組織は、既存のシステムに影響を与えることなく、複数の分離環境でテストや変更を実行できます。テストが正常に完了したら、変更を本番アカウントに反映できます。Zoho CRM サンドボックスでは、組織のユーザーや外部の開発者と共同で作業し、ライブのCRM環境の外で新しい設定をテストしたり、問題を修正したりできます。このような環境を複数作成し、異なるCRM設定を個別にテストできます。
4. ［組織を選択］ドロップダウンから組織を選択します。
5. データを最初からインポートするか、特定の日付以降のインポートを設定できます。
6. データをインポートする開始日を、［データのインポート開始日］項目で選択できます。
選択した日付以降の新規データと変更データが、Created_Time列とModified_Time列を使用して取得されます。
7. ［タブを選択］ボックスで、Zoho CRMの次のタブからデータをインポートするように選択できます。
- ［見込み商談］
- ［商談］
- ［見込み客］
- ［連絡先］
- ［取引先］
- ［タスク］
- ［予定］
- ［通話］
- ［キャンペーン］
- ［見積書］
- ［問い合わせ］
- ［ソリューション］
- ［商品］
- ［仕入先］
- ［請求書］
- ［価格表］
Zoho CRMでデータをインポートできるその他のタブ。
- ［サブフォーム］
- ［カスタムタブ］
- ［関連付けタブ］
- ［履歴追跡タブ］
メモ：どのタブでも、複数選択ルックアップ項目からデータをインポートすることはできません。
8. 選択したタブが上部に表示されます。選択したタブをZoho DataPrepにインポートするには、［インポート］をクリックします。
9. データのインポートが完了すると、パイプラインビルダーページが開きます。ここから、ETL処理の一環として変換の適用を開始できます。また、ステージを右クリックして［データの準備］オプションを選択すると、DataPrep Studioページでデータを準備でき、スムーズなデータ移動とデータ連携が可能になります。こちらをクリックすると、変換の詳細を確認できます。
10. データフローの作成とステージでの必要な変換の適用が完了したら、ステージを右クリックして出力先を追加し、データフローを完了できます。
10. データフローの作成とステージでの必要な変換の適用が完了したら、ステージを右クリックして出力先を追加し、データフローを完了できます。
スケジュール
パイプラインは、［スケジュール］オプションを使用してスケジュール設定できます。スケジュール設定時に、Zoho CRMアカウントから増分データをインポートすることもできます。増分データインポートとは、前回の同期後に新規作成または変更されたデータをインポートする方法です。
スケジュールの設定
1. パイプラインビルダーで［スケジュール］オプションを選択します。
2. ［繰り返し］方法（毎時、毎日、毎週、毎月）を選択し、［実行間隔］のドロップダウンで頻度を設定します。［実行間隔］ドロップダウンの選択肢は、繰り返し方法に応じて変わります。こちらをクリックすると、詳細を確認できます。
3. ソースで検出された新しいデータをインポートする際の［GMT］を選択します。初期設定では、ローカルタイムゾーンが選択されます。
4.［スケジュールを一時停止するまでの失敗回数］：このオプションでは、スケジュールをn回失敗した後に一時停止するように設定できます。
情報：範囲は2～100です。初期値は2です。
インポートの設定
CRMタブから増分データをインポートして取得する方法は、［インポートの設定］オプションで設定できます。
メモ：パイプライン内のすべてのソースで、インポートの設定を必ず行う必要があります。インポートの設定を行わないと、スケジュールを保存できません。
5. ［こちらをクリック］リンクを選択して、インポートの設定を行います。
6. ［ソースからデータをインポートする方法］ドロップダウンから必要なオプションを選択します。このオプションでは、すべてのデータ、変更済みデータと新規データ、または新規データのみをインポートするように選択できます。
すべてのデータのインポート
