ユーザーグループの追加、管理

ユーザーグループの追加、管理

ユーザーグループとは、ヘルプセンターにおけるエンドユーザー(ヘルプセンターを使用する顧客)の集まりです。通常、地域や商品といった特定の属性をもとにグループを作成します。グループに対して、付与するアクセス権限を選択することができます。権限に応じて、グループに所属するエンドユーザーが、ナレッジベースやコミュニティなどのヘルプセンターのコンテンツにアクセスすることができます。たとえば、すべてのエンドユーザーを含むグループを追加し、ナレッジベースやコミュニティの特定のカテゴリーへのアクセス権限を付与することができます。非公開のドキュメントや特定のユーザー向けのフォーラムがあり、特定のエンドユーザーだけを含むグループに対してのみアクセス権限を付与したい場合にとても役立ちます。


メリット

エンドユーザーをグループ化することのメリットは、以下のとおりです。
  1. ナレッジベースの記事への詳細なアクセス権限を、グループ単位で柔軟に設定することができます。これにより、特定のグループに対してのみ記事を公開したり、非公開にしたりできます。
  2. 特定のグループのユーザーだけが参加できる、非公開のオンラインコミュニティを構築できます。
  3. グループのユーザーに適切なラベルを関連付けることで、コミュニティでユーザーを分類したり、識別したりすることができます。
  1. ユーザーグループ機能は、無料プランでは利用できません
  2. ユーザーグループ機能は、新しいテーマが適用されたヘルプセンターでのみ利用できます詳細はこちら)。
  3. ヘルプセンターごとに、最大200件までグループを追加できます。
  4. 各グループに対して、最大2000人までエンドユーザーを関連付けることができます。
  5. 各ナレッジベース、コミュニティのフォルダーごとに、最大30件までグループを追加できます。


グループの追加

グループは簡単に追加できます。主な手順は2つあります。最初に、作成するグループ名を入力し、グループのロゴをアップロードします。次に、エンドユーザーをグループに追加します。以下の手順でグループを追加できます:
  1. 上部のバーの設定アイコン()をクリックします。
  2. [チャネル]にあるヘルプセンターをクリックします。
  3. グループを追加するヘルプセンターを選択します。
  4. [ヘルプセンター]サブメニューからユーザーグループを選択します。
  5. ユーザーグループ画面で、[グループの追加]をクリックします。



  6. [各種設定]タブで、以下の手順を実施します:
    1. グループの表示画像をアップロードします。
      メモ:1MB未満のJPG、PNG、GIF形式の画像ファイルのみアップロードできます。
    2. グループの名前を入力します。
    3. グループに関する簡単な説明入力します。
    4. [保存]をクリックします。



  7. [ユーザー]タブで、以下の手順を実施します:
    1. 画面右上にある[ユーザーの追加]をクリックします。
      画面の右側に
      [ユーザーの追加]パネルが表示されます。
    2. このグループに追加するエンドユーザーを選択します。
      ユーザーを検索することもできます。
    3. [追加]をクリックします。

  8. グループが作成されます。


各グループに表示されるその他アイコン()をクリックして、[編集]をクリックすると、グループの各項目を変更できます。また、[削除]をクリックすると、グループを削除できます。

設定にあるユーザーのプロフィール画面から、ユーザーをグループに関連付けることもできます(詳細はこちら

グループからのユーザーの削除

[ユーザー]タブのグループの詳細画面から、グループに登録したエンドユーザーを削除できます。
グループからユーザーを削除するには:
  1. ユーザーグループの画面で、対象のグループをクリックして詳細を表示します。
  2. グループの詳細画面で[ユーザー]タブをクリックします。
  3. ユーザーの画面で、グループから削除するユーザーを選択します。
  4. 画面上部の[削除]をクリックします。
  5. 確認画面で[削除]をクリックします。


グループ単位での記事へのアクセス権の設定

グループの作成後、グループに対してナレッジベース、カテゴリー、セクション、サブセクションへのアクセス権限を付与することができます。これにより、該当のグループに属するエンドユーザーだけが、それらの記事にアクセスできるようにします。

