メールテンプレートの管理
効果的なコミュニケーションは企業にとって重要です。Zoho Deskは、顧客や担当者にメール通知を送信する際に使用するメールテンプレートを提供しています。たとえば、標準のメールテンプレートを使用して、顧客の問い合わせを受信した時に顧客にメール通知を送信することができます。
Zoho Deskでは、以下の場合用のメールテンプレートを標準で提供しています。
顧客向け：
- 問い合わせを受信した時
- 問い合わせにユーザーがCCされた時
- 新しい返信を受信した時
- 問い合わせにコメントが追加された時
- 問い合わせからコメントが削除された時
- 問い合わせのコメントが編集された時
- 問い合わせに解決策が追加された時
- 問い合わせが完了になった時
担当者向け：
- 新しい問い合わせを受信した時
- 顧客が問い合わせに返信した時
- 問い合わせが割り当てられた時
- ブループリントの遷移が割り当てられた時
- タスクが割り当てられた時
- 通話が割り当てられた時
- 予定が割り当てられた時
- タスクに関してリマインドする時
- 通話に関してリマインドする時
- 予定に関してリマインドする時
- 問い合わせのタスクを完了した時
- 問い合わせの通話を完了した時
- 問い合わせの予定を完了した時
- 問い合わせにコメントが追加された時
- 問い合わせからコメントが削除された時
- 問い合わせのコメントが編集された時
- 問い合わせへの顧客満足度評価を受信した時
- 記事へのフィードバックを受信した時
- 記事のレビューを受信した時
- レビュアーにレビュー依頼した記事が公開された時
- 自分の記事の有効期限が近付いた時
- 自分の記事の有効期限が切れた時
- 問い合わせのレビュー依頼を受信した時
- 問い合わせがエスカレーションされた時
- ブループリントの状態がエスカレーションされた時
- 問い合わせが自分の部門に移動された時
チーム向け：
- 問い合わせがチームに割り当てられた時
- 顧客がチームの問い合わせに返信した時
- チームの問い合わせにコメントが追加された時
- チームの問い合わせからコメントが削除された時
- チームの問い合わせのコメントが修正された時
- タスクがチームに割り当てられた時
- 通話がチームに割り当てられた時
- 予定がチームに割り当てられた時
- チームの問い合わせのタスクが完了した時
- チームの問い合わせの通話が完了した時
- チームの問い合わせの予定が完了した時
これらの標準のテンプレートは、ビジネス要件に応じてさらにカスタマイズできます。
メモ：
- Zoho Deskの有料プランを利用中の場合のみ、メールテンプレートをカスタマイズできます。
- メールと問い合わせのテンプレートを管理できる権限を持つユーザーのみこの機能にアクセスできます。
メールテンプレートを作成して、顧客や担当者にメールを送信できます。
メールテンプレートを作成するには：
- 画面上部の設定アイコン（
）をクリックします。
- ［設定］ページで、［カスタマイズ］の［メールテンプレート］をクリックします。
- ［メールテンプレート］ページで、部門を選択します。
- ［追加］をクリックします。画面右上の 新しいテンプレートを選択します。
- ［新しいメールテンプレート］ページで、タブの種類をクリックします。
- テンプレート名を入力します。
- フォルダーの選択からテンプレートフォルダーを選択します。
- テンプレートの差出人、件名などの詳細を追加します。
- ［メッセージ］セクションで、各タブの項目を挿入して、メールの本文を作成します。
- ［差し込み項目の挿入］から必要な項目をクリックします。差し込み項目がメッセージに挿入されます。
メールテンプレートの件名に、差し込み項目を入力することもできます。 - メールの文面を確認するには、［プレビュー］をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
メモ：
- メールテンプレートを使用してメールを送信すると、差し込み項目に実際の値が挿入されます。
- テンプレートは32,000文字以下で作成します。
- HTMLコードの挿入を使用して、メールテンプレートに動画を組み込むこともできます。
- メールテンプレートは、タブ別に作成できます。問い合わせ、連絡先といったタブごとにテンプレートを作成できます。
- メールテンプレートは、部門別に作成できます。
メールテンプレートの変更
必要な項目を変更して、既存のメールテンプレートを変更できます。
メールテンプレートを変更するには：
- 画面上部の設定アイコン（
- ［設定］ページで、［カスタマイズ］の［メールテンプレート］をクリックします。
- ［メールテンプレート］ページで、部門を選択します。
- 対象のメールテンプレートの編集アイコン（
）をクリックします。
- ［メールテンプレートの編集］ページで、メールテンプレートの詳細を変更します。
- メールの文面を確認するには、［プレビュー］をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
メールテンプレートの削除
不要なメールテンプレートを削除することもできます。ただし、公開メールテンプレートは削除することはできません。
メールテンプレートを削除するには：
- 画面上部の設定アイコン（
- ［設定］ページで、［カスタマイズ］の［メールテンプレート］をクリックします。
- ［メールテンプレート］ページで、タブを選択します。
- 対応するメールテンプレートの削除アイコン（
）をクリックします。
- ［OK］をクリックして、確定します。
テンプレートフォルダーの作成
メールテンプレートを保存するフォルダーを作成できます。フォルダーごとにアクセス権限を設定することが可能です。新しいフォルダーを作成するときに、アクセス権限を公開/非公開に設定するか、次のように設定できます。
- すべての担当者がアクセスできるフォルダー
- 自分のみがアクセスできるフォルダー
- 指定した担当者のみがアクセスできるフォルダー
オプション3を選択した場合、次の選択肢に応じてアクセスを許可できます：
- チーム
- 役職
- 役職と部下
- 担当者
特定のユーザーのみにアクセスさせたい場合、該当の担当者のみがアクセスできるように設定してください。
テンプレートフォルダーの作成：
- 画面上部の設定アイコン（
- ［設定］ページで、［カスタマイズ］の［メールテンプレート］をクリックします。
- ［メールテンプレート］ページで、タブを選択します。
- 画面上部の［追加］をクリックして、新しいテンプレートフォルダーを選択します。
- ［新しいテンプレートフォルダー］ページで、次の操作を実行します：
- フォルダー名を入力します。
- 詳細の欄に説明文などを入力します。
- ［アクセス権限の詳細］で、適切な権限を設定します。
- ［保存］をクリックします。
フォルダーを編集/削除するには、フォルダー名の横にある編集（）、または、削除（）アイコンをクリックします。
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