カスタムPDFテンプレートの作成

カスタムPDFテンプレートの作成

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PDF エディターの各種機能と操作方法を紹介するショート動画をご覧いただくことで、ビジネスニーズに合った洗練されたプロフェッショナルなドキュメントを作成できるようになります。



サンクスページで使用したり、メール通知に含めたりできる独自のカスタム PDF テンプレートを作成するには、

  1. 設定 > PDF & ドキュメントマージ > PDF エディター に移動します。

  2. PDF 用の既定テンプレートを選択して編集するか、カスタムテンプレートオプションを使用して、カスタム要素とプロパティを備えた詳細エディターで独自の PDF を作成できます。

  3. 独自のカスタムテンプレートを作成するには、+ 新規 をクリックし、カスタム テンプレートの下にあるオプションを選択します。また、テンプレートを確認 オプションから、カスタム テンプレート配下のあらかじめ用意された PDF テンプレートを選択して使用することもできます。

    Custom template creation

  4. ポップアップで、空白 オプションを使用して一からテンプレートを作成するか、事前入力済み テンプレートをカスタマイズするかを選択できます。

    Create a new PDF template

テンプレートを一から作成する

空白カスタムテンプレートオプションを使用して PDF テンプレートを一から作成すると、詳細な PDF エディター画面が表示されます。左側のペインから 要素 や フィールド をドラッグ＆ドロップしてテンプレート上に配置できます。

Create template from scratch

PDF テンプレート内で作成した任意のページは、ページ右上の アイコンをクリックして複製できます。

PDF レイアウト

PDF ドキュメントのレイアウトは、固定レイアウト または フリーフローレイアウト のいずれかを選択できます。

固定レイアウト
フリーフローレイアウト
固定レイアウトでは、PDF 内のテキストや要素は、あらかじめ定義された枠やコンテナの境界に厳密に従って配置されます。コンテンツがコンテナのサイズを超えた場合、その部分は切り捨てられます。
フリーフローレイアウトでは、PDF 内に収集されたデータは、厳密な枠やコンテナに縛られず、自然に流れるように配置されます。コンテンツはテキスト量に応じて動的に伸縮します。1 ページ内に収まりきらない場合は、自動的に次のページへ続きます。



メリット
  1. デザイン要素やテキストを正確な位置に配置でき、意図したとおりの見た目を保証できます。

デメリット

  1. テキストやコンテンツが割り当てられたスペースより長い場合、途中で切れてしまい、情報が欠落する可能性があります。
メリット
  1. このレイアウトは汎用性が高く、テキスト量やコンテンツ量がさまざまなフォームに対応できます。例えば、自由記述の回答フィールドや、回答の長さが変動するフォームに適しています。

  2. 情報が途中で切れたり、欠落したりするリスクがありません。長文の段落や詳細な回答も、情報を失うことなくすべて表示されます。
デメリット
  1. 固定レイアウトと比べると、見た目の構造がきれいに整わない場合があります。
  2. コンテンツ量によっては、フリーフローレイアウトではドキュメントが長くなり、印刷やオフラインでの利用に不向きな場合があります。
  3. 1 つのフィールドに大量のコンテンツが含まれる場合でも、生成される PDF は 25 ページを超えません。
  4. テキスト要素に改行のない長文が含まれている場合、そのテキストは途中で切り捨てられます。

固定レイアウトとフリーフローレイアウトを使い分けるタイミング

固定レイアウトを使用する場合:
  1. パンフレット、ポスター、レイアウトが厳密に決まっている申請書など、印刷を前提としたドキュメントを作成する場合。
  2. 複雑なグリッド構成や複数列レイアウトなど、視覚的な整列が重要なドキュメントの場合。
フリーフローレイアウトを使用する場合:
  1. 記事、レポート、電子書籍など、コンテンツ自体の読みやすさやユーザー体験を重視する場合。
  2. コンテンツの長さが可変で予測しづらい場合。フリーフローレイアウトを使用すると、自然な増減に対応できます。

