自動返信機能の有効化

顧客はなぜ離れていくのか

想像してみましょう。ある顧客は、インスタントメッセージのアプリで問い合わせを行ったにもかかわらず、サポート担当者からは何日間も音沙汰がありません。顧客は当然、不満を抱くようになります。一度このようなことがあると、離れて行ってしまった顧客の心を取り戻すのはなかなか難しいものです。しかし、このような事態を防止する簡単な方法があります。それは、自動返信機能です。自動返信機能を使用することによって、不在時にも自動でメッセージに返信できます。今すぐには対応できないことを知らせ、最大限の誠意を示すことで、顧客との関係維持に役立ちます。

自動返信メッセージとは

自動返信機能では、24時間365日、いつでも顧客にメッセージを自動返信できます。自動返信機能が有効になっていると、サポート担当者が対応不可の場合や、不在の場合にも、あらかじめ設定しておいた返信メッセージを送信できます。これにより、すぐには対応できない場合であっても、問い合わせに対応する姿勢があることを示すことができます。また、顧客の不満を軽減させ、ブランドの印象が悪くなるのを防止できます。

自動返信機能のメリット

顧客に満足してもらうには、常に、問い合わせに迅速に対応することや、問題をすばやく解決しようとすることが重要です。自動返信メッセージによって、顧客の満足度を高め、顧客との関係を維持することで、顧客をつなぎとめることができます。

自動返信機能を有効にする方法

画面上部のバーの（設定）アイコンをクリックします。
［経路］の欄の［インスタントメッセージ］をクリックします。
画面右側のメニューで［設定］を選択します。
設定画面で［自動返信］をクリックします。
切り替えボタンをクリックして自動返信機能を有効にします。
自動返信用のメッセージを作成します。差し込み項目を挿入すると、ユーザーごとに個別の内容を追加できます。たとえば、「$CustomerName」と入力すると、メッセージ内に宛先の顧客の名前が挿入されます。必要に応じて、絵文字を追加できます。
入力したメッセージのプレビューを確認したら、［保存する］をクリックします。

自動返信機能を無効にする方法

画面上部のバーの（設定）アイコンをクリックします。
［経路］の欄の［インスタントメッセージ］をクリックします。
画面右側のメニューで［設定］を選択します。
設定画面で［自動返信］をクリックします。
切り替えボタンをクリックして、自動返信機能を無効にします。

使用例：

問い合わせに対応する意思があることを一言で伝える	「担当者より追ってご連絡いたします。」「サポート担当者にて確認後、対応いたします。」
別の担当者を紹介する	「現在、不在にしております。お手数ですが田中（tanaka@example.com）にご連絡ください。」「お急ぎの場合は、田中（@Tanaka ）にご連絡ください。」
連絡してくれたことに対する感謝の意を示し別の連絡先を紹介する	「ご連絡どうもありがとうございます。大変恐れ入りますが、不在にしております。お手数ですが、あらためてcustsup@xqample.comにご連絡ください。」
感謝と対応予定である旨を簡潔に伝える	「お問い合わせいただきどうもありがとうございます。確認後、対応いたします。」