Zoho Deskでのカスタムレポートの作成

Zoho Deskでのカスタムレポートの作成

その他の関連タブを関連付けて、新しいタブ固有のレポートを作成できます。たとえば、問い合わせタブで、連絡先、取引先、工数などのタブを関連付けて、レポートを作成できます。

レポートの種類
  • 表形式レポート:データをグループ化(小計)せずに、レポートに表示します。遅延の問い合わせリストや、連絡先の総合ビューなどを作成するには、このレポートの種類を使用します。
  • 要約レポート:データをグループ化し、集計して、小計などの要約情報とともに表示します。
  • マトリクスレポート:データを横列、縦列のグリッド上に要約して、表示します(クロス集計)。

レポートの作成
組織の要件に応じた、新しいレポートを作成できます。レポートのカスタマイズは、次の手順を実行します:
  • レポート対象の[タブ]と関連するタブを選択します
  • [レポートの種類](表形式、要約、マトリクスのいずれか)を選択します
  • レポートに表示する[項目]を選択します
  • 項目を[グループ化]します
  • [データ集計]の方法(関数)を選択します
  • 詳細フィルター[条件]を設定します
  • レポートをフォルダーに[保存]します

メモ:
  • スタンダードプランでは、カスタムレポートは最大50件までに制限されます。その他の有料プランでは、作成可能数は無制限です。
  • [レポートとダッシュボード]タブを管理する権限(表示/作成以上)を持つユーザーが、この機能にアクセスできます。
  • [レポートのホーム]ページの[カスタマイズ]リンクをクリックして、必要に応じて、標準レポートをカスタマイズできます。一度カスタマイズして保存すると、元のレポートには戻せません。

手順1:タブと関連するタブの選択
  1. [レポート]タブをクリックします。 
  2. [レポートの概要]ページで、左パネルから[レポート]タブをクリックします。
  3. [レポートのホーム]ページで、[新しいレポートの作成]をクリックします。
  4. [レポートの作成]ページで、 次の手順を実行します: 
    • ドロップダウンリストから、メインのタブを選択します。
    • [関連タブ]リストボックスから、関連タブを選択します。複数のタブを選択することもできます。
      関連タブの項目を使用して条件を設定したり、項目を追加したり、合計に使用する項目を選択したりできます
  5. [続ける]をクリックします。


手順2:レポートの種類の選択
  1. [レポートの作成]ページの[レポートの種類]タブで、次のいずれかのレポートの種類を選択します:


    • 表形式レポート
    • 要約レポート
    • マトリクスレポート
メモ:
  • レポー作成中にいつでも、レポートを[実行]または[保存]できます。
  • [要約レポート]を選択すると、[グループ化]タブで条件を設定できます。
  • [実行]ボタンをクリックすると、レポートの保存を促すメッセージが表示されます。レポートが一時的に作成され、レポートのプレビューが表示されます。
  • [保存]ボタンをクリックすると、レポートが指定したフォルダーに保存されます。


手順3:レポート項目の選択
  1. [レポートの作成]ページで、[項目]タブをクリックします。
  2. レポートに表示する項目を選択するには、次の手順を実行します:
    • 使用可能な項目のリストから、項目を選択します。
    • [追加]をクリックします。
      選択した項目が、[選択した項目]リストボックスに表示されます。
    • [▲][▼]の矢印を使用して、表示順を並べ替えることができます。
    • 項目名を選択し、[削除]アイコン()をクリックします。
  3. レポート項目を選択した後、要約レポートを使用している場合は、[グループ化]タブをクリックします。それ以外の場合は、[データ集計]タブ(手順5を参照)をクリックします。

メモ:
  • [項目]タブには、選択したタブの項目名のみが表示されます。


手順4:レポート項目のグループ化
  1. [レポートの作成]ページで、[グループ化]タブをクリックします。
    このタブは、[レポートの種類]のタブで[要約レポート]を選択した場合にのみ、利用できます。
  2. [グループ化]タブでは、設定したグループ化条件にに基づいて、データをグループ化できます。
  3. 各リストから、[値]を選択します。
  4. [並び替え順]リストから、[昇順]または[降順]を選択します。


手順5:データ集計の方法(関数)の選択
  1. [レポートの作成]ページで、[データ集計]タブをクリックします。
  2. [データ集計]セクションで、必要な集計関数(合計、平均、最小値、最大値)を選択します。



手順6:詳細フィルター条件の設定
  1. [レポートの作成]ページで、[条件]タブをクリックします。
  2. [条件]セクションで、レポートに追加したい条件を選択します。



