スパムの連絡先の管理(新しい操作画面)

スパムの連絡先の管理(新しい操作画面)

[問い合わせ]タブにおいて、本来確認する必要のない不適切な内容が表示されると、重要な問い合わせを見過ごしてしまいやすくなるだけでなく、情報漏えいなどのセキュリティ上のリスクが高まります。この記事では、このように不適切な内容を送信する連絡先をスパム(不適切/不正な送信者)として設定する機能についてご紹介します。

スパムの連絡先

Zoho Deskでは、ヘルプセンターやメールを通じて不適切な内容を受信した場合に、送信元のメールアドレス(連絡先)をスパムとして設定できます。実際、サポート業務を行っていると、サポート用のメールアドレスに広告や迷惑メールなどの不適切な内容が送信されてくることがあるでしょう。 
 
中には、巧妙な手段により、不正な行為を行おうとする送信者もいます。たとえば、あたかも問い合わせをするかのように装って、サポート担当者から特定の組織や個人に関する情報を盗み取ろうとするような送信者です。
 
このようなリスクを低減するためにも、問い合わせを個別にスパムとして設定する機能や、スパムを自動的に検出する機能をぜひご活用ください。 

連絡先のスパム設定とスパム設定の解除 

Zoho Deskでは、管理者やサポート担当者は、連絡先のスパム設定やスパム設定の解除を実行できます。スパムに設定した連絡先から受信した問い合わせは、既存の問い合わせも含めて、すべてスパムとして設定されます([スパムの問い合わせ]の一覧に移動します)。問い合わせのスパム設定は、必要に応じて解除できます。たとえば、メールやヘルプセンターを通じて受信した問い合わせが、本来適切な内容であるにも関わらずスパムとして設定された場合には、スパム設定を解除することが可能です。

連絡先をスパムに設定する際の留意事項:
  1. スパムとして設定されたメールアドレスを使用してヘルプセンターにアクセスすることはできません。
  2. スパムに設定した連絡先から受信した問い合わせは、既存の問い合わせも含め、すべてスパムとして設定されます。
  3. スパムの連絡先と同じメールアドレスの連絡先は、自動でスパムとして設定されます。
  4. スパムの連絡先から送信された問い合わせを他の部門と共有していた場合、共有が解除されます。

連絡先をスパムに設定するには:

  1. Zoho Deskのアカウントにサインインします。
  2. 画面上部のメニューで [顧客] タブをクリックします。
  3. スパムに設定したい連絡先をクリックして、詳細ページを開きます。
  4. 画面右上に表示されている (その他)アイコンをクリックします。
  5. 表示されたメニューから、 [スパムに設定する] を選択します。



  6. 確認画面が表示されるので、 [スパムに設定する] をクリックして、操作を確定します。

連絡先のスパム設定を解除するには:

  1. 画面上部のメニューで [顧客] タブをクリックします。
  2. 画面左側のメニューで [すべて一覧] の欄に表示されている[スパムの連絡先]を選択します。
  3. スパム設定を解除したい連絡先をクリックして、詳細ページを開きます。
  4. 連絡先の詳細ページで画面下部にある [スパム設定を解除する] をクリックします。
    確認画面が開きます。



  5. 必要に応じて、 該当の連絡先から受け取った既存の問い合わせについても、スパム設定を解除 する設定を有効にできます。
  6. 確認画面で [OK] をクリックします。
    連絡先のスパム設定が解除されます。

スパムの自動検出 

Zoho Deskのスパムの自動検出機能では、すべての問い合わせについて、スパムに該当する条件を満たしていないかどうかをチェックできます。問い合わせが特定の条件を満たし、スパムの可能性が高いと判断された場合、問い合わせの送信者(連絡先)が自動でスパムとして設定されます。このような問い合わせは、すべて[スパムの問い合わせ]の一覧に移されるため、[問い合わせ]タブには必要なメールのみが残ります。このように、スパムの自動検出機能によって、顧客からの問い合わせの中に不適切な問い合わせが紛れ込むことを防止し、セキュリティを強化できます。
 
初期設定では、スパムの自動検出機能の有効化/無効化は、管理者権限([一般設定の管理]の権限)があるユーザーによってのみ可能です。

スパムの自動検出機能では、スパムの設定対象に関して、以下の3種類のいずれかを選択できます。

  1. 問い合わせのみをスパムに設定する(連絡先はスパムに設定しない):不審な問い合わせのみが、スパムとして設定されます。不審な問い合わせに関連付けられている連絡先はスパムに設定されません。
  2. 問い合わせと連絡先の両方をスパムに設定する不審な問い合わせと、不審な問い合わせに関連付けられている連絡先の両方がスパムとして設定されます。なお、スパムに設定された連絡先から受信する今後のすべての問い合わせは、自動でスパムに設定され、[スパムの問い合わせ]の一覧に追加されます。
  3. 問い合わせと連絡先の両方をスパムに設定する(ただし、正常な問い合わせが1件でも関連付けられている連絡先はスパムとして設定しない)不審な問い合わせと、不審な問い合わせのみに関連付けられている連絡先をスパムに設定します。不審な問い合わせ以外に、正常な問い合わせが1件でも関連付けられている連絡先は、スパムとして設定されません。 

スパムの自動検出機能を有効/無効にするには:

  1. 画面右上の(設定)アイコンをクリックし、[カスタマイズ]の欄にある[一般設定]をクリックします。
  2. 画面左側のメニューで[一般設定]の下に表示されている[連絡先]を選択します。
  3. [スパムの自動検出]の欄にある切り替えボタンをクリックすると、機能を有効/無効にすることができます。
    スパムの設定対象に関する設定を選択します。


Zoho Mailの専用の 迷惑メールフィルター により、連絡先がスパムとして分類される場合があります。そのような場合は、Zoho Deskから問い合わせや連絡先のスパム設定を手動で解除できます。



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