Zoho Deskでのカスタムレポートの作成

Zoho Deskでのカスタムレポートの作成

あるタブと他のタブを関連付けて、レポートを作成できます。たとえば、問い合わせタブで、連絡先、取引先、工数などのタブを関連付けて、レポートを作成できます。

レポートの種類

  • 表形式レポート :データをグループ化(小計)せずに、レポートに表示します。遅延の問い合わせリストや、連絡先の総合ビューなどを作成するには、このレポートの種類を使用します。
  • 要約レポート :データをグループ化し、集計して、小計などの要約情報とともに表示します。
  • マトリクスレポート :データを横列、縦列のグリッド上に要約して、表示します(クロス集計)。

レポートの作成

組織の要件に応じた、新しいレポートを作成できます。レポートのカスタマイズは、次の手順を実行します:
  • レポート対象の [タブ] と関連するタブを選択します
  • [レポートの種類] (表形式、要約、マトリクスのいずれか)を選択します
  • レポートに表示する [項目] を選択します。 マトリクス形式の場合、項目は3個まで選択できます
  • 項目を [グループ化] します。要約形式またはマトリクス形式の場合は、グループを1~2個選択します。
  • [データ集計] の方法(関数)を選択します
  • 詳細フィルター [条件] を設定します
  • レポートをフォルダーに [保存] します
メモ:
  1. スタンダードプラン では、カスタムレポートは最大50件までに制限されます。その他の有料プランでは、作成可能数は無制限です。
  2. [レポートとダッシュボード] タブを管理する 権限 (表示/作成以上)を持つユーザーが、この機能にアクセスできます。
  3. [レポートのホーム]ページの[カスタマイズ]リンクをクリックして、必要に応じて、標準レポートをカスタマイズできます。一度カスタマイズして保存すると、元のレポートには戻せません。

手順1:タブと関連するタブの選択
  1. [分析] タブをクリックします。 
  2. [分析の概要] ページで、左パネルから [レポート] タブをクリックします。
  3. [レポートのホーム] ページで、 [新しいレポートの作成] をクリックします。
  4. [レポートの作成] ページで、 次の手順を実行します: 
    • ドロップダウンリストから、メインのタブを選択します。
    • [関連タブ] リストボックスから、 関連タブを選択します。複数のタブを選択することもできます。
      関連タブの項目を使用して条件を設定したり、項目を追加したり、合計に使用する項目を選択したりできます
  5. [続ける] をクリックします。


手順2:レポートの種類の選択
  1. [レポートの作成]ページの [レポートの種類] タブで、次のいずれかのレポートの種類を選択します:


    • 表形式レポート
    • 要約レポート
    • マトリクスレポート

メモ:
  • レポー作成中にいつでも、レポートを [実行] または [保存] できます。
  • [要約レポート] を選択すると、 [グループ化] タブで条件を設定できます。
  • [実行] ボタンをクリックすると、レポートの保存を促すメッセージが表示されます。レポートが一時的に作成され、レポートのプレビューが表示されます。
  • [保存] ボタンをクリックすると、レポートが指定したフォルダーに保存されます。


手順3:レポート項目の選択
  1. [レポートの作成] ページで、 [項目] タブをクリックします。
  2. レポートに表示する項目を選択するには、次の手順を実行します:
    • 使用可能な項目 のリストから、項目を選択します。
    • [追加] をクリックします。
      選択した項目が、 [選択した項目] リストボックスに表示されます。
    • [▲] [▼] の矢印を使用して、表示順を並べ替えることができます。
    • 項目名を選択し、 [削除] アイコン()をクリックします。
  3. レポート項目を選択した後、要約レポートを使用している場合は、 [グループ化] タブをクリックします。それ以外の場合は、 [データ集計] タブ(手順5を参照)をクリックします。

メモ:
  • [項目]タブには、選択したタブの項目名のみが表示されます。


手順4:レポート項目のグループ化
  1. [レポートの作成] ページで、 [グループ化] タブをクリックします。
    このタブは、 [レポートの種類] のタブで [要約レポート] を選択した場合にのみ、利用できます。
  2. [グループ化] タブでは、設定したグループ化条件にに基づいて、データをグループ化できます。
  3. 各リストから、 [値] を選択します。
  4. [並び替え順]リストから、 [昇順] または [降順] を選択します。


手順5:データ集計の方法(関数)の選択
  1. [レポートの作成] ページで、 [データ集計] タブをクリックします。
  2. [データ集計] セクションで、必要な集計関数( 合計、平均、最小値、最大値 )を選択します。



手順6:詳細フィルター条件の設定
  1. [レポートの作成] ページで、 [条件] タブをクリックします。
  2. [条件] セクションで、レポートに追加したい条件を選択します。



