インスタントメッセージの定型メッセージの作成と管理
定型メッセージは、顧客からのよくある質問や問い合わせに対して使用できる返信メッセージです。事前に内容を作成し、組織で共有することができます。定型メッセージを使用することで、顧客からの質問や問い合わせにすぐに対応することが可能です。担当者は、毎回同じ返信内容を手動で入力する手間を省くことができます。また、顧客への対応をすばやく行い、返信時間を短縮することが可能です。定型メッセージの主な使用例は、以下のとおりです：
- 簡単な挨拶文
- よくある質問に対する返信
- データの収集
メモ ：
- こちらで追加した定型メッセージは、Zoho Deskに対応しているすべてのインスタントメッセージサービスで使用できます。
定型メッセージの作成
管理者は、定型メッセージを作成できます。担当者は、管理者が作成した定型メッセージをチャットでの問い合わせの対応時に使用することが可能です。
定型メッセージを作成するには：
定型メッセージを作成するには：
- 管理者権限を持つユーザーアカウントで、Zoho Deskに ログイン します。
- 画面右上の 設定 アイコン（
）をクリックします。
- ［経路］ の欄で ［インスタントメッセージ］ をクリックします。
- 画面左側の ［インスタントメッセージ］ のサブメニューにある ［定型メッセージ］ をクリックします。
- 画面上部のドロップダウンから 部門 を選択します。
選択した部門で定型メッセージが作成されます。 - 画面右上の ［定型メッセージを作成する］ をクリックします。
- 定型メッセージの作成 画面で、次の操作を実施します：
- 定型メッセージの 名前 を入力します。
- 定型メッセージを検索するための タグ を入力します。
- メッセージ の本文を入力します。メッセージには 差し込み項目 や 絵文字 も入力できます。
メモ ： メッセージは 1,600 文字以下にしてください。 - メッセージの入力欄で 「$」 キーを押すと、差し込み項目の選択メニューが表示されます。
- 入力欄の右上にある 絵文字 アイコン（
）をクリックすると、メッセージに絵文字を挿入できます。
- ［保存］ をクリックします。
定型メッセージの編集
質問や問い合わせの返信としてより適した内容になるように、定型メッセージを編集できます。
定型メッセージを編集するには：
定型メッセージを編集するには：
- 管理者権限を持つユーザーアカウントで、Zoho Deskに ログイン します。
- 画面右上の 設定 アイコン（
- ［経路］ の欄で ［インスタントメッセージ］ をクリックします。
- 画面左側の ［インスタントメッセージ］ のサブメニューにある ［定型メッセージ］ をクリックします。
- 画面上部のドロップダウンから、編集する定型メッセージが保存されている 部門 を選択します。
部門に追加されている定型メッセージの一覧が表示されます。
- 対象の定型メッセージにマウスのカーソルを合わせて その他 アイコン（
）をクリックし、 ［メッセージを編集する］ を選択します。
- 定型メッセージの内容を変更します。
- ［保存］ をクリックします。
定型メッセージの削除
使用しなくなった場合、定型メッセージを削除できます。
定型メッセージを削除するには：
定型メッセージを削除するには：
- 管理者権限を持つユーザーアカウントで、Zoho Deskに ログイン します。
- 画面右上の 設定 アイコン（
- ［経路］ の欄で ［インスタントメッセージ］ をクリックします。
- 画面左側の ［インスタントメッセージ］ のサブメニューにある ［定型メッセージ］ をクリックします。
- 画面上部のドロップダウンから、削除する定型メッセージが保存されている 部門 を選択します。
部門に追加されている定型メッセージの一覧が表示されます。 - 対象の定型メッセージにマウスのカーソルを合わせて その他 アイコン（
- 確認画面で、 ［はい、削除します］ をクリックします。
定型メッセージの検索
定型メッセージを検索するには、画面右上の検索欄に タグ を入力します。該当のタグが関連付けられている定型メッセージの一覧が表示されます。
定型メッセージに関するよくある質問
作成した定型メッセージが見つかりません。どこから確認できますか？
作成した定型メッセージは部門ごとに保存されます。特定の部門で定型メッセージを作成した場合、画面上部のドロップダウンから該当の部門を選択すると、その部門で作成した定型メッセージの一覧が表示されます。その他の部門を選択しても、該当の定型メッセージは一覧に表示されません。
担当者専用の定型メッセージを作成できますか？
Zoho Deskで作成した定型メッセージは組織全体に共有されます。部門専用の定型メッセージを作成することはできますが、特定の担当者専用の定型メッセージを作成することはできません。
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