自動返信メッセージの有効化

こちらの記事では、ヘルプセンター利用者に送信可能な2種類の自動返信メッセージ（挨拶メッセージとオフライン時のメッセージ）について説明します。自動返信メッセージは、適切なタイミングでの情報提供や24時間体制でのサポート提供に役立ちます。

顧客はなぜ離れていくのか

想像してみましょう。ある顧客は、インスタントメッセージのアプリで問い合わせを行ったにもかかわらず、サポート担当者からは何日間も音沙汰がありません。顧客は当然、不満を抱くようになります。一度このようなことがあると、二度と商品を購入しなくなってしまう可能性もあります。しかし、このような事態を防止する簡単な方法があります。それは、自動返信メッセージです。挨拶メッセージやオフライン時のメッセージを自動で送信することによって、顧客に最善のサポートを提供できます。顧客との良好な関係維持や顧客からの関心の維持に役立ちます。

自動返信メッセージとは

自動返信機能では、24時間365日、いつでも顧客にメッセージを自動返信できます。自動返信機能が有効になっていると、サポート担当者が対応不可の場合や、不在の場合にも、あらかじめ設定しておいた返信メッセージを送信できます。これにより、すぐには対応できない場合であっても、問い合わせに対応する姿勢があることを示すことができます。また、顧客の不満を軽減させ、ブランドの印象が悪くなるのを防止できます。

自動返信機能のメリット

顧客に満足してもらうには、常に、問い合わせに迅速に対応することや、問題をすばやく解決することが重要です。自動返信メッセージによって、顧客の満足度を高めることができます。顧客との関係維持や見込み客の獲得に役立ちます。

挨拶メッセージを有効にする方法

画面上部のバーの（設定）アイコンをクリックします。
［経路］の欄の［インスタントメッセージ］をクリックします。
画面右側のメニューで［各種設定］を選択します。
設定画面で［自動化］をクリックします。
［挨拶メッセージ］をクリックし、設定画面を開きます。切り替えボタンをクリックして、挨拶メッセージを有効にします。
自動返信用の挨拶メッセージを作成します。差し込み項目を挿入すると、ユーザーごとに個別の内容を追加できます。たとえば、「$CustomerName」と入力すると、メッセージ内に宛先の顧客の名前が挿入されます。必要に応じて、絵文字を追加できます。
入力したメッセージのプレビューを確認したら、［保存する］をクリックします。

オフライン時のメッセージを有効にする方法

画面上部のバーの（設定）アイコンをクリックします。
［経路］の欄の［インスタントメッセージ］をクリックします。
画面右側のメニューで［各種設定］を選択します。
設定画面で［自動化］をクリックします。
［オフライン時のメッセージ］をクリックし、設定画面を開きます。切り替えボタンをクリックして、オフライン時のメッセージを有効にします。
自動返信用のメッセージを作成します。差し込み項目を挿入すると、ユーザーごとに個別の内容を追加できます。たとえば、「$CustomerName」と入力すると、メッセージ内に宛先の顧客の名前が挿入されます。必要に応じて、絵文字を追加できます。
入力したメッセージのプレビューを確認したら、［保存する］をクリックします。

自動返信メッセージを無効にする方法

画面上部のバーの（設定）アイコンをクリックします。
［経路］の欄の［インスタントメッセージ］をクリックします。
画面右側のメニューで［各種設定］を選択します。
［自動化］をクリックします。
各メッセージの設定画面を開き、切り替えボタンをクリックして、自動返信メッセージ（挨拶メッセージ／オフライン時のメッセージ）を無効にします。

使用例：

問い合わせに対応する意思があることを一言で伝える	「担当者より追ってご連絡いたします。」「サポート担当者が確認後、対応いたします。」
別の担当者を紹介する	「現在、不在にしております。お手数ですが田中（tanaka@example.com）にご連絡ください。」「お急ぎの場合は、田中（@Tanaka ）にご連絡ください。」
連絡してくれたことに対する感謝の意を示し別の連絡先を紹介する	「ご連絡どうもありがとうございます。大変恐れ入りますが、不在にしております。お手数ですが、あらためてcustsup@example.comにご連絡ください。」
感謝と対応予定である旨を簡潔に伝える	「お問い合わせいただきどうもありがとうございます。確認後、対応いたします。」