レイアウトを切り替える方法

画面右上の アイコン（レイアウトを変更）をクリックし、切り替え をクリックします。

要素

追加できる要素は次のとおりです。
  1. テキスト
  2. 画像
  3. 横罫線
  4. 縦罫線
  5. テーブル
  6. 概要テーブル
  7. ヘッダー
  8. フッター

テキスト

テキスト要素を追加すると、任意のテキストコンテンツをインラインで入力できます。
このテキストを編集したり、設定にアクセスしてプロパティをコピー／貼り付けしたり、削除したりするには、テンプレート上のテキストにカーソルを合わせると、それぞれのアイコンが表示されます。

Hover over the text element

テキストの編集
  1. テキストを編集するには、テンプレート上の追加済みテキスト要素にカーソルを合わせ、編集（）アイコンをクリックします。
  2. ［コンテンツを編集］ポップアップで、基本的なテキスト書式を適用できます。
  3. このテキストに淡い色のフォントを使用したい場合は、ポップアップ右下のダークモードへの切り替えオプションを使用して、入力時の視認性を高めることができます。
  4. このテキスト内にフォームのフィールドを差し込みたい場合は、@ を入力するとフォーム内のフィールド一覧が表示されるので、必要なフィールドを選択します。これらのフィールドラベルの位置に、対応するフォーム回答が有効な PDF に挿入されます。

    Edit the text
テキスト設定
  1. テキスト要素の設定にアクセスするには、テンプレート上の追加済みテキスト要素にカーソルを合わせ、設定（）アイコンをクリックします。画面右側に［テキスト要素のプロパティ］ペインが表示されます。
  2. ここでは、テキスト要素コンテナの背景色を選択したり、テキスト枠の端からテキストまでの余白を調整したりできます。
  3. テキストに枠線を付けたい場合は、BORDER セクションで、枠線のスタイル、色、太さ、角丸の半径を選択できます。

    Text Element Properties
メモ:
  1. テキスト要素のプロパティをコピーすると、コピーされるのはテキスト要素プロパティで設定した内容のみです。コピーしたプロパティは、同じ種類のフォームフィールドに対応する他のテキスト要素に貼り付けることができます。
Copy Text element properties
  1. 1 つのテキスト要素に含められる最大文字数は 30,000 文字です。

画像

画像要素を追加すると、任意の画像を挿入できます。画像のプロパティにアクセスしたり、プロパティをコピー／貼り付けしたり、削除したりするには、テンプレート上の画像にカーソルを合わせると、それぞれのアイコンが表示されます。

画像のプロパティ
  1. 画像要素のプロパティにアクセスするには、テンプレート上の追加済み画像要素にカーソルを合わせ、設定アイコンをクリックします。画面右側にプロパティペインが表示されます。
  2. ここから、デスクトップから画像をアップロードできます。
  3. 画像を引き伸ばして使用するかどうかを選択し、画像をテンプレートの左・中央・右のいずれかに配置できます。
  4. 画像要素コンテナの背景色を選択し、画像枠の端から画像までの余白を調整できます。
  5. 画像に枠線を付けたい場合は、BORDER セクションで、枠線のスタイル、色、太さ、角丸の半径を選択できます。

    Image Element Properties
メモ : 画像要素のプロパティをコピーすると、設定されている画像要素のプロパティのみがコピーされます。

横罫線

横罫線要素を追加すると、テンプレート上に横方向のセクションを作成するためのルールが追加されます。横罫線のプロパティにアクセスしたり、プロパティをコピー／貼り付けしたり、削除したりするには、テンプレート上の横罫線にカーソルを合わせると、それぞれのアイコンが表示されます。

設定
  1. 横罫線要素のプロパティにアクセスするには、テンプレート上に追加した横罫線にカーソルを合わせて、設定アイコンをクリックします。右側に横罫線のプロパティペインが開きます。
  2. 罫線デザインでは、罫線のスタイルと色を選択できます。
  3. また、罫線の位置を、要素スペースの上部・中央・下部のいずれかに設定できます。
  4. さらに、シンプルなスライダーを使用して罫線の太さを選択できます。

