個人用フィールドと暗号化フィールド

個人用フィールドと暗号化フィールド

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目次
  1. 概要
  2. 項目を個人情報としてマーク
  3. 項目の暗号化

概要

フォームを通じて回答者から社会保障番号、電話番号、パスポート番号、医療データなどの機密データを収集する場合、そのデータが不正に使用されるリスクがあります。回答者から共有された機密データを安全に保存、処理するには、特定の項目に対してZoho Formsの［個人情報としてマーク］および［暗号化］オプションを使用します。
Field Encryption


個人情報としてマークまたは暗号化した各項目について、次の操作時に確認メッセージが表示されます。
  1. 項目を使用したメール通知の設定
  2. レポートの印刷またはダウンロード
  3. フォーム送信内容のPDFの添付
  4. 項目を使用した連携の設定
  5. ドキュメント差し込み（WebMergeを使用）の設定

項目を個人情報としてマーク

個人データとは、特定または識別可能な自然人（つまりデータ主体）に関する情報のことです。個人データには、メールアドレス、所在地、携帯電話番号、識別番号など、さまざまな情報が含まれます。項目を個人情報としてマークすると、その項目で収集したデータの機密性を高め、データの処理方法をより細かく管理できます。たとえば、該当する項目のデータをエクスポートしようとした場合や、トリガーされたメールにそのデータを挿入しようとした場合に、警告が表示されます。個人情報としてマークされた特定の項目で収集されたデータに対して操作を実行するには、追加の確認が必要です。

項目を個人情報としてマークするには、

  1. フォームビルダーで、項目の［プロパティ］に移動します。

  2. ［プライバシー］で、［個人情報としてマーク］を選択します。
    Field Properties

個人情報としてマークできる項目は次のとおりです。

  • 基本項目：1行、複数行、数値、小数、名前、住所、電話番号、メール、日付、日時、Webサイト、通貨、ファイルアップロード、画像アップロード

  • 高度な項目：署名、一意のID

項目の暗号化

項目レベルの暗号化を有効にすると、保存されているフォーム回答者のデータに追加のセキュリティ層を適用できます。データを暗号化することで、データ漏えいや不正アクセスの可能性からデータを保護できます。暗号化とは、許可された関係者のみがアクセスできるように情報をエンコードする処理です。


項目を暗号化するには、
  1. フォームビルダーで、項目の［プロパティ］に移動します。

  2. ［プライバシー］で、［暗号化］を選択します。
    Field Properties

暗号化できる項目の種類は次のとおりです。

  • 基本項目：1行、複数行、数値、名前、住所、電話番号、メール、日付、日時、Webサイト、ファイルアップロード、画像アップロード、音声／動画

  • 高度な項目：署名、一意のID

レポートの印刷およびダウンロードでは、暗号化された項目はマスクされます。

 

暗号化された項目に対応している比較演算子は、［すべてのエントリー］および［レポート］セクションで適用する検索フィルターでは次のみです。

  1. 次の値と等しい

  2. 次の値と等しくない

  3. 空である

  4. 空ではない


ここまでは、フォーム内の個別の項目を暗号化する方法を説明しました。同様に、Zoho Formsでは、フォームの暗号化により、フォーム全体とそのすべてのデータに追加のセキュリティ層を適用できます。有効にすると、フォームのすべてのエントリー、レポート、承認、タスクは単一のアクセスコード で保護され、あなたと共同編集者のみがそのコードを使用してデータを表示または管理できます。

Notes

メモ：

  • フォームには、暗号化された項目を最大25件追加できます。

  • フォーム内の項目を一度暗号化すると、この操作は元に戻せません。

  • 暗号化項目は有料プランでのみ利用できます。

  • 署名項目およびファイル／画像アップロード項目は、レポートでマスクできません。

  • ［すべてのエントリー］セクションおよび［レポート］では、暗号化された項目でエントリーを並べ替えることはできません。