すべてのデータをインポートする場合は、［開始日］項目でインポートを開始する日付を選択します。このオプションでは、スケジュール実行のたびに、選択した日付以降に利用可能なすべてのデータがインポートされます。
増分データの取得
変更済みデータと新規データのみ
前回のインポート時刻以降の変更済みデータと新規データを増分でインポートするには、ドロップダウンから［変更済みデータと新規データのみ］オプションを選択します。
［照合基準の列］：データの並べ替えとインポートの基準となる列として、ドロップダウンから［ユーザー更新日時］または［更新日時］列を選択できます。
新規データのみ
前回のインポート時刻以降の新規データを増分でインポートするには、ドロップダウンから［新規データのみ］オプションを選択します。
情報：新規データは、前回のインポート時刻以降のCreated_Time列を使用して取得されます。
新しいデータがない場合の既存データの使用
差分インポート中は、
- チェックボックスが選択されている場合：ソースに新しいデータがない場合、最後に取得されたデータが再度インポートされます。
- チェックボックスが選択されていない場合：ソースに新しいデータがない場合、インポートは失敗し、ファイルはインポートされません。その結果、パイプラインジョブ全体が失敗します。
データのインポートなし
データは1回だけインポートされます。2回目は、同じデータにルールが適用され、エクスポートされます。
7. データのインポートをスケジュールするには、［保存］をクリックします。
メモ：CRMですでにスケジュールを設定している場合、インポート設定セクションで、［スケジュールの編集］オプションをクリックして新しいスケジュールを設定すると、以前の設定に基づいてデータが再読み込みされます。
スケジュール設定
［データに無効な値がある場合のエクスポート停止］：これを有効にすると、準備済みデータに無効な値が残っている場合にエクスポートが停止されます。
エクスポート順序
複数のエクスポート先を設定しており、データを各エクスポート先にどの順序でエクスポートするかを指定したい場合に、このオプションを使用できます。
有効にしない場合、エクスポートは既定の順序で実行されます。
有効にしない場合、エクスポートは既定の順序で実行されます。
メモ：このオプションは、パイプラインに複数のエクスポート先を追加している場合にのみ表示されます。
エクスポート先の順序の並べ替え
1）［エクスポート順序］トグルをクリックします。
2）エクスポート先をドラッグ＆ドロップして順序を変更し、［保存］をクリックします。
メモ：順序を再度並べ替える場合は、［順序の編集］リンクをクリックします。
8. スケジュール設定を完了したら、［保存］をクリックしてスケジュールを実行します。これにより、パイプラインが開始されます。
スケジュール設定された各実行はジョブとして保存されます。パイプラインがスケジュール設定されると、データソースからデータが取得され、各ステージで適用した一連の変換を使用して準備された後、シームレスなデータ連携によりエクスポート先へ定期的にエクスポートされます。この一連の処理はジョブ履歴に記録されます。
9. 特定のパイプラインのジョブ一覧に移動するには、パイプラインビルダーの
三点リーダーアイコンに移動し、［ジョブ履歴］メニューをクリックして、パイプラインのジョブステータスを確認します。
10. 対象のジョブIDをジョブ履歴ページでクリックすると、該当ジョブのジョブ概要に移動します。
ジョブ概要には、パイプラインフローで実行されたジョブの履歴が表示されます。こちらをクリックすると、詳細を確認できます。
10. 対象のジョブIDをジョブ履歴ページでクリックすると、該当ジョブのジョブ概要に移動します。
ジョブ概要には、パイプラインフローで実行されたジョブの履歴が表示されます。こちらをクリックすると、詳細を確認できます。
11. スケジュールが完了すると、パイプラインで準備されたデータが設定済みのエクスポート先にエクスポートされます。
情報：スケジュールのステータスは、後からジョブページでも確認できます。
メモ：パイプラインにさらに変更を加えると、変更内容は下書きバージョンとして保存されます。スケジュールに変更を反映するには、［下書き］オプションを選択し、パイプラインを準備完了としてマークしてください。
