Zoho DeskのBigin連携

Zoho DeskのBigin連携

Biginは、簡単に利用できる顧客や営業データの管理ソフトウェアです。営業に関する業務を円滑に行えるように設計されています。にBiginは、機能が豊富すぎるシステムは不要だが、なんらかの管理の仕組みが必要という方に向いています。表計算シートや他のサービスのアプリケーションによる顧客管理から、次のステップに進みたいユーザーにおすすめです。Zoho DeskのBigin連携により、顧客データベースを常に同期してデータの整合性を維持できます。営業チームとサポートチームが顧客の全体像を把握しやすくなります。
メモ
  1. この連携を設定するには、BiginとZoho Deskの両方管理者である必要があります。

主な機能
Biginと連携すると、以下の機能を利用できます:
  1. 連絡先取引先商品や、それぞれに作成したカスタム項目内のデータを双方向で同期することで、顧客や商品に関する情報をZoho Desk、Biginの両方から管理できます。
  2. 商談メモ活動といったBiginに登録されている顧客情報を、問い合わせの画面で表示できます。
  3. Zoho Deskの連絡先や取引先の画面から、Biginに登録されている顧客情報を表示できます。
  4. 顧客分類モードでの顧客の種類に基づいて、Zoho Deskの問い合わせに優先順位を付けて対応できます。

Bigin連携の設定
Bigin連携の設定は、主に3つの手順に分けられます。

手順1:Bigin連携の設定
Zoho DeskでBigin連携を設定するには、次の手順を実行します。
  1. 管理者アカウントで、Zoho Deskにログインします。
  2. 上部のバーの設定アイコンをクリックします。
  3. 設定画面から、[マーケットプレイス]メニューにある[Zoho]をクリックします。
  4. [Zoho]サービスの一覧画面で[Bigin]をクリックします。
    なお、利用するには、Biginのいずれか有料プランに登録している必要があります。
  5. [Bigin]の画面で、[連携]をクリックします。
    メールアドレスが一致するBiginアカウントが一覧表示されます。
  6. 選択リストから、連携するZoho CRMの組織を選択します。
  7. [認証]をクリックします。
    Biginアカウントが認証されました。手順2に進みます。

手順2:連絡先と取引先の同期
手順2では、同期の種類を選択し、Zoho DeskとBiginの項目同士を関連付けます。スムーズに利用を開始できるよう、標準項目である連絡先タブと取引先タブはあらかじめ関連付けが行われます。

連携を完了するには、次の手順を実行します:
  1. 同期の種類を選択します。初期設定では、双方向の同期が選択されています。必要に応じて、BiginからZoho Deskへの一方向の同期を選択できます。
  2. Zoho Deskの項目と対応するBiginの項目を関連付ける設定を行います。
    選択リストメニューから適切な項目を選択します。
  3. [同期の開始]をクリックします。
    [設定の詳細][編集]をクリックすると、同期の種類や項目の関連付けを編集できます。

手順3:商品の同期
手順3では、商品の同期を設定します。同期の種類、商品を同期する部門を選択し、Zoho DeskとBiginの項目同士を関連付ける必要があります。
商品を同期するには、次の手順を実行します:
  1. [同期の設定]で、[商品][設定]をクリックします。
  2. [商品の同期の設定]画面で、[同期の種類]を選択します。
    初期設定では、双方向の同期が選択されています。必要に応じて、BiginからZoho Deskへの一方向の同期を選択できます。

  3. 選択リストメニューから、商品を同期する[部門]を選択します。
  4. Zoho Deskの項目と対応するBiginの項目を関連付ける設定を行います。
  5. メニューから適切な項目を選択します。
  6. [同期の開始]をクリックします。
    設定の詳細[編集]をクリックすると、同期の種類や項目の関連付けを編集できます。
以上で、Bigin連携の設定が完了します。
メモ
  • 最初の同期の処理中、システムによりデータの一括インポートとエクスポートが実行されます。データのサイズによっては、完了までに時間がかかる場合があります。
  • 過去1年間に作成されたデータのみインポートされ、Zoho DeskアカウントとBiginアカウント間で同期されます。
  • 連絡先と取引先の重複チェックは、主に連絡先のメールアドレスと取引先名に基づいて行われます。
  • 商品の重複チェックは、商品名に基づいて行われます。
  • メールアドレスの登録の有無にかかわらず、すべての連絡先が同期されます。
  • Zoho Desk、またはBiginのいずれかでデータを作成、更新、削除、一括更新すると、同期が開始されます。

削除の設定
外部サービスで同期中のデータが削除された場合に、Zoho Deskから該当のデータを削除するか保持するかを選択できます。これにより、同期の処理がスムーズになり、テストデータなどの不要なデータがサービス間で同期されるのを防げます。

削除の設定を行うには:
  1. [設定][マーケットプレイス][Zoho][Bigin]の順に移動します。
  2. [設定の詳細]タブの[各種設定]で、Biginの取引先/連絡先を削除したときに、Deskで対応する取引先/連絡先を削除しない、または削除するのいずれかを選択します。

設定可能な選択肢とその内容は、次のとおりです:

Zoho Biginのデータを削除したとき:
  1. [Deskで対応するデータを常に削除する]:該当のデータと関連リストが削除され、ごみ箱に移動します。
  2. [Deskで関連データがない場合にのみデータを削除する]:関連リストがない場合にのみ、該当のデータが削除され、ごみ箱に移動します。関連リストがある場合、データ間の関連付けが解除されます。
  3. [Deskで対応するデータを削除しない]:データ間の関連付けが解除されます。データは削除されません。

