Zoho DataPrep用Zoho CRMコネクター
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Zoho DataPrep では、Zoho CRM コネクタを使用して、Zoho CRM から営業データをシームレスに取り込むことができます。このコネクタを使用すると、CRM から営業データをインポートし、データクレンジング、データ移行、データ同期やデータバックアップなどの ETL 処理を複数の方法で実行でき、パイプラインへの効率的なデータ連携が可能になります。Zoho DataPrep を使って CRM データをクレンジングする方法を紹介する短い動画をご覧ください。
ここでは、Zoho CRM から Zoho DataPrep にデータをインポートする手順を説明します。
Zoho CRM からデータをインポートするには
1.既存のパイプラインを開くか、パイプラインを作成します。「ホーム」ページ、「パイプライン」タブ、または「ワークスペース」タブから操作し、データを追加オプションをクリックします。
情報: パイプラインビルダー上部のデータをインポート
2. 左側のペインでZoho アプリカテゴリを選択し、Zoho CRMをクリックします。検索ボックスで直接検索することもできます。
3. 環境を選択ドロップダウンから、使用する環境を選択します。
使用できる環境は次の 2 種類です:
本番 - 本番環境は、アプリケーション、Web サイト、ソフトウェアが稼働し、ユーザーがアクセスできる実運用のシステムです。最終的にテストが完了した製品のバージョンがデプロイされ、エンドユーザーに提供される環境です。
サンドボックス (BETA) - サンドボックスは、さまざまなビジネスケースをリアルタイムでテストおよび検証するための分離された環境です。これにより、不具合のあるコードや誤った設定などによって発生する問題から本番環境を保護できます。組織は、既存のシステムに影響を与えることなく、複数の分離された環境を実行してテストや変更を行うことができます。テストが正常に完了したら、その変更を本番アカウントにデプロイできます。Zoho CRM サンドボックスを使用すると、組織のユーザーや外部の開発者を巻き込み、本番の CRM 環境とは別に、新しい設定のテストや問題の修正を共同で行うことができます。このような環境を複数作成し、さまざまな CRM 設定を個別にテストできます。
4. 組織を選択ドロップダウンから、自分の組織を選択します。
5. データを最初からインポートするか、特定の日付以降のデータをインポートするように設定できます。
6. インポート開始日項目で、データをインポートする開始日を選択できます。
新規および更新済みデータは、選択した日付以降のCreated_Time列とModified_Time列を基準に取得されます。
7. タブを選択ボックスで、Zoho CRM の次のタブからインポートするデータを選択できます。
- 案件（Potentials）
- 商談（Deals）
- 見込み客（Leads）
- 連絡先（Contacts）
- 取引先（Accounts）
- タスク（Tasks）
- 予定（Events）
- 通話（Calls）
- キャンペーン（Campaigns）
- 見積書（Quotes）
- ケース（Cases）
- ソリューション（Solutions）
- 商品（Products）
- 仕入先（Vendors）
- 請求書（Invoices）
- 価格表（Price Books）
Zoho CRM で、次のタブからデータをインポートすることもできます:
- サブフォーム
- カスタムタブ
- リンクタブ
- 履歴追跡タブ
メモ: いずれのタブでも、複数選択ルックアップ項目からデータをインポートすることはできません。
8. 選択したタブが上部に表示されます。選択したタブを Zoho DataPrep にインポートするには、インポートをクリックします。
9. データのインポートが完了すると、Pipeline builderページが開き、そこから ETL プロセスの一環として変換処理を適用できます。ステージを右クリックして Prepare dataオプションを選択し、DataPrep Studioページでデータを準備することもできます。これにより、スムーズなデータ移動とデータ連携が可能になります。変換処理の詳細はこちらをクリックしてください。
10. データフローの作成と、各ステージで必要な変換処理の適用が完了したら、ステージを右クリックして宛先を追加し、データフローを完了できます。
10. データフローの作成と、各ステージで必要な変換処理の適用が完了したら、ステージを右クリックして宛先を追加し、データフローを完了できます。
