承認レベルの設定方法

承認レベルの設定方法

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目次
  1. 基本承認ワークフローを設定する
  2. 詳細承認ワークフローを設定する
効率的な承認プロセスを構築するために、複数レベルの承認を設定できます。各レベルに承認者を追加し、フォームの入力内容を確認して承認または却下してもらうことができます。

基本承認ワークフローを設定する

基本承認ワークフローを設定するには、

  1. フォームの作成が完了したら、承認タブに移動します。

  2. ［設定する］をクリックします。

    Click Configure

  3. ［承認の種類］ポップアップで、基本を選択します。


  4. ［レベルを作成］ポップアップのレベル設定で、レベル名を入力します。

  5. このレベルの承認者を、組織内ユーザーのメールアドレスを検索して追加します。1人のユーザーを複数レベルの承認者として追加することもできます。

  6. 承認レベルの完了条件として、レベルに設定された承認者全員がデータを承認／却下したとき、または承認者のいずれかがデータを承認または却下したときのいずれかを設定できます。
    Level Setup

    Notes
    メモ: 各レベルには最大100人まで承認者を追加できます。

  7. ［次へ］をクリックしてレベルの各種設定に進みます。通知 セクションには、次の任意の通知設定があり、要件に応じて設定できます。

    • データ確認通知: 新しいデータが承認用に送信されたとき、このレベルの承認者に通知します。

    • レベル完了通知: このレベルが完了としてマークされたとき、回答者／承認者に通知します。

      Level Preferences

  8. ［権限］>［項目の権限］では、このレベルの承認者に確認用として表示するフォーム項目を選択できます。確認時に表示する項目の順序を並べ替えたり、項目の既定の読み取り権限を［書き込み］に変更して、承認者が項目を編集できるようにすることもできます。
     
    Field Permissions
    Notesメモ: 項目の権限でどのように選択していても、すべての項目は承認管理者に表示されます。項目に［書き込み］権限が割り当てられている場合、承認管理者はその項目の入力内容を編集できます。

  9. ［保存］をクリックします。
  10. 承認プロセスにさらに承認レベルを追加するには、左側に表示される［+ レベルを追加］をクリックします。
    Add level

  11. ページ右上の［承認プロセスを有効／無効にする］オプションを使用して、承認プロセス全体を無効にすることもできます。

承認プロセスに必要なレベルを設定したら、承認設定を構成できます。

高度な承認ワークフローの設定

高度な承認ワークフローを設定するには、

  1. フォームの作成が完了したら、承認タブに移動します。

  2. [設定] をクリックします。

  3. 承認タイプのポップアップで、詳細を選択します。

  4. [レベルを作成] のポップアップで、レベル設定の下にある レベル名を入力します。

  5. 条件付きレベルにするか、条件なしのレベルにするかを選択します。

  6. 条件付きレベルにする場合は、[+ 条件を追加] をクリックし、[Conditions] セクションで条件を追加します。

  7. [If ] セクションで、フォームの項目と満たすべき条件を選択して条件を定義します。複数の条件を追加するには、アイコンをクリックします。
    AND / OR コネクタを使用して条件同士を 連結できます。必要に応じて、コネクタをクリックして AND / OR を切り替えられます。
    [+ サブグループを追加] / [+ グループを追加] をクリックして、AND / OR コネクタを使った追加の条件グループを定義し、要件に合わせて入れ子のロジックを構成できます。これは、複数の条件を複雑なロジックでまとめて評価する必要がある場合に便利です。


    例

    • 条件 A1 または A2: 休暇の種類 が Sick または Casual のいずれか。
    • 条件 A3: 休暇日数の合計が 3 より大きい。

  8. 使用中の条件ロジックの概要は、ルール式 で確認できます。ルール式は自動的に生成されます。承認ワークフローの意図どおりになっているか、この式を確認してください。