カテゴリーに対してアクセス権を設定するには(カテゴリー単位):
  1. [ナレッジベース]タブをクリックします。
  2. 画面左側の[管理]をクリックします。
  3. [アクセス設定]画面で、[並べ替え]タブをクリックします。
  4. グループに表示するカテゴリーにマウスのカーソルを合わせて、編集アイコン()をクリックします。
  5. カテゴリーの編集画面で、[表示設定]のメニューからグループを選択します。
    メモ:初期設定では、表示権限には[なし]が設定されています。



  6. カテゴリーに関連付けるグループを選択します。
  7. [追加]をクリックして、[更新]をクリックします。
カテゴリーにある記事単位で権限を付与する場合は、[登録ユーザー]を選択します。カテゴリー単位で権限を付与する場合、カテゴリーの記事はグループに属するエンドユーザーにのみ表示されるようになります。

セクション、またはサブセクションに対してアクセス件に設定するには(子レベル):
  1. [ナレッジベース]タブをクリックします。
  2. 画面左側から[管理]をクリックします。
  3. [アクセス設定]画面で、[並べ替え]タブをクリックします。
  4. 対象のカテゴリーをクリックして、セクションに移動します。
  5. 対象のセクション、またはサブセクションのその他アイコン()をクリックして、編集ボタンをクリックします。
  6. セクションの編集画面で、[表示権限]のメニューからグループを選択します。
    メモ:初期設定では、表示権限にはなしが設定されています。



  7. セクションに関連付けるグループを選択します。
  8. [追加]をクリックして、[更新]をクリックします。
セクションにある記事単位で権限を付与する場合は、[登録ユーザー]を選択します。カテゴリー単位で権限を付与する場合、カテゴリーの記事はグループに属するエンドユーザーにのみ表示されるようになります。

表示権限をグループからなしに設定した場合、フォルダーにある記事単位に対して設定したアクセス権は元に戻りません。

グループ単位でのコミュニティへのアクセス権の設定

グループの作成後、グループに対してコミュニティのカテゴリーへのアクセス権限を付与することができます。これにより、該当のグループに属するエンドユーザーだけが、カテゴリー内のフォーラムへの投稿にアクセスできるようにします。ナレッジベースとは異なり、グループを追加できるのは最上位のカテゴリーのみです。カテゴリー内の個々のフォーラムには追加できないのでご注意ください。

コミュニティのカテゴリーに対してアクセス権を設定するには(カテゴリー単位):
  1. 上部のバーの設定アイコン()をクリックします。
  2. [チャネル]の欄にある[コミュニティ]をクリックします。
    カテゴリー画面に移動します。
  3. グループに表示するカテゴリーにマウスのカーソルを合わせて、編集アイコン()をクリックします。
  4. カテゴリーの編集画面で、[表示権限]のドロップダウンメニューから[非公開]を選択します。



  5. [+ グループの追加]をクリックして、カテゴリーに関連付けるグループを選択します。
  6. [保存]をクリックします。
    メモグループに属していないカテゴリーの既存のフォロワーは、すべて削除されます。
  7. 確認画面で[OK]をクリックします。
このカテゴリーのトピックと、カテゴリーに関連するフォーラムは、指定したグループにのみ表示されます。

グループユーザーへのラベルの関連付け

グループユーザーにラベルを関連付けることができます。ユーザーは、自分に割り当てられたラベルをコミュニティで確認することができます(詳細はこちら
ラベルを関連付けるには:
  1. 上部のバーの設定アイコン()をクリックします。
  2. [チャネル]メニューにあるヘルプセンターをクリックします。
  3. ラベルを関連付けるヘルプセンターを選択します。
  4. 左パネルからユーザーグループを選択します。
  5. ユーザーグループの一覧の画面で、対象のグループをクリックして詳細を表示します。
  6. グループの詳細画面で[ユーザー]タブをクリックします
  7. ユーザーの画面で、ラベルに関連付けるユーザーを選択します。
  8. [ラベルの関連付け]をクリックします。
  9. ラベルの一覧から、ユーザーに関連付けるラベルを選択します。
    メモ:一度に最大5件までラベルを関連付けることができます。
  10. [関連付ける]をクリックします。





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