スケジュール
パイプラインはScheduleオプションを使ってスケジュールできます。スケジュール設定時に、Zoho CRM アカウントから増分データをインポートすることも可能です。増分データのインポートとは、前回の同期以降に新規作成または更新されたレコードのみをインポートする方法です。
スケジュール設定
1. パイプラインビルダーで Scheduleオプションを選択します。
2. Repeat（毎時、毎日、毎週、毎月）の方法を選択し、Perform every ドロップダウンで頻度を設定します。Perform everyドロップダウンの選択肢は、Repeat の方法によって変わります。詳細はこちらをクリックしてください。
3. 新しいデータをソースからインポートするタイミングとして、GMTを選択します。デフォルトでは、ローカルのタイムゾーンが選択されています。
4.Pause schedule after: このオプションでは、指定した回数だけ失敗した後にスケジュールを一時停止するよう設定できます。
Info: 設定できる範囲は 2～100 です。初期値は 2 です。
インポート設定
インポート設定オプションを使用して、CRM タブから増分データをどのようにインポート・取得するかを設定できます。
メモ: パイプライン内のすべてのソースに対して、インポート設定の構成が必須です。インポート設定を行わないと、スケジュールを保存できません。
5. インポート設定を行うには、こちらをクリックリンクを選択します。
6. How to インポート data from source?ドロップダウンから必要なオプションを選択します。このオプションでは、すべてのデータ、更新および新規データのみ、または新規データのみをインポートするよう選択できます。
すべてのデータをインポート
すべてのデータをインポートする場合は、From項目でデータのインポート開始日を選択します。このオプションでは、各スケジュール実行時に、選択した日付以降のすべての利用可能なデータがインポートされます。
増分データの取得
更新済みデータと新規データのみ
前回のインポート時刻以降に更新または新規作成されたデータを増分インポートするには、ドロップダウンからOnly modified and new dataオプションを選択します。
Match based on column: データのソートおよびインポートの基準とする列として、ドロップダウンからUser modified time列またはModified time列を選択できます。
新規データのみ
前回のインポート時刻以降に新規作成されたデータのみを増分インポートするには、ドロップダウンからOnly new dataオプションを選択します。
Info: 新規データは、前回のインポート時刻以降のCreated_Time列を基準に取得されます。
新しいデータがない場合は既存データを使用する:
増分インポート中に、
- チェックボックスがオンの場合: 取得元に新しいデータがないときは、最後に取得したデータが再度インポートされます。
- チェックボックスがオフの場合: 取得元に新しいデータがないときは、インポートは失敗し、ファイルは一切インポートされません。その結果、パイプラインジョブ全体が失敗します。
データをインポートしない
データは 1 回だけインポートされます。2 回目以降は、同じデータに対してルールのみが適用され、その結果がエクスポートされます。
7. Save をクリックして、データのインポートをスケジュールします。
メモ: すでに CRM からスケジュールを設定している場合は、インポート設定セクションでスケジュールを編集オプションをクリックして新しいスケジュールを設定すると、以前の設定に基づいてデータが再読み込みされます。
スケジュール設定
データに無効な値がある場合はエクスポートを停止: このオプションを有効にすると、準備済みデータに無効な値が残っている場合にエクスポートを停止します。
エクスポートの順序
複数の出力先を設定している場合に、どの順序でデータを出力先へエクスポートするかを指定するために、このオプションを使用できます。
有効にしない場合、エクスポートはデフォルトの順序で実行されます。
有効にしない場合、エクスポートはデフォルトの順序で実行されます。
メモ: このオプションは、パイプラインに 2 つ以上の出力先を追加している場合にのみ表示されます。
エクスポート先の順序を並べ替えるには
1) エクスポートの順序トグルをクリックします。
2) 出力先をドラッグ＆ドロップして順序を変更し、Save をクリックします。
