個人用フィールドと暗号化フィールド

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概要

フォームを通じて回答者から社会保障番号、電話番号、パスポート番号、医療データなどの機密データを収集する場合、そのデータが不正に使用されるリスクがあります。回答者から共有された機密データを安全に保存、処理するには、特定の項目に対してZoho Formsの［個人情報としてマーク］および［暗号化］オプションを使用します。

個人情報としてマークまたは暗号化した各項目について、次の操作時に確認メッセージが表示されます。

項目を使用したメール通知の設定
レポートの印刷またはダウンロード
フォーム送信内容のPDFの添付
項目を使用した連携の設定
ドキュメント差し込み（WebMergeを使用）の設定

項目を個人情報としてマーク

個人データとは、特定または識別可能な自然人（つまりデータ主体）に関する情報のことです。個人データには、メールアドレス、所在地、携帯電話番号、識別番号など、さまざまな情報が含まれます。項目を個人情報としてマークすると、その項目で収集したデータの機密性を高め、データの処理方法をより細かく管理できます。たとえば、該当する項目のデータをエクスポートしようとした場合や、トリガーされたメールにそのデータを挿入しようとした場合に、警告が表示されます。個人情報としてマークされた特定の項目で収集されたデータに対して操作を実行するには、追加の確認が必要です。

項目を個人情報としてマークするには、

フォームビルダーで、項目の［プロパティ］に移動します。
［プライバシー］で、［個人情報としてマーク］を選択します。

個人情報としてマークできる項目は次のとおりです。

基本項目：1行、複数行、数値、小数、名前、住所、電話番号、メール、日付、日時、Webサイト、通貨、ファイルアップロード、画像アップロード
高度な項目：署名、一意のID

項目の暗号化

項目レベルの暗号化を有効にすると、保存されているフォーム回答者のデータに追加のセキュリティ層を適用できます。データを暗号化することで、データ漏えいや不正アクセスの可能性からデータを保護できます。暗号化とは、許可された関係者のみがアクセスできるように情報をエンコードする処理です。

項目を暗号化するには、

フォームビルダーで、項目の［プロパティ］に移動します。
［プライバシー］で、［暗号化］を選択します。

暗号化できる項目の種類は次のとおりです。

基本項目：1行、複数行、数値、名前、住所、電話番号、メール、日付、日時、Webサイト、ファイルアップロード、画像アップロード、音声／動画
高度な項目：署名、一意のID

レポートの印刷およびダウンロードでは、暗号化された項目はマスクされます。

暗号化された項目に対応している比較演算子は、［すべてのエントリー］および［レポート］セクションで適用する検索フィルターでは次のみです。

次の値と等しい
次の値と等しくない
空である
空ではない

ここまでは、フォーム内の個別の項目を暗号化する方法を説明しました。同様に、Zoho Formsでは、フォームの暗号化により、フォーム全体とそのすべてのデータに追加のセキュリティ層を適用できます。有効にすると、フォームのすべてのエントリー、レポート、承認、タスクは単一のアクセスコード で保護され、あなたと共同編集者のみがそのコードを使用してデータを表示または管理できます。