タブのデータのエクスポート

タブのデータのエクスポート

Zoho Deskに保存されているデータをエクスポートして、他の外部サービスに取り込むことができます。データ管理を効率よく行うことが可能です。エクスポートしたデータをバックアップとして管理したり、監査目的で使用したりすることもできます。エクスポートしたデータを使用して、外部サービスでレポートを作成してデータを分析することも可能です。

たとえば、組織で使用するデータ分析ツールにZoho Deskからエクスポートしたデータを取り込み、傾向分析やデータ予測を行い、今後の方針や目標を定めることができます。

データのエクスポートとバックアップの違い  

  1. エクスポート：［問い合わせ］、［連絡先］、［取引先］などの各タブに保存されているデータを、CSV形式のファイルとして手動でエクスポートできます。データにフィルターを適用して、特定のデータのみをエクスポートすることも可能です。たとえば、遅延中の問い合わせのうち、先月に商品Xを購入したA社の連絡先からの問い合わせのみを抽出してエクスポートできます。 
  2. バックアップ：メールのスレッド、添付ファイル、問い合わせ、連絡先、商品、ナレッジベースの記事など、Zoho Deskに保存されているデータのバックアップを取得できます。エクスポートとは異なり、バックアップの対象となるタブを個別に選択することはできません。   

利用条件

情報必要な権限
タブのデータをエクスポートするには、データのエクスポート権限が必要です。
各プランの機能と制限を確認する

データのエクスポート

ユーザーは、対象となるタブを選択してCSV形式でデータをエクスポートできます。データをエクスポートするにあたって、エクスポート方法を選択することが可能です。選択できるエクスポート方法は、以下のとおりです。

すべてのデータ

［問い合わせ］、［連絡先］、［取引先］、［タスク］など、選択したタブのすべてのデータをエクスポートできます。

データ一覧に基づくエクスポート

タブ内のデータ一覧に基づいて、データをエクスポートできます。たとえば、特定の担当者によるチェック待ちの問い合わせに関するデータ一覧が作成されている場合、このデータ一覧のデータをエクスポートすることが可能です。問い合わせにフィルターを手動で適用する手間を省くことができます。

条件に基づくエクスポート

特定の条件に基づいて、データをエクスポートできます。複数の条件を適用し、データを抽出することが可能です。たとえば、先月に完了した商品Xに関する問い合わせのうち、製造時の欠陥に関する問い合わせを抽出してエクスポートできます。

エクスポートする項目の選択

タブ内のデータをエクスポートするにあたって、エクスポートの対象としてすべての項目を選択したり、特定の項目を選択したりできます。
  1. すべての項目：タブ内のすべての項目をエクスポートできます。
  2. 特定の項目：エクスポートの対象の項目を選択できます。タブ内のすべてのレイアウトから項目を選択することが可能です。 

日時

データをエクスポートするにあたって、日付の範囲の条件に使用する日時を選択できます。日時と日付の範囲を選択できるのは、［すべてのデータ］を選択した場合のみです。日付の範囲の条件に使用できる日時は、以下のとおりです。
  1. 作成日時
  2. 完了日時
  3. 更新日時
  4. 完了日時

日付の範囲

データをエクスポートするにあたって、対象の日付の範囲を選択できます。
  1. 独自の日付の範囲（カスタム）：範囲の開始日と終了日を選択できます。
  2. 標準の日付の範囲：一覧から標準の日付の範囲を選択できます。
Date range

情報
留意事項
  1. エクスポート用に選択可能なタブ：データをエクスポートするにあたって、選択できるタブは1件のみです。標準タブ、カスタムタブの両方をエクスポートできます。
  2. データのエクスポートは、部門単位で可能です。すべての部門のデータを表示中の場合、エクスポートに関する操作ボタンは表示されません。
  3. 日時：日時の列をエクスポートする際には、設定されているタイムゾーンにかかわらずGMTの形式が適用されます。
  4. データの件数の上限：一度にエクスポートできるデータの件数の上限は、50,000件です。データが50,000件を超える場合は、バックアップを取得してください。
  5. 各タブの制限事項：
    1. ［担当者］タブのデータをエクスポートする場合、すべてのデータが対象となります。データ一覧や条件に基づいてデータをエクスポートすることはできません。
    2. ［記事］タブのデータをエクスポートする場合、条件は指定できません。ただし、データ一覧に基づいてデータをエクスポートすることは可能です。
  6. ブループリントに関するデータ一覧：ブループリントに関するデータ一覧は、一部のみエクスポート可能です。エクスポート可能なデータ一覧は、以下のとおりです。
    1. 有効なブループリントの問い合わせ
    2. すべての遷移
    3. 自分の遷移
    4. 自分のチームの遷移
    5. 未割り当ての遷移
  7. 特定の項目でルックアップ項目を選択する場合、参照先のIDとデータ名をエクスポートできるのは最大5件です。5件を超えるルックアップ項目を選択した場合、参照先のIDのみがエクスポートされます。
  8. エクスポートの取り消し：エクスポートの開始後、操作を取り消すことはできません。

データをエクスポートするには

  1. 画面右上にある部門の選択リストで、対象の部門を選択します。
  2. ［設定］→［データ管理］→［エクスポート］の順に移動し、［新しいエクスポート］をクリックします。
  3. エクスポートのページで、対象のタブを選択します。
  4. 以下のいずれかのエクスポート方法を選択します。
    1. すべてのデータ
    2. データ一覧に基づくエクスポート
    3. 条件に基づくエクスポート
  5. エクスポートするにあたって、［すべての項目］または［特定の項目］のいずれかを選択します。
  6. 対象の期間を選択します。日時を選択するか、日時の範囲（標準またはカスタムの範囲）を指定します。
  7. ［エクスポートする］をクリックします。
Steps to export data from zoho desk

エクスポート履歴へのアクセス

エクスポートを実行すると、エクスポートの履歴ページに移動します。こちらのページでは、これまでに行われたエクスポートの詳細を表形式で確認できます。確認できる内容は、以下のとおりです。
  1. タブ：データがエクスポートされたタブです（例：問い合わせ、連絡先）。
  2. 更新者：エクスポートを実行したユーザーです。
  3. 開始日時：エクスポートが開始された日時です。
  4. ステータス：エクスポートのステータスです。完了、実行中、失敗のステータスがあります。 
  5. エクスポートが失敗する原因として、インターネットへの接続に関するエラーやシステム側での処理に関するエラーが挙げられます。
  6. エクスポートファイル：エクスポートしたファイルです。こちらからダウンロードできます。ダウンロード用リンクの有効期限は7日間です。  
    1. エクスポートが完了すると、エクスポートを実行したユーザーに通知が送信されます。また、Zoho Deskの操作画面にも通知が表示されます。
    2. タブ、ユーザー、日時、ステータスに基づいて、エクスポート履歴にフィルターを適用できます。 
  7. 操作履歴：エクスポート履歴は、操作履歴からも確認できます。