操作履歴の確認

操作履歴の確認

日々の業務においては、システムやデータの管理に関するさまざまな操作が行われます。これらの操作は、担当者が手動で行うこともあれば、システムによって自動的に行われることもありますが、いずれの場合についてもどのような操作が行われたかを確認できるようにしておくことが重要です。

業務でZoho Deskを利用する場合、問い合わせに関する操作の他、業務の自動化やユーザーの管理、各種設定に関するさまざまな操作が行われます。場合によっては、これらの操作について、どのような操作がどのユーザーによって行われたか等、操作の履歴を確認する必要が出てきます。

このような場合のため、Zoho Deskでは、操作履歴を確認するための管理機能が用意されています。
具体的には、以下のような内容を確認できます。
  1. 内容
  2. 順序（時系列）
  3. 実行者
  4. 実行日時
何か不明点や問題が発生したときには、これらの内容を確認することで、その背景や要因を確認することが可能です。また、操作履歴は、設定した内容が適切に動作しているかどうかを確認するのにも役立ちます。たとえば、ワークフローの設定において、いずれかの問い合わせのステータスが［再開］になったら担当者に通知するよう設定している場合、該当の担当者に対して意図した形で通知が送信されているかどうかを確認できます。

利用条件 
Info必要な権限
操作履歴を確認できるのは、管理者権限を持つユーザーのみです。
各プランの機能と制限を確認する

操作履歴の確認

操作履歴のページでは、Zoho Deskで同じ組織に所属するユーザーが行った操作が時系列で表示されます。  初期設定では、管理者権限を持つユーザーが操作履歴を確認できます。

操作履歴の表示対象には、データの追加や更新等の操作だけではなく、ワークフロー、ブループリント、割り当てルール等の各種設定に関する操作も含まれます。



操作履歴の一覧で、特定の操作履歴をクリックすると、その操作履歴についての詳細を確認できます。



タブやルールのデータが追加、更新されると、［詳細と設定情報］の欄に操作前と操作後の値が表示されます。たとえば、連絡先の作成時に［Webサイト］の項目を入力せずに、後からこの項目にURLを入力したとします。その場合、［詳細と設定情報］の欄には、更新前の値（未入力／空の値）と更新後の値（後から入力したURL）が表示されます。
操作履歴で確認できる詳細と詳細情報の変更内容は、以下のとおりです。
  1. 部門
  2. 営業時間
  3. 休日リスト
  4. ライセンス
  5. 担当者
  6. 役職
  7. データ共有
  8. タブ
  9. 取引先
  10. 連絡先
  11. カスタムタブ
  12. レイアウト
  13. 項目
  14. ワークフロー
  15. ワークフロー通知
  16. 項目の更新
  17. タスク
  18. カスタム関数
  19. ブループリント
  20. マクロ
  21. 指名割り当てルール
  22. 順繰り（ラウンドロビン）ルール
  23. スキル
  24. エスカレーション（SLA）
  25. 時間基準の処理ルール
  26. サポート契約
  27. スケジュール処理
  28. メールテンプレート
  29. テンプレートフォルダー
  30. 通知ルール
  31. インポート
  32. エクスポート
  33. データのバックアップ
  34. 電話連携
  35. 処理の関連付け
  36. 操作履歴
  37. APIの利用状況に関する通知
Notes
注：
  1. 管理者権限を持つユーザーは、自身が所属していない部門がある場合でも、すべての部門に関する操作履歴を確認できます。
  2. フィルターを用いることで、表示する操作履歴の範囲を絞り込むことも可能です。担当者やワークフローなどを指定すると、特定の担当者／ワークフローによって実行された内容の一覧のみを確認できます。操作の対象、日時、実行者、操作元のIPアドレスなどの情報を確認することが可能です。また、操作の種類（例：追加、更新）や概要（例：項目の追加）について確認することもできます。
  3. 操作履歴は、2年間以上保管されます。
操作ごとに、以下の内容を確認できます。
  1. 実行日時
  2. 実行された操作の詳細
  3. 操作を実行したユーザー名
  4. 操作が行われたデバイスのIPアドレス
  5. 操作が行われた部門
  6. 操作の対象要素（例：タブ、レイアウト、項目、ワークフロー、割り当てルール）
  7. 操作の種類（例：データの追加、編集、削除）
  8. 操作名
  9. 実行された操作の追加の詳細
操作履歴で確認できる操作の種類は、以下のとおりです。
追加
新しいデータの作成
更新
既存のデータの編集
削除
データの削除
エクスポート
Zoho Deskからのデータのエクスポート
ダウンロード
デバイスへのデータファイルのダウンロード
オンライン
メール、電話、チャット、インスタントメッセージなどの各経路での対応ステータスの「オンライン」への変更
オフライン
メール、電話、チャット、インスタントメッセージなどの各経路での対応ステータスの「オフライン」への変更

操作履歴を確認するには
  1. ［設定］→［プライバシーとセキュリティ］→［操作履歴］をクリックします。
  2. 操作履歴が一覧で表示されます。
    なお、初期設定では、操作日時が新しい順に表示されます。

表示対象の操作履歴の抽出

必要に応じてフィルターを用いることで、表示対象の操作履歴を抽出することが可能です。抽出条件として指定可能な内容は以下のとおりです。
  1. 日付（例：今日、過去7日間、特定の範囲）
  2. 実行者（ユーザー名）
  3. 部門
  4. 操作の対象要素（例：タブ、レイアウト、項目、ワークフロー）
  5. 操作の種類（例：追加、更新、削除）
表示対象の操作履歴を抽出するには
  1. ［設定］→［プライバシーとセキュリティ］→［操作履歴］をクリックします。
  2. 上部に表示されているフィルター（ろうと）アイコンをクリックします。
  3. 画面左側に、フィルターの抽出条件として指定できる内容の一覧が表示されます。
    日付、実行者、部門などから、必要な条件を指定します。指定した条件に応じて履歴が抽出されて表示されます。

操作履歴のエクスポート

管理者は、操作履歴のデータをCSVファイルとしてエクスポートできます。エクスポートすることで、データの詳細な分析や確認が可能です。組織のコンプライアンス順守に役立ちます。

操作履歴をエクスポートするには、
  1. ［設定］→［プライバシーとセキュリティ］→［操作履歴］の順に移動します。
  2. 画面右上の［エクスポート］をクリックします。
  3. 以下のいずれかの期間を選択します。
    1. 今日：午前0時から現在までの操作履歴をエクスポートします。
    2. 昨日：前日の操作履歴をエクスポートします。
    3. 今週：現在の週の月曜日から今日までの操作履歴をエクスポートします。
    4. 今月：現在の月の1日から今日まで操作履歴をエクスポートします。
    5. 過去7日間：今日を含む過去7日間の操作履歴をエクスポートします。
    6. 過去30日間：今日を含む過去30日間の操作履歴をエクスポートします。
    7. 過去60日間：今日を含む過去60日間の操作履歴をエクスポートします。
    8. カスタム：期間の開始日と終了日を選択して操作履歴をエクスポートします。
  4. 表示されるポップアップ画面で［ダウンロードする］をクリックします。


Notes
メモ：
  1. 最大30日間分の操作履歴をエクスポート可能です。 
  2. 管理者は1日あたり最大50件の操作履歴をエクスポートできます。
  3. エクスポートの実行は、前回のエクスポートが完了している場合にのみ可能です。
  4. エクスポートが完了すると、管理者にメール通知が送信されます。