スケジュールの設定後、必要に応じて［スケジュールを一時停止］または［スケジュールを再開］、［スケジュールを編集］、［スケジュールを削除］を、パイプラインビルダーの［スケジュール有効］オプションから選択できます。
スケジュールを編集して保存すると、次のジョブは前回のスケジュール実行時刻から次にスケジュールされたデータ間隔までを対象に実行されます。
Zoho CRMコネクターを使用して、Zoho DataPrepからZoho CRMへ営業データをエクスポートできます。Zoho DataPrepでは、データクレンジング、データ移行、データバックアップをさまざまな方法で実行できます。Zoho DataPrepを使用してCRMデータをクリーンアップする方法についての簡単な動画はこちらです。
Zoho CRMへのデータのエクスポート
2. パイプラインビルダーページで、データフローの作成と各ステージで必要な変換の適用が完了したら、ステージを右クリックし、［エクスポート先を追加］オプションを選択します。
3. ［すべてのエクスポート先］タブで［Zoho CRM］を検索するか、［Zohoアプリ］カテゴリーで絞り込んでクリックします。
4. データをエクスポートする環境を、［環境を選択］ドロップダウンから選択します。
環境は次の2種類です。
本番- 本番環境は、アプリケーション、Webサイト、またはソフトウェアが稼働し、ユーザーがアクセスできるライブシステムです。製品の最終的な十分にテスト済みのバージョンを展開し、エンドユーザーに提供する環境です。
サンドボックス（BETA）- サンドボックスは、さまざまなビジネスケースをリアルタイムでテスト・検証するための隔離された環境です。これにより、不具合のあるコード、誤った設定、その他の問題によって発生する可能性のある影響から本番環境を保護できます。組織は、既存のシステムに影響を与えずにテストや変更を行うため、複数の隔離環境を運用できます。テストが正常に完了したら、変更を本番アカウントに展開できます。Zoho CRM サンドボックスでは、組織のユーザーや外部の開発者と連携して、ライブのCRM環境外で新しい設定をテストしたり、問題を修正したりできます。複数の環境を作成し、CRMの各種設定を個別にテストできます。
5. データをエクスポートするZoho CRMの［組織］と［タブ］を選択します。Zoho CRMの次のいずれかのタブにデータをエクスポートできます。
- ［見込み客］
- ［連絡先］
- ［取引先］
- ［商談］
- ［キャンペーン］
- ［仕入先］
- ［問い合わせ］
- ［ソリューション］
- ［価格表］
- ［商品］
Zoho CRMでデータのエクスポート先にできるその他のタブ：
- ［サブフォーム］
- ［カスタムタブ］
メモ：どのタブでも、複数選択ルックアップ項目にはデータをエクスポートできません。
6. データをエクスポートするZoho CRMの［レイアウト］を選択します。
7. Zoho CRMにエクスポートするデータの処理方法を決めるため、以下のいずれかのオプションを選択します。
- ［新しいデータのみ追加］：このオプションでは、Zoho CRMに新しくインポートされたデータのみを追加できます。
- ［既存のデータのみ更新］：このオプションでは、選択した項目に一致するZoho CRMの既存データを更新できます（項目に基づいて照合）。
- ［データの追加と更新の両方］：このオプションでは、指定した選択済み項目に一致するデータを更新し、選択した項目の値に一致しないデータを挿入します。
8. ［ID］項目はデータの照合に使用され、CRMタブからあらかじめ入力されます。ただし、［照合に使用する項目］のドロップダウンから、使用する項目を手動で選択することもできます。その場合は、CRMタブでその項目が必須に設定され、かつ重複を許可しないように設定されていることを確認してください。詳細については、こちらをクリックしてください。
メモ：Zoho CRM以外のソースからインポートしたデータをエクスポートする場合は、［照合に使用する項目］の値を必ず手動で選択してください。
