問い合わせのアーカイブ機能

Zoho Deskには、サポート業務の効率化を図り、日々の問い合わせへの対応業務をすばやく行えるようにするための機能が数多く用意されています。自動アーカイブ機能では、ステータスが「完了」に該当する問い合わせで、かつ120日間更新のない問い合わせがシステムによって自動でアーカイブされます。Zoho Deskに問い合わせのデータが大量に保存されている場合、これらのデータを毎回すべて読み込むにはとても時間がかかります。すでに完了した問い合わせや一定期間更新のない問い合わせをアーカイブすることで、データの読み込み速度を上げ、必要な問い合わせのデータのみを表示することができます。

アーカイブ処理

Zoho Deskでは、ステータスが「完了」に設定されている問い合わせで、かつ120日間更新されなかった問い合わせは自動でアーカイブされます。アーカイブされた問い合わせは、［アーカイブ済みの問い合わせ］の一覧から確認できます。［アーカイブ済みの問い合わせ］の一覧には、［問い合わせ］タブ内の画面左側のメニューからアクセスすることが可能です。［アーカイブ済みの問い合わせ］の一覧から問い合わせを選択し、手動でアーカイブを解除することもできます。顧客から新しい返信を受け取ったり、アーカイブされている問い合わせ内のデータが更新されたりすると、問い合わせのアーカイブは解除されます。たとえば、アーカイブされている問い合わせのデータを更新したり、別の部門に移動したりすると、問い合わせのアーカイブが解除されます。

問い合わせがアーカイブされる条件とその例

上記のとおり、問い合わせがアーカイブされるには、問い合わせのステータスが120日間以上「完了」のステータスに該当し、かつ問い合わせが120日間以上更新されていない必要があります。以下では、問い合わせのアーカイブに関する例を説明します。

「完了」に該当するステータスに設定されてから118日間経過した問い合わせがあり、119日目に顧客から返信を受け取ったとします。この場合、次の日（120日目）には問い合わせはアーカイブされません。顧客から返信を受け取った後に、「完了」に該当するステータスに設定され、かつ、この問い合わせが更新されなくなってから120日間経過した場合に、この問い合わせはアーカイブされます。
他の担当者からの回答が必要なため、「保留中」に該当するステータスに設定されている問い合わせがあり、130日間経過したとします。問い合わせがアーカイブされる条件は、問い合わせが120日間以上「完了」のステータスに該当していて、かつ問い合わせが120日間以上更新されなかった場合のみです。そのため、この問い合わせはアーカイブされません。
「完了」に該当するステータスとして関連付けられている独自のステータス（例：「対応不要」など）があり、このステータスに設定されてから119日間更新されていない問い合わせがあるとします。「完了」に該当するステータスとして関連付けられている独自のステータスもアーカイブの処理条件として考慮されるため、この問い合わせは、このまま更新されない状態が続けば、次の日（120日目）にアーカイブされます。

重要事項