Zoho Deskからのメール送信
Zoho Deskはメール管理を行うツールとして開発されたわけではありませんが、挨拶メールやお礼メールを顧客宛てに送信することができます。メールで送信機能を利用することで、このような顧客への連絡をメールで行うことができます。また、送信メールを問い合わせに変換することもできます。これにより、メールへの対応状況を追跡できます。
メモ：
- この操作には権限が必要です。メール送信、問い合わせの作成権限を持つ担当者に限り、メールを送信できます。
メールで送信機能の有効化
メールで送信機能を利用するには、メールの送信元となる部門に対して、機能を有効にする必要があります。Zoho Deskの管理者は、設定でこの機能を有効にできます。
この機能を有効にするには：
この機能を有効にするには：
- 上部のメニューの設定アイコン（
）をクリックします。
- ［カスタマイズ］メニューにある［一般設定］をクリックします。
- ［一般設定］画面で、［メールで送信］オプションを有効にします。
これにより、現在の部門からメールを送信できます。 - 画面の上部から部門を変更して、異なる部門でこの機能を有効にすることもできます。
メールで送信
Zoho Deskでのメールの送信方法は、手動で問い合わせを作成するのと同じです。問い合わせの詳細を通常通り入力して、問い合わせの追加画面の右下にある［メールで送信］をクリックします。
手順は以下のとおりです：
- ［問い合わせ］タブで、上部のツールバーから
アイコンをクリックします。
- メールを問い合わせとして追加する部門を選択します（部門が複数ある場合）。
メモ：こちらで選択する部門に対して、［メールで送信］機能が有効になっている必要があります。 - 受信者の連絡先名を入力します。
受信者がすでに連絡先として登録されている場合、表示される候補から選択できます。 - 受信者の取引先名を入力します。
選択した連絡先に取引先名が登録されている場合、取引先名は自動的に入力されます。 - 受信者のメールアドレスを入力します。
選択した連絡先にメールアドレスと電話番号が登録されている場合、これらの項目は自動的に入力されます。 - メールの件名と説明を入力します。
メモ：説明はメール本文として使用されるため、入力必須です。 - 送信メールに含まれる、問い合わせに追加するその他の項目を入力します。
- デスクトップ、またはクラウドからメールに添付する添付ファイルをアップロードします。
- 画面下部の［メールで送信］をクリックします。
メールで送信画面が右側に表示されます。 - メールで送信画面で、以下の手順を実施します：
- CCの項目に、CCに追加する受信者を入力します。
CCに追加した受信者にはメールのコピーが送信されます。また、他のすべての受信者にはCCに追加したメールアドレスが表示されます。 - 送信メールの件名に問い合わせIDを追加しない場合は、［メールの件名に問い合わせのIDを追加］のチェックを外します。
- メール本文を確認して、必要に応じて変更します。
- ［送信する］をクリックします。
メールが送信され、問い合わせがすぐに作成されます。
メモ：
- メールの受信者には、問い合わせが作成された通知メールは送信されません。
- メールには、部門の署名が追加されます。署名はメール本文から削除できます。
- 送信メールには、最大で20件まで連絡先をCCに追加できます。
- 送信メールにBCCを追加することはできません。
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