  3. レポートのカスタマイズが完了したら、次の手順を実行します:
    • [実行]をクリックして、レポートのプレビューを確認します。
    • [保存]をクリックします。
    • [キャンセル]をクリックします。
メモ:
  • 初期設定では、過去30日間のレポートが生成されます。日付範囲を作成するときは、カレンダーで日付を選択するか、事前設定された範囲(例:今日、昨日、今月)のいずれかをクリックします。
  • 最大366日間のレポートを作成できます。


手順7:レポートのフォルダーへの保存
  1. [レポートの作成]ページで、[実行]または[保存]をクリックします。
    注意:レポートを保存するまで実行できませんので注意してください。
  2. [レポートの保存]ダイアログで、次の手順を実行します:
    • [レポート名]を入力します。
    • レポートの[詳細情報]を入力します。
    • レポートを保存するレポートフォルダーを選択します。
  3. [保存]をクリックします。


レポートフォルダーの作成
初期設定では、各レポートはカテゴリー別に保存されています。個人用のフォルダー、または公開するフォルダーを作成し、よく使用するレポートを共通のフォルダーに保存して簡単にアクセスできます。
レポートフォルダーを作成するには:
  1. [レポート]タブをクリックします。 
  2. [レポートの概要]ページで、左パネルから[レポート]タブをクリックします。
  3. [レポートのホーム]ページで、[新しいレポートフォルダーの作成]をクリックします。
  4. [新しいレポートフォルダーの作成]ページで、次の手順を実行します: 
    • [フォルダー名]を入力します。
    • [フォルダーの詳細情報]を入力します。
  5. [アクセス権限設定]を選択します。 
    • 自分のみ:自分のみにフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
    • すべての担当者:すべての担当者にフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
    • 特定の担当者:指定した担当者またはユーザー権限にのみフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
  6. [保存]をクリックします。

メモ:
  • すべてのレポートフォルダーが公開されていますが、フォルダー内のレポートは非公開にすることができます。


レポートの表示
[レポート]タブの標準レポートにアクセスするには、レポートフォルダー(例:「取引先/連絡先レポート」、「商談レポート」など)内の対象のレポート名(例:「取引先/連絡先レポートからの連絡先メーリングリスト」)をクリックします。
レポートを表示するには:
  1. [レポート]タブをクリックします。 
  2. [レポートの概要]ページで、左パネルから[レポート]タブをクリックします。
  3. [レポートのホーム]ページで、対象のレポートグループをクリックします。
  4. 表示されたレポートリストから、対象のレポートのリンクをクリックします。
  5. レポート名、フォルダー詳細、レポート詳細などを変更するには、[編集]のリンクをクリックします。
  6. [レポート]ページでは、次の操作が可能です:
    • エクスポート:レポートデータを、XLS、CSV、PDF形式でエクスポートして、ローカルドライブに保存するには、このオプションを使用します。
    • 名前を付けて保存:新しい名前でレポートを保存するには、このオプションを使用します。特定のデータセットを抽出して、今後の参照用に保存する場合に、このオプションが役立ちます。
    • カスタマイズ:この機能は、レポートの種類、表示する項目、グループ化、レポートのフィルター条件などで、レポートをカスタマイズするために使用します。
    • 更新:ページの内容を更新して、最新のデータを表示するには、このオプションを使用します。
    • 詳細を隠す/詳細の表示:レポートの詳細を隠すには、「詳細を隠す」をクリックします。レポートの詳細参照するには、「詳細の表示」をクリックします。
    • グラフの作成:この機能を使用すると、選択したレポート詳細に基づいて、グラフ(棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ、ファネルグラフなど)を作成できます。
  7. [カスタマイズ]をクリックし、レポートに必要な変更を行います。
  8. [保存]をクリックします。

メモ:
  • 各ページに、最大2,000件までのデータを表示できます。矢印のアイコンをクリックして、次のページを表示できます。 
  • 1度のエクスポートで、1ページ当たり最大2,000件までのデータをエクスポートできます。


レポートの削除
定期的に、不要なレポートを削除できます。削除できるレポートは、自分で作成したレポートのみです。 
レポートを削除するには:
  1. [レポート]タブをクリックします。 
  2. [レポートの概要]ページで、左パネルから[レポート]タブをクリックします。
  3. [レポートのホーム]ページで、削除するレポートの[削除]リンクをクリックします。
    レポートはすぐに削除されます。




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