メモ: 再度順序を並べ替える場合は、順序を編集リンクをクリックします。
8. スケジュール設定を構成したら、Save をクリックしてスケジュールを実行します。これによりパイプラインが開始されます。
各スケジュール実行はジョブとして保存されます。パイプラインがスケジュールされると、データソースからデータが取得され、各ステージで適用した一連の変換によってデータが準備され、シームレスなデータ連携により、データは出力先へ定期的にエクスポートされます。この一連の処理はすべてジョブ履歴に記録されます。
9. 特定のパイプラインのジョブ一覧に移動するには、パイプラインビルダーで
の三点リーダーアイコンをクリックし、［Job history］メニューを選択して、パイプラインのジョブステータスを確認します。
10. ［ Jobs history］ページで、目的のジョブIDをクリックして、そのジョブの［Job summary］ページに移動します。
［Job summary］では、パイプラインフローで実行されたジョブの履歴を確認できます。 Click こちらで詳細をご覧ください。
10. ［ Jobs history］ページで、目的のジョブIDをクリックして、そのジョブの［Job summary］ページに移動します。
［Job summary］では、パイプラインフローで実行されたジョブの履歴を確認できます。 Click こちらで詳細をご覧ください。
11. スケジュールが完了すると、パイプラインで整備されたデータが、設定した出力先にエクスポートされます。
情報: スケジュールのステータスは、後から［Jobs］ページでも確認できます。
メモ: パイプラインにさらに変更を加えた場合、変更内容はドラフトバージョンとして保存されます。［Draft］オプションを選択し、パイプラインを「準備完了」にして、スケジュールに変更内容を反映させてください。
スケジュールを設定した後は、［ Pause schedule］または［Resume schedule］、Edit scheduleや Remove scheduleを、パイプラインビルダーのSchedule有効オプションから実行できます。
スケジュールを編集して保存すると、次回のジョブは、前回のスケジュール実行時刻から次のスケジュールされたデータ間隔までのデータを対象に実行されます。
Zoho DataPrep から Zoho CRM コネクタを使用して、売上データを Zoho CRM にエクスポートできます。Zoho DataPrep を使用して、データクレンジング、データ移行、データバックアップなどを複数の方法で行うことができます。Zoho DataPrep を使用して CRM データをクリーンアップする方法を紹介する短い動画も用意しています。
Zoho CRM にデータをエクスポートする方法
1. 既存のパイプラインを開くか、create a pipelineから新しいパイプラインを作成します。これは、Homeページ、Pipelinesタブ、またはWorkspacesタブから行えます。データは50 以上のソースから取り込むことができます。
2. Pipeline Builderページで、データフローの作成と各ステージへの必要な変換の適用が完了したら、ステージを右クリックして、Add Destinationオプションを選択します。
3. All destinationsタブでZoho CRM を検索するか、Zoho Apps カテゴリでフィルターして、Zoho CRM をクリックします。
4. ［Choose environment ］ドロップダウンから、データをエクスポートする環境を選択します。
以下の 2 つの環境から選択できます。
Production- 本番環境は、アプリケーション、Webサイト、ソフトウェアが稼働し、ユーザーがアクセスできる実運用のシステムです。最終的に十分なテストを行った製品バージョンがデプロイされ、エンドユーザーに提供される環境です。
サンドボックス(BETA)- サンドボックスは、さまざまなビジネスケースをリアルタイムでテストおよび検証するための分離された環境です。これにより、不具合のあるコードや誤った設定、その他の問題によって本番環境に影響が及ぶことを防ぎます。組織は、既存システムに影響を与えることなく、複数の分離された環境を実行してテストや変更を行うことができます。テストが正常に完了したら、本番アカウントに変更をデプロイできます。Zoho CRM サンドボックスを使用すると、組織のユーザーや外部の開発者を巻き込んで、ライブの CRM 環境とは別に、新しい設定のテストや問題の修正を共同で行うことができます。複数の環境を作成し、異なる CRM 設定を個別にテストできます。