    Horizontal Line Properties
メモ: 横罫線要素のプロパティをコピーすると、設定されている横罫線要素のプロパティのみがコピーされます。

縦罫線

縦罫線要素を追加すると、テンプレート上に縦方向のセクションを作成するためのルールが追加されます。縦罫線のプロパティにアクセスしたり、プロパティをコピー／貼り付けしたり、削除したりするには、テンプレート上の縦罫線にカーソルを合わせると、それぞれのアイコンが表示されます。

設定
  1. 縦罫線要素のプロパティにアクセスするには、テンプレート上に追加した縦罫線にカーソルを合わせて、設定アイコンをクリックします。右側に縦罫線のプロパティペインが開きます。
  2. 罫線デザインでは、罫線のスタイルと色を選択できます。
  3. また、罫線の位置を、要素スペースの上部・中央・下部のいずれかに設定できます。
  4. さらに、シンプルなスライダーを使用して罫線の太さを選択できます。

    Vertical Line Properties
メモ : 縦罫線要素のプロパティをコピーすると、設定されている縦罫線要素のプロパティのみがコピーされます。

テーブル

テーブル要素を追加すると、テンプレート上に 3 行 3 列のテーブルが追加されます。
テーブルに行や列を追加・削除するには、テンプレート上のテーブルをクリックし、三点リーダーアイコンをクリックします。

Table element

テーブルのサイズを調整するには、追加したテーブルにカーソルを合わせ、角または辺に表示されるサイズ調整ツールをドラッグします。
また、列の区切り線にカーソルを合わせて矢印をドラッグすることで、列の幅を変更できます。
テーブルのプロパティにアクセスしたり、プロパティをコピー／貼り付けしたり、削除したりするには、テンプレート上のテーブルにカーソルを合わせると、それぞれのアイコンが表示されます。

テーブルのプロパティ
  1. テーブル要素のプロパティにアクセスするには、テンプレート上に追加したテーブルにカーソルを合わせて設定アイコンをクリックします。右側にテーブルのプロパティペインが開きます。
  2. テーマでは、テーブルスタイルとセルの色を選択できます。
  3. 枠線では、テーブル枠線のスタイル（実線、点線、破線）と色を選択できます。
  4. テーブル設定 > セルの余白では、テーブル内のすべてのセルについて、セル内のコンテンツとセル枠線との間隔を調整できます。
  5. ヘッダー設定では、テーブルヘッダーのフォントファミリー、フォントサイズ、フォントカラー、フォントスタイル（太字、斜体、下線）を選択できます。また、ヘッダーテキストを左揃え、中央揃え、右揃え、両端揃えに設定できます。
  6. セル設定では、テーブルセル内テキストのフォントファミリー、フォントサイズ、フォントカラー、フォントスタイル（太字、斜体、下線）を選択できます。また、セルテキストを左揃え、中央揃え、右揃え、両端揃えに設定できます。

    Table Properties
メモ :
  1. テーブル要素のプロパティをコピーすると、設定されているテーブル要素のプロパティのみがコピーされます。
  2. テーブル内の各セルには、最大 12,000 文字まで入力できます。

サマリーテーブル

  1. サマリーテーブルは、初期設定で 2 列（項目用と回答用）を持ちます。これを使用して、項目とその回答の概要をまとめたテーブルを作成できます。
  2. テーブル内に項目を挿入するには、図のように三点リーダーアイコンをクリックし、項目を挿入をクリックします。このオプションを使用して、選択式項目に割り当てられている値をテーブルの行に挿入することもできます。

    Insert Fields in Summary Table

    サマリーテーブルの列に追加する項目を選択すると、項目とその回答がそれぞれの列に追加されます。

    Add Fields to Summary Table

  3. サマリーテーブル要素のプロパティにアクセスするには、テンプレート上に追加したテーブルにカーソルを合わせて設定アイコンをクリックします。右側にサマリーテーブルのプロパティペインが開きます。
  4. 枠線では、テーブル枠線のスタイル（実線、点線、破線）と色を選択できます。
  5. テーブル設定 > セルの余白では、テーブル内のすべてのセルについて、セル内のコンテンツとセル枠線との間隔を調整できます。
  6. 項目列と回答列それぞれに対して、列の背景色、フォントファミリー、フォントサイズ、フォントカラー、フォントスタイル（太字、斜体、下線）、およびテキストの配置を個別に選択できます。
  7. その他の設定で該当するチェックボックスを選択すると、PDF にフォーム項目の回答がない行を含めないように設定できます。
  8. 連番を表示チェックボックスを選択すると、連番用の列を追加できます。自動的にインクリメントされる値を持つ新しい列が追加されます。

