Microsoft Teams連携の設定

Microsoft Teams連携の設定

Microsoft Teamsは、複数のユーザーが1つの場所(ワークスペース)でコミュニケーションや共同作業を行える、一体型のツールです。チャット、ファイル共有、アプリなど、さまざまな機能を1つのツールで利用できます。Zoho Deskと連携することで、ユーザーはTeamsのワークスペース内から問い合わせに対応することができるようになります。また、Zoho Deskで問い合わせが作成、更新されるたびに、Teams内で通知を受け取ることもできます。

Zoho DeskをTeamsに追加する方法は、以下の2つです:
  • Zoho Deskタブ
  • Zoho Deskコネクター

メモ:
  • Microsoft Teams連携機能は、Zoho Deskの無料プランでは利用できません

Zoho Deskタブ 
Zoho Deskタブは、Microsoft Teamsチャネル内でZoho Deskの問い合わせにアクセスするための専用画面です。また、タブ内で問い合わせについて他の担当者とチャットして、顧客対応を円滑に行うことができます。


Zoho Deskタブでの操作
Zoho Deskタブでは、以下のような操作が可能です:
  • 「ピーク」ビューでの問い合わせの詳細の表示
  • 公開、または非公開のコメント
  • 問い合わせの返信、全員に返信、転送
  • 問い合わせのステータスの更新
  • 担当者、またはチームへの問い合わせの割り当て
  • 問い合わせへのフォロワーやタグの追加
  • 問い合わせの各項目の編集
  • 問い合わせの対応工数の送信

メモ:
  • Zoho Deskポータルに追加されたTeamsユーザーのみが、問い合わせタブにアクセスできます。
  • 権限によっては、Zoho Deskタブでしかこれらの操作を行えない場合があります。

インストール要件
  • Zoho Deskの任意のプラン
  • Microsoft Teamsアカウント

Zoho Deskタブのインストール
タブは、Microsoft Teamsのチャネルからインストールできます。 

Zoho Deskタブをチャネルにインストールするには:
  1. Microsoft 365のMicrosoft Teamsアカウントにログインします。
  2. タブをインストールするチャネルを選択します。
  3. チャネル内の既存のタブの隣にある[+]アイコンをクリックします。



  4. タブの追加画面で、アプリの一覧から[Zoho Desk]を選択します。
  5. Zoho Desk画面で、[Sign in using Zoho](Zohoを使用してサインインする)をクリックします。
  6. 表示されたポップアップ画面でZohoの認証情報を入力し、[サインイン]をクリックします。



  7. 画面が表示されたら、ポータル部門、表示する問い合わせビューを選択します。
  8. [保存]クリックします。



部門とビューの名前をもとに新しいZoho Deskタブが作成されます。タブ内では、Zoho Deskに直接ログインした場合と同じように、問い合わせに対して操作が可能です。


Zoho Deskコネクター 
Zoho Deskコネクターを使用すると、問い合わせの活動に関する通知をMicrosoft Teamsのチャネル内で直接受け取ることができます。通知ではさまざまな情報を確認できるため、迅速に問い合わせに対応できます。

Zoho Deskコネクターのメリット
  • リアルタイムで通知を受けとることができるため、Zoho Desk内の重要な情報を常に把握できます。
  • 部門ごとのチャネルを設定することにより、チャネルごとに通知を受け取るようにすることができます。
  • 通知を詳細に設定することで、不要なチャネルの通知を受け取らないようにすることができます。
  • Zoho Desk内の問い合わせにすばやくアクセスできます。

Zoho Deskコネクターのインストール
コネクターは、Microsoft Teamsのチャネルからインストールできます。
Zoho Deskコネクターをチャネルにインストールするには:
  1. Microsoft 365のMicrosoft Teamsアカウントにログインします。
  2. [チーム]タブに移動して、Zoho Deskと連携するチームチャネルに移動します。
  3. チャネル名の隣にあるその他アイコンをクリックして、メニューからコネクターを選択します。
    新しい画面がポップアップで表示されます。 
  4. 検索ボックスでZoho Deskを検索して、アプリの隣にある[設定]をクリックします。
  5. Zoho Desk画面で、[Sign in using Zoho](Zohoを使用してサインインする)をクリックします。
  6. 表示されたポップアップ画面でZohoの認証情報を入力し、[サインイン]をクリックします。



  7. 画面が表示されたら、以下の手順を実施します:
    • Zoho Deskのポータルを選択します。
    • 通知の受信元となる部門を指定します。
    • 通知の項目の各チェックボックスにチェックを入れて、受け取る通知の種類を指定します。
  8. [保存]クリックします。



問い合わせが更新されると、チャネルを通じてZoho Deskから通知が送信されます。




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