複数の取引先への連絡先の関連付けの設定

複数の取引先への連絡先の関連付けの設定



問い合わせの送信者が、複数の組織に所属している場合があります。たとえば、コンサルタントとして複数の企業に代わって仕事をしていたり、経営者として複数の企業を経営していたりする場合などです。このような場合、1件の連絡先のデータを複数の取引先に関連付ける必要があります。関連付けることで、顧客と取引先の関係を簡単に把握できます。

複数の取引先に対する連絡先の関連付けの有効化
初期設定では、複数の取引先に対して連絡先を関連付ける機能は無効になっていますが、必要に応じて有効にすることができます。

この機能を有効にするには:
  1. 上部のバーの 設定 アイコン( )をクリックします。
  2. [カスタマイズ] 欄にある [一般設定] をクリックします。
  3. [一般設定] のサブメニューにある [連絡先] をクリックします。



  4. 連絡先の一般設定 画面で、 [複数の取引先に連絡先を関連付ける] を有効にします。
    これで、連絡先を複数の取引先に関連付けることができるようになりました。

留意事項
この機能を有効にした場合、以下の点にご注意ください:
  1. 連絡先の取引先名に表示される取引先は、連絡先の メイン の取引先です。連絡先と取引先に直接的な関係があると識別されます。連絡先に関連付けられている他のすべての取引先は サブ の取引先として設定されます。連絡先とこれらの取引先に間接的な関係があると識別されます。
  2. 連絡先と取引先の直接的な関係は、連絡先のメインの取引先を変更することで削除できます。その場合、別のメインの取引先を設定する必要があります。連絡先と取引先の間接的な関係は、関連付けを解除するだけで削除できます。
  3. 連絡先の作成時に追加した、または関連付けた取引先がメインの取引先になります。1件の取引先を、複数の連絡先のメインの取引先として指定することができます。
  4. すべてのメインの取引先とサブの取引先は、連絡先内の [取引先] タブに表示されます。メインの取引先の関連付け、関連付けの解除、メインの取引先として設定、といった操作は、こちらでのみ可能です。
  5. 連絡先のメインの取引先を変更すると、以前のメインの取引先はサブの取引先として設定されます。
  6. 連絡先にサブの取引先(間接的な関係)を追加する場合、連絡先にメインの取引先を設定する必要があります。サブの取引先だけを登録することはできません。
  7. 問い合わせを送信する 際、連絡先のメインの取引先が取引先名の項目に自動で入力されます。メインの取引先情報で問い合わせを作成したり、メニューから他のサブの取引先情報を選択したりできます。選択した連絡先に取引先が関連付けられている場合、取引先名の項目は入力必須ですのでご注意ください。
  8. 連絡先を編集する 際、取引先名の項目には連絡先に関連付けられているメインの取引先のみ表示されます。
    1. このメインの取引先は、サブの取引先が関連付けられている場合は削除できません。ただし、新しい取引先を入力したり、既存の取引先から選択したりすることで、メインの取引先を指定することができます。
    2. このメインの取引先は、サブの取引先がない場合にのみ削除できます。その場合、連絡先の取引先はなくなります。
  9. 連絡先の[取引先]タブから直接メインの取引先の関連付けを解除することはできません。別の取引先をメインの取引先として設定するなどして、対象の取引先をサブの取引先として設定し、関連付けを解除する必要があります。
  10. 連絡先の一覧の取引先名の項目には、メインの取引先のみ表示されます。その他の既存のサブの取引先は、件数のみ表示されます。たとえば、メインの取引先名が「Falcon Inc」で、連絡先に関連付けられている取引先がさらに5件ある場合、取引先名の項目にはその他の取引先の件数が表示されます。



  11. サブの取引先として連絡先に登録されている 取引先を削除 する場合、この取引先宛てに送信された問い合わせはごみ箱に移動され、連絡先と取引先との関係が削除されます。

連絡先と取引先間の関係の管理
複数の取引先への連絡先の登録機能を有効にした後、連絡先と取引先を関連付けることができます。

I. サブの取引先を連絡先に関連付けるには:
  1. 連絡先タブから、 [取引先] のサブタブをクリックして、取引先を関連付けます。
  2. この説明では、対象の連絡先がすでにメインの取引先に関連付けられていると仮定します。画面上部から [取引先を関連付ける] をクリックします。 
  3. 取引先の一覧から、連絡先に関連付ける取引先をすべて選択します。 
  4. [関連付ける] をクリックします。
    選択した取引先が連絡先のサブの取引先として追加されます。

II. 取引先が登録されていない連絡先にメインの取引先を関連付けるには:
連絡先に取引先が登録されていない場合があります。必要に応じて、そのような連絡先にメインの取引先を関連付けることができます。
  1. 連絡先タブから [取引先] のサブタブをクリックして、メインの取引先を関連付けます。
  2. 画面中部にある [メインの取引先を関連付ける] をクリックします。
    連絡先の編集画面が表示されます。
  3. 連絡先の編集フォームの取引先名の項目で、 新しい 取引先名を入力します。または、一覧から既存の取引先を 選択 します。
  4. [保存] をクリックします。
入力した取引先が連絡先のメインの取引先として追加されます。取引先をクリックして、関連付けられている 連絡先 を確認することもできます。また、該当の取引先がメインの取引先として登録されている他の連絡先情報を確認することもできます。


