マクロの作成と使用

マクロの作成と使用

マクロとは、Zoho Deskの問い合わせに対して、予め設定しておいた処理を半自動でまとめて実行できる機能です。例えば、問い合わせ内でのメールの送信、タスクの作成、特定の項目の値の更新といった操作が可能です。毎日繰り返していたり、頻繁に実行していたりする操作がある場合に便利です。複数の処理を組み合わせて1つのマクロを作成し、問い合わせに対して実行できます。問い合わせに対して必要な処理が複数ある場合に、1つずつ実行する手間を省くことができ、まとめて実行できます。 

以下では、マクロが役立つ利用例を紹介します:
例:あなたは顧客サポート担当者であり、お客様のアプリケーションのバグを報告する顧客からの電話を受けたとします。会話の後、サポートの問い合わせデータを登録し、次の一連の操作を実行します。
  • 顧客に確認メールを送信します。
  • ステータスの項目を「開発に問い合わせ」にします。
  • チーム内の開発者に問題修正を依頼するタスクを作成します。
このような場合、上記のすべての操作を1つのマクロにまとめて実行することができます。

メモ:
  • 自動化の管理権限を持つユーザーのみがこの機能を利用できます。
  • マクロは部門ごとに最大2件(無料プラン)、5件(スタンダードプラン)、15件(プロフェッショナルプラン)、30件(エンタープライズプラン)まで作成できます。
  • 1件のマクロにつき、メールを10件、タスクを10件、特定項目の更新を10件まで設定できます。
  • ワークフローや割り当てルールとは異なり、マクロには処理のみを含められ、条件は含められません。

マクロの作成
顧客サポートやヘルプデスクで他の担当者と共有するマクロを作成できます。
マクロを作成するには:
  1. 画面上部の設定アイコン(をクリックします。
  2. [設定]ページで、[自動化][マクロ]をクリックします。
  3. [マクロのリスト]ページで、右上にある[ルールの作成]をクリックします。
  4. [新しいマクロ]ページで、 マクロの名前詳細情報を入力します。
  5. [次へ]をクリックします。

通知の送信
  1. [処理]の下で、以下の手順を実行します:
    • 追加アイコンをクリックして、通知に対応する選択リストから[新規]を選択します。
    • [新しい通知]画面で、通知名前を入力します。
    • 選択リストからメールテンプレートを選択します。
      マクロの実行時に、選択したメールテンプレートを使用してメールが送信されます。
    • この通知を送信するユーザーを指定します。
      グループ役職役職と部下担当者から選択できます。
    • 他のユーザーに通知する場合は、次のオプションを有効にします。

      • データの担当者: 問い合わせの担当者
      • データの作成者:問い合わせを作成したユーザー
      • 連絡先: 問い合わせを送信した連絡先
      • 追加の受信者:コンマで区切ってメールアドレスを入力します

  2. [保存]をクリックします。
この通知は、既存のマクロまたは新しいマクロと関連付けられます。

タスクの作成
  1. [処理]の下で、以下の手順を実行します:
    • 追加アイコン(をクリックし、タスクに対応する選択リストから[新規]を選択します。
    • [新しいタスク]画面で、件名ステータス優先度担当者期限といったタスクに関連する詳細情報を入力します。
  2. [保存]をクリックします。
マクロの実行時に、設定した担当者にタスクが割り当てられます。このタスクを既存のマクロまたは新しいマクロと関連付けることもできます。

項目の更新
  1. [処理]の下で、以下の手順を実行します:
    • 追加アイコン(をクリックし、項目の更新に対応する選択リストから[新規]をクリックします。
    • [値の割り当ての作成]画面で、値の割り当て処理の名前を入力します。
    • 項目を選択し、その値を入力します。
      マクロが実行されると、指定された値で項目が更新されます。
  2. [保存]をクリックします。
    設定を保存するには、[新しいマクロ]ページで、再度[保存]クリックします。


マクロの無効化
マクロはいつでも有効または無効にできます。マクロを無効にすると、マクロは有効なマクロの一覧から削除され、担当者が使用できなくなります。必要に応じて、マクロを再度有効にできます。
マクロを無効にするには:
  1. 画面上部の設定アイコン(をクリックします。
  2. [設定]ページで、[自動化][マクロ]をクリックします。
  3. [マクロのリスト]ページで、マクロに対応する無効化アイコン()をクリックします。
マクロはすぐに無効になります。マクロを再度有効にするには、[無効のリスト]で、有効化アイコン()をクリックします。


マクロの削除
不要になったマクロは削除できます。マクロを削除すると、マクロは完全に削除され、元に戻せなくなります。
マクロを削除するには:
  1. 画面上部の設定アイコン(をクリックします。
  2. [設定]ページで、[自動化][マクロ]をクリックします。
  3. [マクロのリスト]ページで、マクロに対応する削除アイコンをクリックします。
  4. [OK]をクリックして確定します。






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