    Summary Table Properties
メモ : サマリーテーブル要素のプロパティをコピーすると、設定されているサマリーテーブル要素のプロパティのみがコピーされます。
メモ : 要素内のコンテンツ量が要素サイズを超える場合、はみ出したコンテンツは非表示になります。

ヘッダーとフッター

PDF テンプレートにヘッダーとフッターを設定することができます。 ヘッダー／フッター要素を追加すると、PDF のヘッダー／フッターに表示したい任意のコンテンツを入力できます。
このテキストを編集したり、テキストの設定にアクセスしてプロパティをコピー／貼り付けしたり、削除したりするには、テンプレート上のヘッダー／フッターテキストにカーソルを合わせると、それぞれのアイコンが表示されます。

Header element

ヘッダー／フッターテキストの編集
  1. ヘッダー／フッターテキストを編集するには、テンプレート上に追加したヘッダー／フッター要素にカーソルを合わせ、編集アイコンをクリックします。
  2. コンテンツの編集ポップアップでは、テキストに基本的な書式設定を適用できます。
  3. このテキストに淡い色のフォントを使用したい場合は、右下のオプションからダークモードに切り替えて入力することができます。
  4. ヘッダー／フッターテキスト内に項目を含めるには、「@」を入力します。フォームに追加されている項目の一覧が表示されるので、必要な項目を選択できます。これらの項目ラベルの位置に、該当する項目のフォーム回答が有効な PDF に挿入されます。

    Edit Content for Header element
ヘッダー／フッターの設定
  1. ヘッダー／フッター要素の設定にアクセスするには、テンプレート上に追加したヘッダー／フッター要素にカーソルを合わせ、設定アイコンをクリックします。右側に設定ペインが開きます。
  2. ここで、PDF のすべてのページにヘッダー／フッターを含めるかどうかを選択できます。
  3. ヘッダー／フッター要素コンテナの背景色を選択し、テキスト枠線の端からテキストまでの余白を調整できます。
  4. ヘッダー／フッターに枠線を付ける場合は、枠線 で枠線のスタイル、色、太さ、角丸の半径を選択できます。

    Header Element Properties

項目

左側ペインのこのセクションには、フォームに追加されている項目の一覧が表示されます。必要な項目を検索し、PDF ビルダーにドラッグ＆ドロップすることもできます。

Fields

これらの項目に対するフォーム回答は、有効な PDF 内で該当する項目ラベルの位置に挿入されます。
項目の PDF 設定にアクセスしたり、プロパティをコピー／貼り付けしたり、削除したりするには、テンプレート上の項目にカーソルを合わせると、それぞれのアイコンが表示されます。

Name Field on the PDF template

項目の設定
  1. フィールド要素の設定にアクセスするには、テンプレート上の追加済みフィールド要素にマウスオーバーし、設定アイコンをクリックします。右側にフィールド設定ペインが開きます。
  2. ここでは、フィールドの背景色を選択したり、フィールド枠の端からフィールドまでの余白を調整したりできます。
  3. このフィールドに枠線を設定する場合は、BORDER で枠線のスタイル、色、太さ、角丸の半径を選択できます。
  4. フィールドの回答に対して、フォントファミリー、フォントサイズ、フォントカラー、フォントスタイル（太字、斜体、下線）を選択できます。また、フィールドの回答を左揃え、中央揃え、右揃え、両端揃えに設定することもできます。

