対応工数の管理

工数の管理機能を使用すると、問い合わせやタスクに費やした時間を、出来るだけ詳細に追跡できます。また、事前に設定したコストに基づいて、請求対象の工数データを追加できます。管理者による機能の設定方法に応じて、手動または自動で、工数を記録できます。どちらのモードでも、タイマーを使用すると、工数の管理がとても楽になります。

タイマー

タイマーは、ページの上部にある単純なストップウォッチです。問い合わせ/タスクに費やす時間を記録します。一時停止をクリックすると、タイマーを一時停止/再開できます。一時停止をクリックすると、累積時間が保存されます。タイマーを再開して、中断した場所から再開することも、累積時間を工数に適用することもできます。タイマーをリセットするための更新ボタンもあり、タイマーを最初からやり直すことができます。

メモ：

タイマーは、累積時間を「HH：MM：SS」形式で表示します（1秒のマークから開始）。
複数の問い合わせをに対して、同時にタイマーを実行できます。

手動記録

手動記録モードでは、問い合わせに対応するたびに、タイマーを開始/停止する必要があります。作業を始める前に、［タイマーの開始］ボタンをクリックします。作業が終わった後で、［タイマーを停止して保存］ボタンをクリックします。作業時間が、自動的に工数に入力されます。

活動の場合

活動の工数管理は、問い合わせの場合と、非常によく似ています。唯一の違いは、管理者が一度に複数の活動に対するタイマーの実行を制限できる点です。その場合、画面の右上にポップアップが表示され、新しい活動でタイマーを開始する前に、現在のタスク/予定/通話に費やした時間を送信するよう求められます。

たとえば、上の図では、［はい］をクリックして、現在のタスクの累積時間（ポップアップ内に表示）を送信し、新しいタスクでタイマーを開始します。

計測中のタイマーの管理

複数の問い合わせやタスクでタイマーを稼働できますが、タイマーの停止と工数の送信を忘れてしまうと無駄になってしまいます。多数の作業を行う際、最も重要なことはタイマーに十分注意することです。そのため、Zoho Deskには、［自分の計測中のタイマー］と呼ばれる、部門内の自分のすべての計測中のタイマーを一覧表示するビューがあります。

計測中のタイマーを表示するには：

Zoho Deskにサインインします。
下部のツールバーにある［保留中の活動］アイコン（）をクリックします。
画面の右側に新しいウィンドウが表示されます。
ウィンドウ上部の［自分の計測中のタイマー］アイコン（）をクリックします。

計測中のタイマーとその累積時間が、こちらに一覧表示されています。こちらから、問い合わせ/タスクに対応するタイマーを［一時停止］、［停止］、［リセット］できます。

問い合わせの自動記録

自動記録では、ブラウザーで問い合わせを開くたびにタイマーが開始され、活動が完了するとタイマーが停止します。記録対象の活動は、管理者が部門レベルで設定します。たとえば、返信の送信/返信の下書き/コメントの投稿などです。活動が完了していない場合、タイマーには記録されません。また、自動タイマーでは、工数を［一時停止］/［再開］/［リセット］できますが、［停止］/［送信］はできません。これは、問い合わせ上の活動が完了したときに、工数が追加されるためです。

メモ：

管理者が［設定］でタイマーの表示機能を有効にしている場合にのみ、タイマーが表示されます。有効になっていない場合、自分の工数はバックグラウンドで送信されます。

工数の確認

タイマーを1時間前に開始した後、ある時点で15分間休憩した場合は、この工数を送信する前に、休憩時間を差し引く必要があります。そのため、Zoho Deskでは、問い合わせに費やした時間を確認して、編集できます。ポップアップ画面が表示され、費やした時間を送信するか、無視するかを選択できます。自動提出されるまでのレビュー時間は、10秒です。