9. 既存のデータを更新する場合、［既存データの更新時に空の項目で上書きしない］ように設定することもできます。DataPrep側の項目が空で、CRMデータには値がある場合に、データ更新時のデータ損失を防げます。
10. インポート元と同じタブにデータをエクスポートする場合、エクスポートするデータと一致しない［CRMのデータを削除］することもできます。たとえば、［見込み客］タブからデータをインポートして重複を削除した場合、同じ［見込み客］タブにエクスポートし直す際に、Zoho CRMから重複データを削除できます。
メモ：他のソースからZoho CRMにデータをエクスポートする場合、次のファイルエンコード形式を選択できます：UTF-8、UTF-16、ISO-8859-1、ISO-8859-2、ISO-8859-9、ISO-8859-11、GB2312、GBK、Big5、Shift-JIS、Windows-1251。
11. エクスポート先の設定を［保存］します。
パイプライン実行前のターゲット照合の確認
エクスポートの失敗を防ぐため、パイプラインを実行する前にターゲット照合が完了していることを確認してください。ターゲット照合の詳細については、こちらをクリックしてください。
1. エクスポート先としてZoho CRMが設定されているステージのDataPrep Studioページに移動します。
2. 右上にあるターゲット照合アイコン
をクリックし、［ターゲットを表示］オプションを選択します。
ターゲット照合を確認したら、まず手動実行でパイプラインの実行を試すことをおすすめします。手動実行が正常に動作することを確認した後、スケジュールを設定してパイプラインを自動化できます。実行の種類についてはこちらをご参照ください。
情報：各実行はジョブとして保存されます。パイプライン実行時には、データソースから取得したデータに対して、各ステージで適用した一連の変換が行われ、その後データがエクスポート先にエクスポートされます。この一連の処理は、ジョブページに記録されます。
12. 手動実行がエラーなく成功すると、データは正常にエクスポートされます。手動実行が失敗し、以下のターゲット照合エラーが表示された場合は、ターゲット照合の手順を完了することで修正できます。
ターゲット照合は、データモデルの不一致によるエラーでエクスポートが失敗するのを防ぐ、DataPrepの便利な機能です。
CRMへのエクスポート時のターゲット照合
ターゲット照合は、データがエクスポート先にエクスポートされる前に行われます。ターゲット照合は、データモデルの不一致によるエラーでエクスポートが失敗するのを防ぐ、DataPrepの便利な機能です。ターゲット照合を使用すると、必要なCRMタブをターゲットとして設定し、ソースデータの列をターゲットに合わせて整列できます。これにより、高品質なデータをZoho CRMへスムーズにエクスポートできます。
メモ：ターゲット照合の失敗は、エクスポートの失敗ではありません。ターゲット照合は、データが実際にエクスポート先へエクスポートされる前に行われます。これにより、エクスポートの失敗につながる可能性のあるスキーマやデータモデルのエラーを事前に検出し、エクスポートの失敗を防げます。
ターゲット照合チェック失敗時の対応
1. エクスポート中にターゲット照合チェックが失敗した場合は、DataPrep Studioページに移動し、右上にあるターゲット照合アイコン
をクリックして、［ターゲットを表示］オプションを選択します。ターゲットのデータモデルが既存のソースデータの上に表示されます。ソース内の列は、対応するターゲットの列が見つかると自動的に整列されます。
ターゲット照合では、一致した列と一致しなかった列に異なるアイコンと候補が表示されます。これらの候補をクリックすると、既存の列をターゲット列に合わせるための変更をすばやく行えます。エラーを修正しやすくするため、CRM内のターゲットタブがデータのターゲットとして関連付けられます。DataPrep Studioページのテーブルで、データのマッピングと、不一致がある箇所のエラーを確認できます。エラーアイコンにカーソルを合わせると問題の内容を確認でき、クリックして各エラーを解決できます。