    Field Properties
  5. 画像アップロード、サブフォーム、マトリックス選択、画像選択などのフィールドには、特有の追加プロパティがあります。

Matrix Choice

Matrix Choice Field Properties
  1. MATRIX LAYOUT で、デフォルト または概要 のいずれかのレイアウトを選択できます。
  2. THEME では、マトリックスのスタイルとセルの色を選択できます。
  3. TABLE 設定 > Cell Paddingでは、すべてのセルについて、セル内のコンテンツとセル枠との間隔を調整できます。
  4. QUESTION STYLE およびCONTENT STYLEでは、それぞれマトリックスの質問とコンテンツに対して、フォントファミリー、フォントサイズ、フォントカラー、フォントスタイル（太字、斜体、下線）を選択できます。また、テキストを左揃え、中央揃え、右揃え、両端揃えに設定することもできます。

画像アップロード

Image Upload Field Properties
  1. THUMBNAIL では、アップロードされた画像の表示スタイルを選択し、画像ラベルを表示するかどうかを選択できます。
  2. 画像 CONTAINER では、コンテナの種類と色を選択できます。

画像選択

Image Choices Field Properties


PDF では、画像ラベルのみを表示するか、画像のみを表示するかを選択できます。

Subform

Subform Field Properties
  1. THEMEでは、サブフォームのスタイルとセルの色を選択できます。
  2. TABLE 設定 > Cell Paddingでは、すべてのセルについて、セル内のコンテンツとセル枠との間隔を調整できます。
  3. HEADER 設定および CELL 設定では、それぞれヘッダーとセルに対して、フォントファミリー、フォントサイズ、フォントカラー、フォントスタイル（太字、斜体、下線）を個別に選択できます。
  1. ページを削除するには、ページ右上の削除アイコンをクリックします。
  2. コンテンツがコンテナの容量を超えると、PDF には表示されません。コンテンツがすべて表示されるように、コンテナのサイズを調整する必要があります。

マイテンプレート

テンプレートの作成が完了したら、右上の［保存］オプションでテンプレートを下書きとして保存するか、［公開］オプションでテンプレートを公開できます。右上の各オプションから、テンプレートをプレビューしたり、デスクトップにダウンロードしたりできます。

Save or Publish Template

テンプレートを保存または公開すると、以下のようにマイテンプレート タブに表示されます。

My Templates tab
メモ :
  1. PDF テンプレートが公開されている場合のみ、PDF エディター、通知 & リダイレクト、その他の画面に表示されます。
  2. テンプレートに下書きと公開済みバージョンの両方がある場合、すべてのエンドポイントに送信されるのは公開済みバージョンのみです。
マイテンプレートタブでは、各オプションからテンプレートを編集またはプレビューできます。

Preview or Edit Template

保存済みまたは公開済みテンプレートの右上にある三点リーダーアイコンをクリックすると、テンプレートの設定にアクセスし、テンプレートを複製または削除できます。

My Template Options

設定では、テンプレート名 とPDF 添付ファイル名 を変更できます。


事前入力済みテンプレートの使用

事前入力済みテンプレートを使用する場合、すべてのフィールドが概要形式で自動配置されます。詳細 PDF ビルダーで、テンプレートを好みに合わせてカスタマイズできます。

Pre-populated Template

あらかじめ用意された PDF テンプレートの使用

あらかじめ用意された PDF テンプレートを使用する場合は、カスタムテンプレートの下にある[テンプレートを表示]をクリックします。

Explore PDF Templates

あらかじめ用意されたテンプレートのギャラリーが表示されます。
テンプレートにマウスオーバーして、テンプレートをプレビューまたは使用します。

PDF Templates gallery

テンプレートの使用を選択すると、詳細 PDF ビルダー画面が表示され、要素やフィールドをドラッグ＆ドロップしてテンプレートを自由にカスタマイズできます。
メモ :  
  1. 1つのフォームにつき、最大 5 件の PDF テンプレートを作成できます。
  2. 1 つのテンプレートには、最大で次の内容を含めることができます:
    ページ数 : 20
    要素/フィールド数 : 2000
    コンテンツ上限 : 1,000,000 文字
    画像要素 : 15
    画像 : 20
    画像アップロードフィールド : 5
    テーブル列数 : 10
カスタムテンプレートの PDF 生成ステータスは、すべての入力/カスタムレポート セクションのPDF ステータス 列で確認できます。 デフォルトの PDF テンプレートを使用している場合、この列は更新されません。

