Zapier連携でZoho Formsの新規入力からZoho Inventoryに販売注文を作成する方法

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あるオンライン小売店は、成長初期の段階での最適なソリューションとして、Zoho Forms を使用して注文を収集していました。しかし、ビジネスが拡大するにつれて、注文管理が課題となりました。注文の手動処理、販売注文書の作成、請求書の発行が負担になっていったのです。一般的に、ビジネスの成長には、より効率的で一元化されたプロセスが求められます。Zoho Forms は注文や支払いの収集には役立ちますが、シームレスな受注管理プロセスには、さらに別の仕組みが必要です。そこで役立つのが Zoho Inventory です。この強力なツールを使うことで、受注管理プロセスを管理・自動化できます。まずは、一般的な受注の流れを見てみましょう。

顧客が Zoho Forms を通じて注文を行います。
ビジネス側が購入注文を受け付け、注文受付の確認メールとともに、配送見積もりおよび注文ステータスを追跡するためのリンクを送信します。
商品詳細、数量、支払い情報、配送先情報を記録した販売注文書が作成されます。
その後、注文は梱包・出荷され、作成済みの請求書が同梱されます。

ご覧のとおり、Zoho Forms は注文の収集や自動通知の送信といった初期段階を簡単に管理できます。一方で、販売注文書や請求書の作成、在庫管理は Zoho Inventory の得意分野です。そこで、Zoho Inventory のメリットを最大限に活用するために、Zapier を使用して Zoho Forms と連携します。

本記事では、Zoho Inventory での販売注文書作成を、新しいフォーム送信ごとに自動化する方法に特化して説明します。これを行うには、次の手順に従ってください。

手順 1: 受注フォームを作成する

Zoho Forms を使用して、顧客情報と購入内容を収集するための受注フォームを作成します。名前、メールアドレス、住所、電話番号、配送先住所など、必須項目を追加して顧客情報を取得します。各商品を画像、説明、関連する料金とともにわかりやすく表示します。数量、サイズ、カラー（該当する場合）などの商品仕様を入力する項目も含めます。フォームは自社のブランドイメージに合わせてカスタマイズし、顧客へ直接共有するか、自社ウェブサイトに埋め込んで公開します。

手順 2: Zapier を使用して Zoho Forms と Zoho Inventory を連携する

Zoho Forms と Zapier を接続する

Zoho Forms のフォームビルダーで、連携タブに移動します。
自動化サービスの下で、Zapierを選択します。
接続をクリックします。Zapier の連携ページにリダイレクトされます。

Zoho Inventory アクションを追加する

Zap エディターで、Zoho Forms が表示されていることを確認します。+ アイコンをクリックして、アクション用に別のアプリケーションを追加します。
Zoho Inventory を検索して選択します。

手順 3: ワークフローを構成する

アプリ同士の接続が完了したら、自動化の設定とテストを行います。

Zapier ダッシュボードで、Zoho Forms をクリックします。

App & event で、Event として New Form Entry（新規フォームエントリー）を選択し、続けるをクリックします。
アカウント で、サインインをクリックして Zoho Forms アカウントに接続します。
Trigger で、Zoho Inventory に販売注文書を作成する際に使用する対象フォームを選択します。
テスト で、サンプルのフォームエントリーを選択してトリガーをテストし、選択したデータで続行をクリックします。

テストが成功すると、次の手順として Zoho Inventory 側のアクション設定画面に進みます。

Zoho Inventory 側の設定:

App & event で、Event として Create Salesorder（販売注文書の作成）を選択します。
アカウント で、サインインをクリックして Zoho Inventory アカウントに接続します。
アクション では、Zoho Forms の入力内容を Zoho Inventory の対応する項目にマッピングするフィールドが表示されます。値を直接入力するか、Zoho Forms のデータを使用してマッピングします。
テスト機能を使用して、Zap が Zoho Inventory に正しいデータを送信していることを確認します。

手順 4: 販売注文書の作成を自動化する

テストで Zoho Inventory へのデータ送信が正常に完了したら、Zap を公開する準備が整いました。Zap を公開すると、Zoho Forms で新しいエントリーが送信されるたびに、対応する販売注文書が Zoho Inventory 上に自動的に作成されます。

これは、Zapier の幅広い機能のごくシンプルな一例にすぎません。販売注文書の自動化以外にも、在庫への商品登録や請求書の自動作成など、さまざまなプロセスに対して Zap を作成し、受注管理プロセス全体を管理できます。6,000 を超えるアプリケーションと連携できるため、さまざまなアプリケーションやワークフローを組み合わせて、自社のビジネスプロセスを柔軟に自動化できます。