  9. 条件を定義したら、次に、その条件が満たされた場合に実行する処理を決定します。[次の操作を実行] で、実行する操作を選択します。

    1. 自動承認: 人による確認を行わずに、フォーム送信を自動的に承認します。

    2. 自動却下: フォーム送信を自動的に却下します。

    3. 承認者を割り当て: 指定した承認者にフォーム送信の確認と承認 / 却下を行わせます。承認者のメールアドレスを入力して 1 人以上の承認者を追加します。複数の承認者がいる場合は、レベルを完了とみなす前にすべての承認者の承認が必要か、いずれか 1 人の承認でレベルを完了とするかを選択できます。
      例: Sick 休暇が 3 日を超えて申請された場合、フォーム送信は承認のために Sophie Miller に送信されます。

  10. [ユーザーに通知] オプションを選択して、承認者に通知を送信することもできます。

  11. [項目の権限] オプションを使用して、承認プロセスの各段階でどの項目を編集可能または閲覧のみとするかを制御できます。

  12. 承認プロセス全体を通して、フォーム回答者と承認者の双方に状況を知らせるために、Zoho Forms では各段階で通知を設定できます。
    [通知] セクションで、プロセス中に送信する通知を設定できます。

    1. データ確認通知: 担当の承認者に、承認待ちのフォーム送信があることを通知します。
    2. レベル完了通知: フォーム送信が特定の承認レベルを通過したときに、指定したユーザーに通知します。
      [設定] をクリックして、通知内容をカスタマイズします。
  13. 条件が満たされた時点でフォーム送信の承認プロセスを完了とすることもできます。[最終承認として設定] チェックボックスをオンにして、この段階が承認されたら承認プロセスを完了します。
  14. [完了] をクリックします。
  15. メインの条件を設定し、それぞれの条件が満たされたときの動作を定義すると、[Else（既定）] 操作が、いずれの条件も満たされなかった場合に実行されるフォールバックとして機能します。これにより、定義した条件に当てはまらない場合でも、フォーム送信が可能な限りすべてのシナリオを処理できるようになります。既定では、すべての条件が満たされなかった場合に実行される操作は 自動承認 です。この既定の操作は編集でき、自動却下に変更したり、承認者を割り当てて確認させたりできます。
  16. [次へ] をクリックして、レベル設定 を構成します。[レベル設定] では、通知と項目の権限を設定できます。

    1. [通知] セクションで、プロセス中に送信する通知を設定できます。
      1. データ確認通知: 担当の承認者に、承認待ちのフォーム送信があることを通知します。
      2. レベル完了通知: フォーム送信が特定の承認レベルを通過したときに、指定したユーザーに通知します。
        [設定] をクリックして、通知内容をカスタマイズします。
    2. [権限] では、このレベルの承認者に表示するフォーム項目を選択できます。また、承認時に表示される項目の順序を並べ替えたり、既定の 読み取り専用
      権限を「書き込み」に変更して、承認者が項目を編集できるようにすることもできます。
      Info特定の条件が満たされているにもかかわらず、その条件に対して通知や権限が個別に設定されていない場合にのみ、ここでレベルに対して構成した設定が適用されます。

  17. [保存] をクリックします。
  18. 承認プロセスに別のレベルを追加するには、左側の [+ レベルを追加] をクリックします。 
  19. 条件なしのレベルにする場合は、フォームエントリーを確認する承認者を割り当て、[次へ] をクリックして レベル設定 を構成します。

Notes
メモ:
  1. 高度な承認ワークフローでは、最大 10 レベルまで追加できます。
  2. 各レベルでは、[Else（既定）] 条件を除き、最大 5 つの条件を定義できます。
  3. 承認プロセス内の各条件に対して、最大 5 人まで承認者を割り当てることができます。
承認プロセス全体は、ページ右上の [承認プロセスを有効 / 無効] オプションを使用して有効化または無効化できます。
承認プロセスに必要なレベルを設定したら、承認設定を構成できます。