5. Zoho CRM でデータをエクスポートしたい組織とタブを選択します。Zoho CRM では、次のいずれかのタブにデータをエクスポートできます:
- 見込み客
- 連絡先
- 取引先
- 商談
- キャンペーン
- 仕入先
- ケース
- ソリューション
- 価格表
- 商品
Zoho CRM でデータをエクスポートできるその他のタブ:
- サブフォーム
- カスタムタブ
メモ: いずれのタブでも、複数選択ルックアップ項目にはデータをエクスポートできません。
6. Zoho CRM でデータをエクスポートしたいレイアウトを選択します。
7. Zoho CRM へのエクスポートデータの処理方法を決定するため、次のいずれかのオプションを選択します:
- 新しいレコードのみを追加: このオプションでは、Zoho CRM から新たにインポートされたレコードのみを追加できます。
- 既存のレコードのみを更新: このオプションでは、選択した項目（項目に基づいて照合）に一致する Zoho CRM の既存レコードを更新できます。
- レコードの追加と更新の両方: このオプションでは、指定した項目に一致するレコードを更新し、一致しないレコードは新規レコードとして追加します。
8. ID項目はデータの照合に使用され、CRM タブから自動入力されます。ただし、項目に基づいて照合ドロップダウンから任意の項目を手動で選択することもできます。その際は、選択した項目が CRM タブで必須項目に設定され、かつ重複を許可しないに設定されていることを確認してください。詳細はこちらをクリックしてください。
メモ: Zoho CRM 以外のソースからインポートしたデータをエクスポートする場合は、項目に基づいて照合で値を必ず手動選択してください。
9. 既存レコードの更新を選択した場合、既存レコードを更新する際に項目を空にしないこともできます。これにより、DataPrep 側の項目が空で、CRM データ側に値がある場合でも、更新時のデータ損失を防ぐことができます。
10. インポート元と同じタブにデータをエクスポートする場合、エクスポートしたデータに一致しない CRM のレコードを削除することもできます。たとえば、見込み客タブからレコードをインポートして重複を削除した場合、同じ見込み客タブにエクスポートし直す際に、Zoho CRM 上の重複レコードを削除することができます。
メモ: 他のソースから Zoho CRM にデータをエクスポートする場合、次のファイルエンコード形式を選択できます: UTF-8、UTF-16、ISO-8859-1、ISO-8859-2、ISO-8859-9、ISO-8859-11、GB2312、GBK、Big5、Shift-JIS、Windows-1251。
11. 宛先の設定を保存します。
パイプラインを実行する前にターゲットマッチングを確認する
エクスポートの失敗を防ぐため、パイプラインを実行する前に必ずターゲットマッチングを完了してください。ターゲットマッチングの詳細はこちらをクリックして確認できます。
1. Zoho CRM を宛先に設定しているステージのDataPrep Studioページに移動します。
2. 画面右上のターゲットマッチングアイコン
をクリックし、ターゲットを表示オプションを選択します。
ターゲットマッチングを確認したら、まず手動実行でパイプラインを試すことをおすすめします。手動実行で問題なく動作することを確認したら、スケジュールを設定してパイプラインを自動化できます。実行タイプの詳細はこちらをご覧ください。
Info: 各実行はジョブとして保存されます。パイプライン実行が行われると、データソースから取得したデータに対して、各ステージで適用した一連の変換処理が実行され、その後、宛先にデータがエクスポートされます。この一連の処理はすべてジョブページに記録されます。
12. 手動実行がエラーなく成功した場合、データは正常にエクスポートされます。手動実行が失敗し、以下のターゲットマッチエラーが表示された場合は、ターゲットマッチングの手順を完了して修正してください。
ターゲットマッチングは、データモデルの不一致によるエクスポート失敗を防ぐための、DataPrep の便利な機能です。
CRM へのエクスポート時のターゲットマッチング
ターゲットマッチングは、データが宛先にエクスポートされる前に実行されます。ターゲットマッチングは、データモデルの不一致によるエクスポート失敗を防ぐための、DataPrep の便利な機能です。ターゲットマッチングを使用すると、必要な CRM タブをターゲットとして設定し、ソースデータの列をターゲットに合わせて整合させることができます。これにより、高品質なデータを Zoho CRM にシームレスにエクスポートできます。