Zoho Deskのデータを削除したとき:
  1. [Biginで対応するデータを常に削除する]:該当のデータと関連リストが削除され、ごみ箱に移動します。
  2. [Biginで対応するデータを削除しない]:データ間の関連付けが解除されます。データは削除されません。

関連リストとは
関連リストとは、Zoho Desk内の[連絡先]、[取引先]、[商品]タブ内のデータに関連付けられているデータです。各タブの関連リストは、次のとおりです。
  1. 連絡先:問い合わせ、工数の記録、活動、添付ファイル
  2. 取引先:問い合わせ、連絡先、サポート契約、添付ファイル
  3. 商品:添付ファイル

権限の設定
管理者は、Zoho Deskのそれぞれの権限を設定することで、Biginの連絡先や取引先などに関する権限を付与したり、削除したりすることができます。たとえば、制限付き担当者に対して商談情報の表示を制限する場合、商談の権限を無効にすることができます。これにより、制限付き担当者の権限が付与されている担当者は、Biginの連絡先情報、メモ、活動情報を表示できますが、商談情報を表示することはできません。

権限を設定するには:
  1. [設定] > [マーケットプレイス] > [Zoho] > [Bigin]の順に移動します。
  2. Bigin連携の画面で、[権限]をクリックします。
  3. [権限]タブで、以下の操作を実施します:
    • Bigin連携を非表示にするには、表示のチェックボックス()からチェックを外します。
    • 取引先、または連絡先の切り替えボタンをクリックします。この切り替えボタンでは、それぞれの項目に関して付与する権限を有効または無効にできます。
    • アクセス権限のリンク(すべてのアクセスまたは制限付きアクセス)をクリックして、以下の項目へのアクセスを許可、または拒否します:
      • 連絡先/取引先情報
      • 商談
      • メモ
      • 活動(通話、予定、タスクを個別に選択または選択解除)

同期の履歴の表示
Zoho Deskアカウント内での活動の履歴の記録は、さまざまな場面で役立ちます。問い合わせがいつ編集されたか、誰が追加したかを確認できます。同様に、同期の履歴は、いつどのような種類のデータがインポートされたかを確認するのに役立ちます。Zoho Deskの同期の履歴では、過去7日間に同期されたデータを詳細に確認できます。

同期の履歴では、以下の詳細を確認できます:
  • 同期日
  • 同期の対象(DeskからBiginへ、またはその逆)
  • インポートされたデータの種類(連絡先、または取引先)
  • 追加、更新、失敗したデータ数の詳細

同期の履歴を表示するには:
  1. [設定] > [マーケットプレイス] > [Zoho] > [Bigin]の順に移動します。
  2. [Bigin連携]の画面で、[同期の履歴]をクリックします。

失敗履歴の表示
失敗履歴では、Zoho Deskで失敗した同期処理の詳細が時系列で表示されます。失敗履歴により、同期処理の失敗の原因を特定できます。また、その処理に関連付けられたデータを特定するのにも役立ちます。以下の表は、一般的なエラーメッセージと同期処理の失敗の原因です:

エラーメッセージ
説明
Bigin IDがすでに別のサポート項目と関連付けされています
データが重複しているようです。元の項目が、もう一方のデータベースの対応する項目とすでに関連付けられています。
テキストの値が整数の項目に設定されています
DeskとBiginの項目関連付けで、テキストの種類の項目が整数の項目に間違って関連付けられています。
必須項目がありません(非常にまれ)
連絡先や取引先に必要な必須項目が関連付けされていない可能性があります。
パラメーターがありません(非常にまれ)
システムでの処理中にAPIパラメーターが欠落した場合に発生します。
APIのパラメーター、またはパラメーターの値が正しくありません(非常にまれ)
間違ったAPIパラメーターが呼び出された場合、またはシステムでの処理中にパラメーターの値が正しくない場合に発生します。

失敗履歴を表示するには:
  1. [設定] > [マーケットプレイス] > [Zoho] > [Bigin]の順に移動します。
  2. Bigin連携の画面で、[失敗履歴]をクリックします。
  3. [失敗履歴]のセクションでデータの種類をクリックして、詳細を表示します。
同期に失敗した個々のデータが表示されます。データには、失敗時間とその原因が表示されます。[再試行]をクリックすると、データを再度同期できます。


同期の一時停止と再開
Zoho Deskでは、必要に応じて同期を一時停止してから再開することができます。

有効な同期を一時停止するには:
  1. [設定] > [マーケットプレイス] > [Zoho] > [Bigin]の順に移動します。
  2. Bigin連携の画面で、[同期の一時停止]をクリックします。
データの同期が一時停止します。この間、Zoho DeskアカウントとBiginアカウント間でデータの交換や更新は行われません。準備ができたら、こちらに戻って同期を再開できます。


連携の削除
Bigin連携はいつでも削除できます。削除すると以下の影響があります:
  • 削除後、BiginとZoho Desk間でデータ同期が行われなくなります。
  • Biginの顧客情報を表示できなくなります。
  • 問い合わせに対して、顧客分類モードでの顧客の種類に基づいて回答できなくなります。

Bigin連携を削除するには:
  1. 上部のバーの設定アイコン()をクリックします。
  2. 設定画面から、[マーケットプレイス]の下の[Zoho]をクリックします。
  3. Zohoサービスの一覧画面で、[Bigin]をクリックします。
  4. [連携]画面の右上にあるその他の操作アイコン()をクリックします。
  5. メニューから[連携の削除]をクリックします。
  6. 確認画面で、[削除]をクリックします。
Zoho Deskから、Bigin連携が削除されます。





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