Zoho Deskでのスケジュール処理の作成と管理

Zoho Deskでのスケジュール処理の作成と管理



スケジュール処理とは、日時を指定して実行できる自動化処理です。特定の日時、または指定した頻度でカスタム関数を通じて処理を行うように設定することができます。たとえば、スケジュール処理を使用すると、新しい問い合わせやタスクを定期的に作成したり、毎週行われるミーティングのリマインダーを担当者に送信したりできます。

スケジュール処理では、以下のような処理も可能です:
  1. 1日の終わりに、未割り当ての問い合わせを特定の担当者に割り当てる。
  2. 担当者に割り当てられた問い合わせが、事前に設定したしきい値に達した際に担当者に通知する。
  3. オフラインの担当者から対応可能な(オンラインの)担当者に定期的に問い合わせを割り当てる。


メモ:
  1. アカウントで、最大250件の有効なスケジュール処理を作成できます。
  2. 自動化権限を持つユーザーに限り、この機能を利用できます。

スケジュールの作成
以下の4つの簡単な手順で、スケジュール処理を作成できます。
  1. スケジュール名の入力
  2. 実行日時間の選択
  3. スケジュールの頻度の選択
  4. 新しいカスタム関数関連付け、または作成

新しいスケジュール処理を作成するには:
  1. 上部のバーの設定アイコン()をクリックします。
  2. 設定画面から、[自動化]の欄にある[スケジュール処理]をクリックします。
  3. スケジュール処理画面で、画面右上の[新しいスケジュール]をクリックします。
  4. スケジュール処理の追加画面で、以下の手順を実施します:
    1. 実行タイミングの項目をクリックして、関数を実行する日付時間を指定します。



    2. 繰り返し間隔のメニューから、スケジュールの頻度を設定します。



      スケジュールの頻度は、1回(なしを選択)、毎時間、毎日、毎週、毎月、毎年のいずれかから選択できます。

    3. 特定の時間、日、週、月、年と頻度を指定したり、スケジュール処理の終了日を指定したりする場合は、カスタムを選択します。



    4. [関数の関連付け]をクリックして、スケジュール処理に関連付ける関数を選択します。



      [関数の作成]をクリックして、Zoho DeskのDelugeスクリプト編集画面から新しい関数を記述することもできます。
  5. [保存]をクリックします。

カスタム関数の作成
すべてのスケジュール処理に対して、カスタム関数を関連付ける必要があります。Zoho DeskのDelugeスクリプト編集画面から独自のカスタム関数を記述して、定期的に実行するようにスケジュール処理を設定することができます。
Delugeスクリプト - 参照ガイドもご参照ください

メモ:
  1. スケジュール処理のカスタム関数を作成する際、引数として独自の変数を追加することもできます。

スケジュール処理の実行 - 手動
[今すぐ実行]オプションを使用すると、いつでもスケジュール処理の関数を手動で実行できます。この機能では、スケジュール処理に関連付けられた関数をすぐに実行できます。

手動でスケジュール処理を実行するには:
  1. 上部のバーの設定アイコン()をクリックします。
  2. 設定画面から、[自動化]の欄にある[スケジュール処理]をクリックします。
  3. スケジュール処理の画面で、手動で実行するスケジュール処理のその他アイコン()をクリックします。



  4. メニューから[今すぐ実行]を選択します。
スケジュール処理がすぐに実行されます。


メモ
  1. 1日に手動で実行できるスケジュール処理の回数は、2回までです。
  2. 有効なスケジュール処理のみ手動で実行できます。

履歴
実行したスケジュール処理の詳細は、実行の可否に関わらずすべて[履歴]タブに表示されます。履歴にフィルターを適用して、表示するデータを抽出することもできます。たとえば、スケジュール、ステータス、特定の期間で履歴データにフィルターを適用できます。

履歴にアクセスするには:
  1. 上部のバーの設定アイコン()をクリックします。
  2. 設定画面から、[自動化]の欄にある[スケジュール処理]をクリックします。
  3. [スケジュール処理]画面で、[履歴]タブをクリックします。



  4. 過去7日間に実行されたすべてのスケジュール処理に関する履歴内容が、ステータスに関わらず標準で表示されます。
  5. 画面右上のフィルターアイコン()をクリックして、フィルターオプションを開きます。
    スケジュールステータス、特定の期間で履歴データにフィルターを適用できます。
  6. [検索]をクリックして、履歴にフィルターを適用します。


メモ
  1. 特定のスケジュール処理の履歴を確認するには、スケジュール処理のその他アイコン()をクリックして、[履歴の表示]をクリックします。
  2. [閉じる]をクリックすると、適用したフィルターが解除されます。
重要
  1. 複数のスケジュール処理に同じ名前を付けることはできません。
  2. スケジュール処理の開始日に対して、現在の日付から1年後より後の日付を設定することはできません。
  3. 1万行を超える関数のスクリプトは利用できません。
  4. 関数の実行時間は5分以内である必要があります。




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