メモ: ターゲットマッチングの失敗は、エクスポートの失敗ではありません。ターゲットマッチングは、データが実際に宛先へエクスポートされる前に実行されます。この仕組みにより、エクスポート失敗の原因となり得るスキーマやデータモデルのエラーを事前に検出し、エクスポートの失敗を防ぐことができます。
ターゲットマッチチェックが失敗した場合
1. エクスポート中にターゲットマッチチェックが失敗した場合は、DataPrep Studioページに移動し、画面右上のターゲットマッチングアイコン
をクリックしてターゲットを表示オプションを選択します。ターゲットのデータモデルが既存のソースデータの上部に表示されます。ソースの列は、一致するものがあれば自動的にターゲットの列に合わせて整列されます。
ターゲットマッチングでは、一致している列と一致していない列に対して、さまざまなアイコンや候補が表示されます。これらの候補をクリックすることで、既存の列をターゲット列に合わせてすばやく変更できます。エラーを簡単に修正できるように、CRM のターゲットタブがデータのターゲットとして関連付けられています。DataPrep Studioページでは、テーブルとのマッピングと、不一致がある箇所のエラーをあわせて確認できます。エラーアイコンにカーソルを合わせて内容を確認し、クリックして各エラーを解消できます。
メモ: 既定では、すべての列がグリッドに表示されます。ただし、すべての列リンクをクリックして、必要なオプションに絞り込むこともできます。
2. 概要を表示リンクをクリックすると、ターゲットマッチエラーの概要を確認できます。概要には、さまざまなモデルマッチエラーと、それぞれのエラーに関連付けられている列数が表示されます。必要なエラー列をクリックし、適用をクリックすると、特定のエラー列だけを絞り込んで表示できます。
ターゲットマッチエラーの概要
- ［ターゲットマッチエラー］セクションには、エラーの種類と、それぞれのエラーに関連付けられている列数が表示されます。
- 上部のセクションには、エラーカテゴリーと各カテゴリー内のエラー数が一覧表示されます。
- 各カテゴリーをクリックすると、そのカテゴリーに関連するエラーだけをパネル内に絞り込んで表示できます。
- 既定ビューでは、すべての列が表示されますが、任意のエラーカテゴリーをクリックして列を詳しく確認したり、エラーのみを表示チェックボックスを選択してエラー列だけを表示したりできます。
- ターゲットマッチエラーの概要で行ったフィルターの選択内容は、DataPrep Studioページのグリッドにも適用されます。
ターゲットマッチングエラー
ターゲットマッチングで発生するエラーは次のとおりです:
-
未マッチ列: このオプションでは、ソースとターゲットの両方でマッチしていないすべての列が表示されます。
メモ:
- ターゲット側で必須ではない列は、利用可能であればソース列にマッチさせることも、無視することもできます。
- ソースデータを CRM 以外からインポートした場合、ソースに存在する追加列は、デフォルトではエクスポートに含まれません。ただし、エクスポートに含めたい場合は、それらの列名を変更してマッチさせることができます。
- ソースデータを CRM からインポートした場合、ターゲットに存在しないソース側の列は、エクスポートを続行するにはマッチさせるか削除する必要があります。ただし、追加列（システム生成）はエクスポート時に無視されます。
未マッチ列オプションを使用する際は、必須列のみを表示オプションを切り替えて、ターゲット側で必須に設定されている列があるかどうかを確認し、必要に応じて含めることができます。必須列のみを修正して、そのままエクスポートを続行することも可能です。
- データ型の不一致: このオプションでは、ソース側の列のうち、ターゲット側の列とデータ型が一致していないものが表示されます。
- データ形式の不一致: このオプションでは、ターゲットと異なる日付、日時、時刻形式を持つソース側の列が表示されます。
- 制約の不一致: このオプションでは、ターゲット側の列のデータ型制約と一致していない列が表示されます。列に制約を追加する方法については、こちらをクリックしてください。
-
必須列の不一致: このオプションでは、ターゲット側で必須に設定されているものの、ソース側では必須に設定されていない列が表示されます。
メモ: 必須列は、マッチさせて必須に設定しない限り、宛先へエクスポートできません。列の上部にあるアイコンをクリックして、その列を必須に設定できます。また、データ型の変更変換の必須（NULL 不可）として設定チェックボックスを使用して、列を必須に設定することもできます。