III. 取引先を連絡先のメインの取引先として設定するには:
連絡先のメインの取引先を変更することで、連絡先と取引先の直接的な関係を削除できます。
  1. 連絡先タブから [取引先] のサブタブをクリックして、メインの取引先を設定します。
  2. 連絡先に関連付けられている取引先の一覧の上にマウスのカーソルを合わせます。
  3. 対象の取引先に表示される [メインの取引先に設定] をクリックします。
変更内容はすぐに反映されます。また、以前のメインの取引先はサブの取引先として設定されます。


IV. 連絡先と取引先の関連付けを解除するには:
連絡先と取引先との関連付けを解除することで、連絡先と取引先間のすべての関係を削除できます。
  1. 連絡先タブから [取引先] のサブタブをクリックして、メインの取引先を設定します。
  2. 連絡先に関連付けられている取引先の一覧の上にマウスのカーソルを合わせます。
  3. 連絡先との関連付けを解除する取引先で、 [関連付けの解除] をクリックします。
    確認画面が表示されます。
  4. 確認画面で、サブの取引先に関連付けられた連絡先の問い合わせに対して行う操作を選択します。
    問い合わせを削除するか、問い合わせを同じ取引先に登録されている別の連絡先に移動します。
    メモ 問い合わせは、関連付けが解除された取引先に関連する連絡先にのみ移動できます。
  5. [関連付けの解除] をクリックします。

取引先名の更新
連絡先や問い合わせのデータを編集して、取引先名を追加/編集/削除すると、関連付けられていた取引先の関連付けが解除されます。また、取引先名の変更を、該当の連絡先に対して今後作成する新しい問い合わせのみに反映するか、既存の問い合わせと新しい問い合わせの両方に反映するかを選択する必要があります。たとえば、連絡先の取引先名を「Zylker」から「Zylker Inc」に変更する場合、今後作成する問い合わせの取引先のみ「Zylker Inc」とするか、既存の問い合わせの取引先も「Zylker Inc」に変更するかを選択できます。

連絡先のインポート
既存の連絡先データを含むCSVファイルを、Zoho Deskにインポートできます。連絡先のインポート時に、既存の問い合わせの取引先名を、CSVファイル内の取引先名で更新するかどうかを選択できます。たとえば、連絡先「A」の取引先名が「X」としてZoho Desk内にすでに登録されていて、インポートするファイル内には連絡先「A」の取引先名が「Y」と記載されている場合、連絡先の既存の問い合わせの取引先名「X」を、ファイル内の取引先名「Y」で更新するかどうかを選択できます。この設定は、重複データの上書きを選択した場合にのみ、選択できます。

問い合わせのインポート
既存の問い合わせデータを、CSVファイルを用いてZoho Deskにインポートできます。問い合わせのインポート時に、問い合わせに関連付けられている取引先を、該当の連絡先のメインの取引先で更新するかどうかを選択できます。さらに、問い合わせに関連付けられている取引先を更新する場合は、既存の問い合わせの連絡先に関連付けられている取引先名を更新するかどうかも選択できます。

メモ:
  1. アーカイブしていない問い合わせのみ、更新されます。
  2. 問い合わせに関連付けられている連絡先に対して、取引先が関連付けられている場合のみ、該当の問い合わせのデータが更新されます。
  3. 連絡先に対する複数の取引先の関連付けの設定を有効にしている場合、インポートしたファイル内の取引先名で既存の取引先名が上書きされます。

取引先に関連付けられている問い合わせの表示
複数の取引先が連絡先に関連付けられている場合、連絡先はヘルプセンターで、自身に関連する取引先に関連付けられている問い合わせをすべて確認できます。 
たとえば、卸売業の柴田さんは3つの取引先(「ユニリーパ」、「ガーキル」、「ビルスパリー」)に所属しています。柴田さんが、3つすべての取引先に関連付けられている問い合わせをすべて表示できるようにするか、1つの取引先「ユニリーパ」に関連付けられている問い合わせのみを表示できるようにするかを選択できます。この設定に基づき、柴田さんは、ヘルプセンターへのログイン時に、表示が許可されている取引先の問い合わせのみ確認できるようになります。

メモ:
  1. 初期設定では、連絡先のメインの取引先に関してのみ、表示が許可されています。
  2. この設定を使用して、問い合わせの表示/非表示を設定できますが、連絡先が自分の取引先のすべての問い合わせを表示できるのは、[設定]で[顧客が、同じ取引先に所属する他のユーザーの問い合わせを確認可能]にする設定を有効にしている場合のみです。

問い合わせを表示または非表示にするには:
  1. 連絡先データから、[取引先]タブをクリックします。
  2. [取引先]タブで、対象の取引先のその他の操作アイコン()をクリックします。
  3. [他の連絡先の問い合わせを表示する]の切り替えスイッチをクリックして、有効にします。
    設定はすぐに反映されます。
また、この設定は、対象の取引先の[連絡先]タブの[連絡先を関連付ける]画面の下でも行えます。


複数の取引先に対する連絡先の関連付けの無効化
連絡先を複数の取引先に関連付けない場合は、連絡先を複数の取引先に関連付ける機能をオフに切り替えます。操作自体は簡単です。以下は、機能を無効する際の留意事項です:
  1. 連絡先に複数の取引先を関連付けることができなくなります。また、連絡先において、関連する取引先のタブは使用できなくなります。
  2. 連絡先と取引先間の関係は、すべて裏側で保持されます。 
  3. 問い合わせの送信フォーム、詳細ビュー、一覧から取引先名の項目が削除されます。
  4. エンドユーザーは、ヘルプセンターで複数の取引先から問い合わせを送信できなくなります。
  5. 問い合わせにおいて取引先によるフィルターを適用できなくなります。




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