オンライン小売ストアは、Zoho Forms を活用して注文を収集していました。これは初期の成長には最適なソリューションでしたが、法人の拡大とともに注文管理が困難になっていきました。注文を手作業で処理し、受注書や請求書を作成する作業が大きな負担となったのです。成長に伴い、より効率的なプロセスが求められるのは当然です。Zoho Forms は注文や支払いの収集には役立ちますが、円滑な受注管理プロセスには追加の仕組みが必要です。そこで登場するのが Zoho Inventory です。この強力なツールにより、受注管理プロセスを効率化・自動化できます。まずは、一般的な受注の流れを確認しましょう。

1. 顧客が Zoho Forms を利用して注文を行います。
   
2. 法人が発注書を受け付け、注文受付の確認メールとともに、納品見積書や注文ステータスの追跡リンクを送付します。
   
3. 受注書が作成され、商品の詳細、数量、支払い情報、配送先情報が記録されます。
   
4. 注文は梱包され、作成済み請求書とともに発送されます。
   

この記事では、Zoho Inventory で受注書を自動作成する方法に特化して説明します。主に新規フォーム送信時の自動化を対象としています。次の手順で進めてください。

手順 1: 注文フォームの作成

Zoho Forms を使用して注文フォームを作成し、顧客情報や購入内容を収集します。必須項目として、名前、メールアドレス、住所、電話番号、納品先住所などを追加し、顧客情報を取得してください。各商品は画像、説明、関連費用も明確に表示します。数量、サイズ、色（該当する場合）など商品の仕様を入力できる項目も含めます。フォームはブランドイメージに合わせてカスタマイズでき、顧客に直接共有したり、Webサイトに埋め込むことも可能です。

手順 2: Zapier を利用して Zoho Forms と Zoho Inventory を連携

Zoho Forms と Zapier の接続

Zoho Inventory 操作の追加

手順 3: 処理の作成

アプリの接続が完了したら、自動化の設定とテストを行います。

Zapierダッシュボードで、Zoho Formsをクリックします。

テストが成功すると、次の手順に進み、Zoho Inventoryで操作の設定を行います。

Zoho Inventoryでの操作:

手順 4: 受注書の自動作成

テストでZoho Inventoryにデータが正しく送信されたら、Zapの公開準備が整っています。公開後は、Zoho Formに新規エントリーが送信されるたびに、対応する受注書が自動でZoho Inventoryに作成されます。

これはZapierの幅広い機能のほんのシンプルな例です。受注書の自動化だけでなく、在庫内の商品作成や請求書の発行など、順番管理のためのさまざまな処理にZapsを作成できます。6,000以上のアプリケーションと連携でき、さまざまなアプリケーションや処理を選択して、あらゆる法人業務を自動化することが可能です。