メモ：初期設定では、すべての列がグリッドに表示されます。ただし、［すべての列］リンクをクリックすると、必要なオプションで絞り込めます。
2. ターゲット照合エラーの概要を表示するには、［概要を表示］リンクをクリックします。概要には、モデル照合エラーの種類と、各エラーに関連する列数が表示されます。必要なエラー列をクリックし、［適用］をクリックすると、特定のエラー列で絞り込めます。
ターゲット照合エラーの概要
- ［ターゲット照合エラー］セクションには、エラーと各エラーに関連する列数が表示されます。
- 上部のセクションには、エラーのカテゴリーと各カテゴリーのエラー数が一覧表示されます。
- これらをクリックすると、パネル内で各カテゴリーに関連するエラーを絞り込めます。
- 初期表示では、すべての列が表示されます。ただし、任意のエラーカテゴリーをクリックして列を詳しく確認したり、［エラーのみ表示］チェックボックスを選択してエラー列のみを表示したりできます。
- ターゲット照合エラーの概要でのフィルター選択は、DataPrep Studioページのグリッドにも適用されます。
ターゲット照合エラー
ターゲットの照合で発生するエラーについて、以下で説明します。
-
［未照合の列］：このオプションでは、ソースとターゲットで照合されていないすべての列が表示されます。
メモ：
- ターゲット内の必須ではない列は、利用可能なソース列と照合するか、無視できます。
- CRM以外のソースからソースデータをインポートした場合、ソースに存在する追加の列は、初期設定ではエクスポート時に含まれません。ただし、これらの列を含める場合は、列名を変更して照合できます。
- CRMからソースデータをインポートした場合、エクスポートを続行するには、ターゲットに存在しないソース内の列を照合するか削除する必要があります。ただし、追加の列（システム生成）はエクスポート時に無視されます。
［未照合の列］オプションを使用する場合、［必須列のみを表示］オプションを切り替えることで、必須列（ターゲットで必須に設定されている列）があるかどうかを確認し、含めることができます。必須列のみを修正して、エクスポートに進むこともできます。
- ［データ型の不一致］：このオプションでは、ターゲット内の列とデータ型が一致しないソース内の列が表示されます。
- ［データ形式の不一致］：このオプションでは、日付、日時、時刻の形式がターゲットと異なるソース内の列が表示されます。
- ［制約の不一致］：このオプションでは、ターゲット内の列のデータ型制約と一致しない列が表示されます。列に制約を追加する方法については、こちらをクリックしてください。
-
［必須列の不一致］：このオプションでは、ターゲットでは必須に設定されているが、ソースでは必須に設定されていない列が表示されます。
メモ：必須列は、照合され、必須として設定されていない限り、エクスポート先にエクスポートできません。列の上にあるアイコンをクリックすると、その列を必須に設定できます。また、データ型の変更変換にある［必須（null不可）に設定］チェックボックスを使用して、列を必須に設定することもできます。
- ［データサイズ超過の警告］：このオプションでは、ターゲットで許可されている最大サイズを超えるデータを含む列が絞り込まれます。
3. エラーを修正した後、パイプラインビルダーページに移動し、パイプラインを実行してデータをエクスポートできます。手動実行が正常に動作することを確認したら、スケジュールを設定してパイプラインを自動化できます。実行の種類については、こちらをご参照ください
4. 一部のエクスポートが失敗した場合、［今すぐロールバック］機能を使用して、Zoho CRMに対して行われた変更を元に戻す、またはキャンセルできます。必要に応じて、成功したエクスポートもロールバックできます。ロールバックの詳細については、次のセクションを参照してください。
エクスポートのロールバック
一部のエクスポートが失敗した場合、ロールバック機能を使用して、CRM タブに対して行われた変更を元に戻す、またはキャンセルできます。ロールバックにより、CRM タブ内の挿入されたデータの削除、更新されたデータへの変更の取り消し、削除されたデータの復元を行えます。エクスポートのロールバックについては、こちらの短い動画をご覧ください。
