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ビジネスプロセスはさまざまな形状やサイズで存在します。最大の生産性を実現するために、自動化ワークフローはこれらのプロセスに適応する必要があります。これらのフローを構築する際に、必要なデータがすべて揃っていないことがあります。ここで、フェッチアクションが役立ちます。フェッチアクションはレコードの詳細を検索し、フローに取り込むことができます。これにより、データをコンテキストに応じて使用し、他のタスクを実行するようにフローを設定できます。

フェッチアクションはアプリ固有のものであり、他のアクションと共にアプリ内で見つけることができます。アプリがサポートしている内容に応じて、フェッチアクションはレコード名、メール、またはエンティティID（例：リードの場合はリードID）などの値に基づいて詳細情報を取得することができます。この記事では、フェッチアクションを使用してフローをカスタマイズする方法について説明します。

以下は、フェッチアクションが役立ついくつかのシナリオです：

トリガーまたはアクションが十分なデータを提供しない場合

トリガーまたはアクションは、フローの次のステップで使用したいデータを提供しない場合があります。フェッチアクションはこのデータを取得し、ビジネスプロセス全体を反映したワークフローを構築することができます。

例えば、Shopifyアカウントで新しい注文が作成された際に、CRMに顧客の詳細を追加または更新するフローを作成したいとします。しかし、Shopifyの新しい注文トリガーには顧客の詳細が提供されません。Shopifyの顧客の取得アクションを使用して顧客の詳細を取得し、他のアクションでデータを使用することができます。

このシナリオの別の例は、TSheetsでタイムシートが作成され、関連するユーザーにメールを送信したい場合です。ただし、新しいタイムシートエントリトリガーはユーザーIDのみを提供します。名前やメールアドレスなどの他の詳細を取得するには、IDでユーザーを取得してください。その後、これらの詳細をフローの他のアクションで使用できます。

注意: 検索クエリに関連する複数のレコードがある場合、Zoho Flowは最初に利用可能なレコードを取得します。

関連データの取得

時には、プロセスの要件に応じてレコードをリンクする必要があります。請求書と連絡先、イベントとチェックリスト、リードとエージェントなど、さまざまなレコードをリンクすることができます。フェッチアクションを使用して、フローを介してレコードをリンクするために必要な関連データを取得します。

例を見てみましょう。フォームを通じた送信に基づいて、Zoho Deskでチケットを作成するフローを構築します。Zoho Deskでは、チケットを作成するためには、それが連絡先とリンクしている必要があります。したがって、フローを使用してチケットを作成する際には、連絡先IDは必須フィールドです。これはZoho Deskの連絡先のIDであり、トリガーからは利用できません。チケットを作成する前に、メールアドレスまたは名前で連絡先を取得し、そのIDを連絡先IDフィールドにマッピングすることができます。

注意: 各アプリには、エンティティのための固有のIDがあります。例えば、Zoho Deskの特定の連絡先のIDは、他のアプリの同じ連絡先のIDとは異なります。異なるアプリ間でレコードを操作する場合は、その特定のアプリでレコードの詳細を取得することを忘れないでください。

請求書とアイテムをリンクするためにfetchアクションを使用する別のフローを見てみましょう。Shopifyアカウントで新しい注文があるたびに、簿記アプリ（Zoho Books、Quickbooksなど）で請求書を作成したいとします。このような場合、ドロップダウンから特定のアイテムを選択することはできません。なぜなら、注文ごとにアイテムが変わるからです。

ただし、このフィールドに値をマッピングする際には、会計アプリ（この場合はZoho Books）でのこのアイテムのIDが必要です。このIDを取得するには、売上請求書を作成アクションの前にフェッチアクションを使用することができます。このIDを使用して、特定のアイテムに対して請求書を作成するフローを設定できます。

注意：ほとんどのアプリでは、ドロップダウンのカスタム値を使用オプションでレコードID（例：連絡先のID）が必要です。一部のアプリでは、名前またはメールアドレスを受け付ける場合もあります。

レコードの作成または更新

フェッチアクションは、アプリ内にレコードが存在するかどうかを確認するのにも役立ちます。これに基づいて、フローを設定して自動的な判断を行うことができます。このセクションでは、フェッチアクションを使用してレコードの作成と更新について説明します。

レコードの作成

あなたが興味を持っている人々が無料デモに申し込むことができるウェブフォームを持っているとします。誰かが申し込むと、詳細が存在しない場合はCRMにリードを作成したいと思います。

これは、リードを作成する前に、フローがCRMにリードが存在するかどうかを確認する必要があることを意味します。これを行うには、新しいフォームの送信トリガーの後にモジュールのエントリーを取得アクションを追加してください。

次に、リードが存在するかどうかをチェックするための条件を追加します。条件にはエントリーIDがnullであるという設定を行います。ここで、エントリーIDはレコードIDです。

レコードIDは、レコードの一意の識別子です。もしレコードが存在する場合、レコードIDも存在します。この条件が満たされると、IDが存在しないことを意味し、それはリードが存在しないことを意味します。フローのこのブランチでは、モジュール作成エントリアクションを追加し、リードを作成するように設定してください。

一部のフェッチアクションには、既に存在しない場合にレコードを作成するオプションがあります。このようなアクションを使用する際には、判断は必要ありません。
例: Zoho Booksの連絡先をフェッチするアクション

レコードの作成または更新

複数のフォームがある場合、見込み客からのすべてのフォーム送信を追跡したいと思うかもしれません。これは、フローがリードが存在するかどうかを確認し、詳細情報を更新するか、新しいリードを作成するかを決定する必要があることを意味します。

再び、fetchアクションとEntry IDがnullである条件を使用しましょう。この条件が満たされる場合、レコードを作成するアクションを追加します。条件が満たされない場合は、レコードが存在することを意味します。デフォルトの分岐にはモジュールエントリを更新するアクションを追加してください。

レコードの更新

レコードを更新（または削除）する際には、通常、レコードIDが必須のフィールドです。これにより、更新（または削除）する特定のレコードが指定されます。この値は、フェッチアクションからマッピングすることができます。

アプリ間のデータ同期

アプリ間でのレコードの同期は、多くのビジネス活動にとって重要です。Fetchアクションを使用すると、この同期のためのワークフローを構築することができます。たとえば、営業チームはZoho CRMを使用し、会計チームはZoho Booksを使用しています。これらのアプリケーションの連絡先は、ビジネスプロセスがスムーズに進行するために同期されている必要があります。

もし逆のフローを2つ作成すると、無限ループが作成されます。

フロー1がトリガーされると、CRMに連絡先が作成され、フロー2がトリガーされます。これにより、Booksに連絡先が作成され、再びフロー1がトリガーされます。これにより、重複した連絡先が作成され、フロータスクが消費されてしまいます。

これを防ぐために、各フローにフェッチアクションと判断を追加してください。フローを設定して、連絡先が存在しない場合にのみ作成するようにしてください。

今、フロー1がトリガーされると、CRMに連絡先が作成され、フロー2がトリガーされます。フロー2のフェッチアクションにはレコードIDが含まれます。条件判断は失敗し、フローはデフォルトのブランチを選択します。そのため、連絡先はBooksに再度作成されません。

これにより、無限ループが作成されず、重複した連絡先や無駄なフロータスクを防ぐことができます。

ご質問やご相談がございましたら、メールでお気軽にお問い合わせください。 support@zohoflow.com