  3. レポートのカスタマイズが完了したら、次の手順を実行します:
    • [実行] をクリックして、レポートのプレビューを確認します。
    • [保存] をクリックします。
    • [キャンセル] をクリックします。
メモ:
  • 初期設定では、 過去30日間 のレポートが生成されます。日付範囲を作成するときは、カレンダーで日付を選択するか、事前設定された範囲(例:今日、昨日、今月)のいずれかをクリックします。
  • 最大 365日間 についてのレポートを作成できます。
  • 要約レポートでは、日付または日時の項目をグループ化できます。グループ化は、時間、日付、曜日、週、月、年と月、四半期、年ごとに行うことが可能です。 

  • 固定のレポートは、定期的に作成されるように予約を設定することができます。 

  • レポートの詳細ページでは、レポートに含まれるデータの合計を表示できます。 



手順7:レポートのフォルダーへの保存
  1. [レポートの作成] ページで、[実行]または[保存]をクリックします。
    注意 :レポートを保存するまで実行できませんので注意してください。
  2. [レポートの保存] ダイアログで、次の手順を実行します:
    • [レポート名] を入力します。
    • レポートの [詳細情報] を入力します。
    • レポートを保存する レポートフォルダー を選択します。
  3. [保存] をクリックします。


レポートフォルダーの作成

初期設定では、各レポートはカテゴリー別に保存されています。個人用のフォルダー、または公開するフォルダーを作成し、よく使用するレポートを共通のフォルダーに保存して簡単にアクセスできます。

レポートフォルダーを作成するには:
  1. [分析] タブをクリックします。 
  2. [分析の概要] ページで、左パネルから [レポート] タブをクリックします。
  3. [レポートのホーム] ページで、 [新しいレポートフォルダーの作成] をクリックします。
  4. [新しいレポートフォルダーの作成] ページで、次の手順を実行します: 
    • [フォルダー名] を入力します。
    • [フォルダーの詳細情報] を入力します。
  5. [アクセス権限設定] を選択します。 
    • 自分のみ: 自分のみにフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
    • すべての担当者: すべての担当者にフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
    • 特定の担当者: 指定した担当者またはユーザー権限にのみフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
  6. [保存] をクリックします。
メモ:
  • すべてのレポートフォルダーが公開されていますが、フォルダー内のレポートは非公開にすることができます。


レポートの表示

[レポート]タブの標準レポートにアクセスするには、レポートフォルダー(例:「取引先/連絡先レポート」、「商談レポート」など)内の対象のレポート名(例:「取引先/連絡先レポートからの連絡先メーリングリスト」)をクリックします。

レポートを表示するには:
  1. [分析] タブをクリックします。 
  2. [分析の概要] ページで、左パネルから [レポート] タブをクリックします。
  3. [レポートのホーム] ページで、対象のレポートグループをクリックします。
  4. 表示されたレポートリストから、対象のレポートのリンクをクリックします。
  5. レポート名、フォルダー詳細、レポート詳細などを変更するには、 [編集] のリンクをクリックします。
  6. [レポート] ページでは、次の操作が可能です:
    • エクスポート: レポートデータを、XLS、CSV、PDF形式でエクスポートして、ローカルドライブに保存するには、このオプションを使用します。
    • 名前を付けて保存: 新しい名前でレポートを保存するには、このオプションを使用します。特定のデータセットを抽出して、今後の参照用に保存する場合に、このオプションが役立ちます。
    • カスタマイズ: この機能は、レポートの種類、表示する項目、グループ化、レポートのフィルター条件などで、レポートをカスタマイズするために使用します。
    • 更新: ページの内容を更新して、最新のデータを表示するには、このオプションを使用します。
    • 詳細を隠す/詳細の表示: レポートの詳細を隠すには、「詳細を隠す」をクリックします。レポートの詳細参照するには、「詳細の表示」をクリックします。
    • グラフの作成: この機能を使用すると、選択したレポート詳細に基づいて、グラフ(棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ、ファネルグラフなど)を作成できます。
  7. [カスタマイズ] をクリックし、レポートに必要な変更を行います。
  8. [保存] をクリックします。
メモ:
  • 各ページに、最大2,000件までのデータを表示できます。矢印のアイコンをクリックして、次のページを表示できます。 
  • 1度のエクスポートで、1ページ当たり最大2,000件までのデータをエクスポートできます。


レポートの削除

定期的に、不要なレポートを削除できます。削除できるレポートは、自分で作成したレポートのみです。 

レポートを削除するには:
  1. [分析] タブをクリックします。 
  2. [分析の概要] ページで、左パネルから [レポート] タブをクリックします。
  3. [レポートのホーム] ページで、削除するレポートの [削除] リンクをクリックします。
    レポートはすぐに削除されます。

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