- データサイズ超過の警告: このオプションでは、ターゲットで許可されている最大サイズを超えるデータを含む列を絞り込んで表示します。
3. エラーを修正したら、パイプラインビルダーページに移動してパイプラインを実行し、データをエクスポートします。手動実行で問題なく動作することを確認したら、スケジュールを設定してパイプラインを自動化できます。各種実行タイプについてはこちらをご覧ください。
4. エクスポートが一部失敗した場合は、今すぐロールバック機能を使用して、Zoho CRM に対して行われた変更を取り消すかキャンセルできます。必要に応じて、成功したエクスポートに対してもロールバックを実行できます。ロールバックの詳細は次のセクションをご覧ください。
エクスポートのロールバック
エクスポートが一部失敗した場合は、ロールバック機能を使用して、CRM タブに対して行われた変更を取り消すかキャンセルできます。ロールバックでは、挿入されたレコードの削除、更新されたレコードの変更の取り消し、削除されたレコードの復元を行い、CRM タブを元の状態に戻すことができます。ロールバックエクスポートの概要動画を以下にご用意しています。
ロールバックするには
エクスポートが一部失敗した場合は、今すぐロールバック機能を使用して、Zoho CRM に対して行われた変更を取り消すかキャンセルできます。必要に応じて、成功したエクスポートに対してもロールバックを実行できます。
1. [出力] タブの今すぐロールバックリンクをクリックして、直ちにエクスポートをロールバックします。
2. ロールバックの詳細を確認し、確認ダイアログでロールバックをクリックします。
3. ロールバックの進行状況が表示されます。ロールバック処理中は、他の操作を行わないでください。ロールバック処理はいったん開始すると元に戻すことはできません。
重要:
1. ロールバックできるのは直近のエクスポートのみです。つまり、データ同期をロールバックリンクは、処理済みデータを使用して実行された最新のエクスポートに対してのみ表示されます。
2. ロールバック処理はいったん開始すると元に戻すことはできません。ロールバック処理中は、他の操作を行わないでください。
制限事項
1. エクスポート時のデータマッチングでは、[項目に基づいてマッチ]の下で使用できるのは ID 列のみです。
2. 一度にエクスポートできるレコード数は最大 600,000 件（600K）です。
3. 1 つのタブ内の親データの各サブフォームには、最大 100 件までエクスポートできます。
4. Zoho DataPrep は CRM のワークフロートリガーをサポートしていません。また、デフォルトでは Zoho CRM もワークフロートリガーをサポートしていません。ただし、Zoho CRM チームに連絡してワークフローを有効にしてもらうことができます。
FAQ
1. Zoho CRM へのエクスポート時にターゲットマッチが失敗した場合はどうすればよいですか？
パイプライン実行がターゲットマッチエラーで失敗した場合は、次の手順で修正してください。
- [ジョブサマリー]ページで、右上の[パイプラインを編集]オプションをクリックします。パイプラインビルダーページが開きます。
メモ: 画面例として Zoho CRM が表示されていますが、同じ操作はすべてのコネクターに適用されます。
b. 最終ステージ（Zoho CRM を宛先として追加したステージ）を右クリックし、[データを準備]オプションを選択します。DataPrep Studioページが開きます。
c. データグリッドのすぐ上、右上にあるターゲットマッチングアイコン 
をクリックします。
d. [ターゲットを表示]オプションを選択します。Zoho CRM タブがターゲットとして表示され、ソース列をそれに合わせて整列できます。エラーと警告は赤と黄色のアイコンでハイライト表示されます。
e. [すべての列]ドロップダウンをクリックし、[エラー列]オプションを選択します。その後、赤または黄色のアイコンをクリックして、ステージ列を Zoho CRM タブの項目にマッチさせます。
これにより、ステージ列に必要なデータ型と制約が追加され、Zoho CRM のターゲット列と一致するようになります。
メモ: CRM のターゲット列名は API 名に基づいています。そのため、ステージ列も同じ名前に設定してください。これは、システムが API 標準に従って CRM 項目に列を正しく検出・マッピングするために必要です。
ターゲットがエラー列なしで正常にマッピングされれば、パイプラインを実行する準備は完了です。
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