個人情報および暗号化フィールド

個人情報および暗号化フィールド

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目次
  1. 概要
  2. フィールドを個人データとしてマークする
  3. フィールドを暗号化する

概要

フォームを通じて社会保障番号、電話番号、パスポート番号、医療データなどの機密データを回答者から収集する場合、そのデータが不正に利用されるリスクがあります。回答者から共有された機密データが安全に保存・取り扱いされるようにするには、Zoho Forms の特定のフィールドに対して 個人データとしてマーク および 暗号化 の設定を使用します。
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個人データまたは暗号化としてマークしたフィールドを頻繁に使用する場合、次の操作を行う際にプロンプトで通知されます。
  1. そのフィールドを使用してメール通知を設定する場合
  2. レポートを印刷またはダウンロードする場合
  3. フォーム送信の PDF を含める場合
  4. そのフィールドを使用して連携を設定する場合
  5. ドキュメントマージ（WebMerge の使用）を設定する場合

フィールドを個人データとしてマークする

個人データとは、特定された、または特定可能な自然人（つまりデータ主体）に属するあらゆる情報を指します。個人データには、メールアドレス、所在地、携帯電話番号、識別番号など、さまざまな情報が含まれます。フィールドを個人データとしてマークすることで、そのフィールドで収集されるデータに対してより高い機密性を適用し、このデータの処理方法をより厳密に管理できます。たとえば、該当フィールドのデータをエクスポートしたり、送信メールに差し込もうとすると、警告が表示されます。追加の確認を行った場合にのみ、個人データとしてマークされた特定フィールドのデータに対する操作が実行されます。

フィールドを個人データとして設定するには、

  1. フォームビルダーで、対象フィールドのプロパティに移動します。

  2. [プライバシー]の下で、[個人データとしてマーク]を選択します。

    Field Properties

次のフィールドは個人データとしてマークできます。

  • 基本フィールド: 一行テキスト、複数行テキスト、数値、小数、氏名、住所、電話番号、メール、日付、日時、Web サイト、通貨、ファイルアップロード、画像アップロード

  • 詳細フィールド: 署名、Unique ID

フィールドを暗号化する

フィールドレベルの暗号化を有効にすることで、フォーム回答者のデータが保存されている間に、追加のセキュリティ層を付与できます。データを暗号化すると、データ漏えいや不正アクセスからデータを保護できます。暗号化とは、認証された関係者のみがアクセスできるように情報を符号化するプロセスです。


フィールドを暗号化するには、
  1. フォームビルダーで、対象フィールドのプロパティに移動します。

  2. [プライバシー]の下で、[暗号化]を選択します。

    Field Properties

暗号化できるフィールドタイプ:

  • 基本フィールド: 一行テキスト、複数行テキスト、数値、氏名、住所、電話番号、メール、日付、日時、Web サイト、ファイルアップロード、画像アップロード、音声/動画

  • 詳細フィールド: 署名、Unique ID

レポートの印刷およびダウンロードでは、暗号化されたフィールドはマスク表示されます。

 

暗号化されたフィールドに対して[すべてのエントリー]および[レポート]セクションで適用できる検索フィルターの比較演算子は、次のもののみです。

  1. 次の値と等しい

  2. 次の値と等しくない

  3. 空である

  4. 空でない

Notes

メモ:

  • 1 つのフォームに追加できる暗号化フィールドは最大 25 個です。

  • フォーム内で一度フィールドを暗号化すると、この操作は元に戻せません。

  • 暗号化フィールドは、有料プランでのみ利用できます。

  • 署名フィールドおよびファイル/画像アップロードフィールドは、レポートでマスク表示することはできません。

  • 暗号化されたフィールドについては、[すべてのエントリー]セクションおよび[レポート]でエントリーを並べ替えることはできません。