PDF プロパティ

テンプレートを一から作成する場合でも、事前入力済みテンプレートをカスタマイズする場合でも、あらかじめ用意されたテンプレートを使用する場合でも、右側に表示される PDF プロパティアイコンから、PDF を編集できます（下図参照）。

Click PDF Properties

PDF プロパティでは、次の項目を変更できます。


PDF Properties pane

形式
  1. Size : PDF のページサイズを、一覧から（A4、Letter、A3）選択できます。
  2. Orientation : ページの向きを縦（Portrait）または横（Landscape）に設定できます。

FONTS

FONTS では、PDF テキストのフォントスタイルとサイズを選択できます。

MARGIN

ここでは、ドキュメントの余白をドロップダウンから設定できます。カスタム余白を使用する場合は、ドロップダウンから［CUSTOM SIZE］を選択し、値を入力します。

ページ番号を表示
  1. PDF の各ページにページ番号を表示するかどうかを選択できます。
  2. ページ番号を表示する場合は、ドロップダウンからページ番号の位置を選択し、フォントカラーを指定できます。
  3. 下余白が 0.25 より大きい場合にのみ、PDF にページ番号が表示されます。

    Show Page Number            
BORDER
PDF ドキュメントに枠線を設定する場合は、枠線のStyle 、Color 、Thickness 、Radius を選択できます。

BACKGROUND
ここでは、PDF ドキュメントの背景色を選択し、ドキュメントの背景として使用する画像をアップロードできます。
背景画像は、左・中央・右のいずれかに配置でき、タイルまたは拡大表示でフィットさせることができます。
また、スライダーを使用して背景の不透明度を調整できます。

コンテンツ領域の背景
ここでは、PDF コンテンツの背景色を選択し、コンテンツの背景として使用する画像をアップロードできます。
スライダーを使用してこの背景の不透明度を調整し、 PDF 枠線の端からコンテンツまでの余白を設定できます。

その他の設定（フリーフローレイアウトのみ）
フォーム送信内容からPDFを生成する際にフリーフローレイアウトを選択すると、PDFプロパティに、値が入力されていない空白ページや空の項目を自動的に削除するための追加オプションが表示されます。
これにより、回答者が入力していないフォーム項目がある場合、その空の項目は生成されるPDFに表示されません。不要な空欄項目を除外することで、PDFドキュメントを整理し、より簡潔にすることができます。

PDFテンプレートの使用場所

作成および公開したカスタムPDFテンプレートは、次の場所で使用されます:
  1. サンキューページ
  1. メール通知
  1. フォームルールで設定されたサンキューページ
  1. フォームルールで設定されたメール通知
  1. 回答設定
  1. 承認完了メール通知

Approval completion Email Notification

料金

生成できるPDF数の上限:
無料プランおよびトライアル: 50
有料プラン: 2000
メモ: この上限は1回の利用に対して適用され、自動的にリセットされることはありません。
この上限を増やしたい場合は、サブスクリプションページから PDFクレジット アドオンを購入する必要があります。これは1回限りのアドオンであり、ご利用中のサブスクリプション期間には影響されません。Zoho Oneをご利用のお客様は、PDFクレジットのアドオン購入についてZoho Oneサポートチーム（support@zohoone.com ）までお問い合わせください。 EUのお客様は support@eu.zohoone.com までご連絡ください。

メモ :
  1. これは、すべてのユーザーとフォームを含む、組織アカウント全体での合計上限です。
  2. PDFの利用状況の詳細は、アカウント使用状況で確認できます。
  3. 利用状況が上限の90%に達すると、スーパー管理者にメールで通知されます。
  4. 上限に達すると、それ以降PDFは生成されません。失敗ステータスはすべてのエントリー／レポートセクションに更新されます。この場合、デフォルトのPDFは送信されません。
  5. PDFクレジットを使い切った場合、サンキューページから回答をPDFとしてダウンロードリンクが削除されます。
  6. 無料プランでは、サンキューページでカスタムPDFテンプレートを使用することはできません。

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