ロールバックの実行
一部のエクスポートが失敗した場合、［今すぐロールバック］機能を使用して、Zoho CRMに対して行われた変更を元に戻す、またはキャンセルできます。必要に応じて、成功したエクスポートもロールバックできます。
1. エクスポートをすぐにロールバックするには、［出力］タブの［今すぐロールバック］リンクをクリックします。
2. ロールバックの詳細を確認し、確認ダイアログで［ロールバック］をクリックします。
3. ロールバックの進行状況が表示されます。ロールバックの実行中は、他の操作を行わないでください。ロールバック処理は、開始後に元に戻すことはできません。
重要：
1. ロールバックできるのは最新のエクスポートのみです。つまり、［データ同期をロールバック］リンクは、処理済みデータを使用して実行された直近のエクスポートに対してのみ表示されます。
2. ロールバック処理は、開始後に元に戻すことはできません。ロールバックの実行中は、他の操作を行わないでください。
制限事項
1. エクスポート時にデータを照合するには、［項目に基づく照合］でID列のみを使用できます。
2. 一度に最大600,000件（600K）のデータをエクスポートできます。
3. タブ内の親データの各サブフォームに、最大100件のエントリーをエクスポートできます。
4. Zoho DataPrepはCRMのワークフロートリガーに対応していません。また、初期設定では、Zoho CRMもワークフロートリガーに対応していません。ただし、Zoho CRMチームに連絡して、ワークフローを有効にできます。
よくある質問
1. Zoho CRMへのエクスポート時にターゲットの照合に失敗した場合の対処方法
パイプラインの実行がターゲット照合エラーにより失敗した場合は、以下の手順で修正してください。
- ジョブの概要ページで、右上にある［パイプラインを編集］オプションをクリックします。パイプラインビルダーページに移動します。
メモ：スクリーンショットでは説明のためにZoho CRMを表示しています。同じ内容はすべてのコネクターに適用されます。
b. 最後のステージ（Zoho CRMをエクスポート先として追加したステージ）を右クリックし、［データを準備］オプションを選択します。DataPrep Studioページが開きます。
c. データグリッドのすぐ上、右上にあるターゲット照合アイコン
をクリックします。
d. ［ターゲットを表示］オプションを選択します。Zoho CRM タブがターゲットとして表示され、ソース列をそれに合わせて調整できます。エラーと警告は、赤色と黄色のアイコンで強調表示されます。
e. ［すべての列］ドロップダウンをクリックし、［エラー列］オプションを選択します。次に、赤色または黄色のアイコンをクリックして、ステージ列をZoho CRM タブの項目と照合します。
これにより、必要なデータ型と制約がステージ列に追加され、Zoho CRMのターゲット列と一致するようになります。
メモ：CRMのターゲット列には、API名に基づいて名前が付けられます。そのため、ステージ列にも同じ名前を付けてください。これは、API標準に従って、システムが列を検出し、CRM項目に正しく関連付けるために必要です。
ターゲットが正常に関連付けられ、エラー列がなくなったら、パイプラインを実行できます。
2. ターゲットの照合中に表示される各アイコンの意味
ターゲットの照合中に表示されるアイコンは、列の関連付けと検証の状態を示します。
-
灰色のアイコン→ ソースに存在する追加の列は、エクスポートに含まれません。
-
黄色のアイコン（ソース列とターゲット列が照合済み）→ その列には、ターゲットのサイズ制限を超える値を格納できます。クリックして制約を更新します。
-
黄色のアイコン（ターゲットには存在するがソースには存在しない列）→ これはターゲット内の必須列ではありません。利用可能な場合はこの列をソース列と照合するか、この警告を無視できます。
-
赤色のアイコン→ これはターゲット内の必須列ですが、ソース内に照合できる列が残っていません。データ内に照合する列が必要です。
-
緑色のアイコン→ ターゲットが照合済みです。
関連情報