カスタムページレイアウトの追加

サポート対象となる製品やサービスが多岐にわたる場合、問い合わせをすばやく解決するには、それぞれの製品やサービスに関する固有の情報が必要となります。そのため、サポートの受付時に顧客が記入する問い合わせフォームには、たくさんの項目が記載されています。しかし同時に、問い合わせ内容とまったく関係のない項目や項目の多さに戸惑いを覚える顧客も多いでしょう。このような場合、カスタムページレイアウトの機能が役立ちます。

ページレイアウトの機能を活用すると、製品やサービスごとに個別の項目を表示することができます。これにより、顧客と担当者に対して、該当する問い合わせに関連する項目だけを表示することができます。ページレイアウトは問い合わせ以外でも活用できます。取引先、連絡先、活動、製品、工数データにも複数のページレイアウトを追加できます。たとえば、顧客の住所が配送対応の地域内かどうかを確認するために問い合わせフォームに郵便番号を入力する項目を設けたり、保証期間のステータスを確認するために購入日の項目を設けたりするとします。カスタムページレイアウトでは、顧客による問い合わせの種類に応じて特定のページレイアウトを指定することができます。これにより、問い合わせ内容に適したフォームを用いて必要な情報を収集し、すばやく対応することができます。

留意事項

複数のレイアウトを追加する前に覚えておくべき重要なポイントは、以下のとおりです。

カスタムレイアウトを追加できるのは、レイアウトと項目の管理の権限を持つユーザーだけです。
表示設定では、指定したレイアウトをエンドユーザーと担当者両方に表示したり、担当者にのみ表示したりできます。
担当者は、Zoho Deskの操作画面から問い合わせを追加する際に、使用するレイアウトを選択することができます。
複数のレイアウトがユーザーに対して設定されている場合、エンドユーザーは問い合わせ内容に適したレイアウトを選択することができます。
ヘルプセンターでユーザーに対して表示できるカスタムレイアウトは、問い合わせのレイアウトだけです。
取引先、連絡先、商品など、組織で利用するタブに対して有効にできるレイアウトの上限はそれぞれ20件までです。
問い合わせ、活動、工数データに対して、部門ごとに有効にできるレイアウトの上限はそれぞれ20件までです。
契約タブは複数のレイアウトに対応していません。
ステータス、選択リスト、複数選択リスト、必須項目など、問い合わせ内の各項目はレイアウト単位で設定されます。部門単位、組織単位では設定されません。たとえば、ある部門のレイアウトでは上記の項目を必須項目と設定し、別の部門のレイアウトでは任意項目として設定することができます。
ページレイアウトを追加する際は、ユーザーの権限にレイアウトを割り当てる必要があります。担当者は、権限に割り当てられているレイアウトに対してのみ、データを作成することができます。
カスタムレイアウトを作成する際、権限が割り当てられている他の部門の担当者に対して、レイアウトへのアクセスを許可することができます。
部門の各タブには、標準レイアウトが用意されています。この標準レイアウトは、初期設定のレイアウトです。無効にしたり、削除したりすることはできません。
新しいレイアウトを追加したり、部門の初期設定のレイアウトを既存の標準レイアウトや他のレイアウト内から指定したりできます。
レイアウトは、同一部門内または部門間で複製できます。ただし、複製元と複製先のレイアウトは同じタブに使用する必要があります。たとえば、部門Aの問い合わせタブのレイアウトを複製して、部門Bの問い合わせタブに使用することができます。
初期設定では、標準レイアウトがすべてのユーザーの権限に割り当てられます。ユーザーの権限や表示設定を変更することはできません。
標準レイアウトの名前を変更してレイアウトをカスタマイズしたり、標準レイアウトを複製して新しいレイアウトを作成したりできます。
異なるレイアウトを使用する場合の例は、以下のとおりです：

それぞれのレイアウト内の項目数とセクション数が異なる
選択リストの項目の値が、それぞれのレイアウトで異なる
必須項目数が異なる（あるレイアウトでは必須項目として設定し、別の項目では任意項目として設定可能）

新しいレイアウトの追加

設定メニューから新しいレイアウトを追加できます。

新しいレイアウトを追加するには：

上部バーの設定アイコン（）をクリックします。
設定画面から、［カスタマイズ］の欄の［レイアウトと項目］をクリックします。
レイアウトの画面で、一覧から対象のタブと部門（複数存在する場合）を選択します。
最初にページレイアウトの設定画面を開くと、選択したタブごとに初期設定の標準レイアウトが表示されます。
画面右上の［レイアウトの追加］をクリックします。
レイアウトの追加画面で、以下の手順を実施します：
レイアウトの名前、ヘルプセンターでの表示名、説明を入力します。
レイアウトの権限の項目で、レイアウトへのアクセス権を付与するユーザーの権限を選択します。
必要に応じて、［他の部門の権限を持つユーザーに対し、このレイアウトからの問い合わせの送信を許可する］のチェックボックスにチェックを入れます。
必要に応じて、［ヘルプセンターで表示］のチェックボックスにチェックを入れます。
［保存して設定］をクリックします。
レイアウトの編集画面が表示されます。
該当する項目やセクションを用いてレイアウトをカスタマイズします。
項目やセクションを追加したり、並べ替えたり、必須に設定したりできます。また、権限を設定したり、項目内のデータを編集したり、選択リストの値を変更したり、項目を削除したりすることもできます。
［保存］、または［保存して終了］をクリックします。