関連リストへの項目追加

関連リストへの項目追加

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概要

関連リストとは、親レコードに関連付けられたデータのことです。たとえば、見込み客にはメモ、タスク、処理、通話が関連付けられています。これらの関連付けられたデータを関連リストと呼びます。
フォームの入力内容をZoho Verticalのタブに送信する際、各入力内容に関連付けられたデータを関連リストにも送信できます。たとえば、見込み客に関連付けられた関連リストにイベントを追加できます。また、新しいエントリーが関連リストに送信されるたびに、Zoho Verticalで特定の処理をトリガーすることもできます。

Zoho Verticalのタブに関連付けられた関連リストへエントリーを追加する方法は2つあります。

  • Zoho FormsからZoho Verticalのタブに新規レコードを送信する際、同じフォームを使用して、新規レコードに関連付けられたエントリーを関連リストにも送信できます。

  • Zoho Verticalに既存レコードがある場合、Zoho Vertical項目を使用して、Zoho Formsから既存レコードに関連付けられたエントリーをZoho Verticalの関連リストに送信できます。

また、 事前入力済みフォームを送信することで、Zoho Vertical内の連絡先リストに配布し、その回答をZoho Verticalの関連リストに追加できます。

設定

Zoho Verticalに新規レコードを送信する際の関連リストへのエントリー追加

手順は次のとおりです。

  1. ［連携］タブに移動し、左メニューの［CRM］の下にあるZoho Verticalをクリックします。

  2. 連携設定で新規レコードを追加するように設定し、［連携する］をクリックします。

  3. ［関連リスト］タブには、新規レコードを追加する連携設定で選択したタブが表示されます。関連付けデータを送信する関連リストとレイアウトを選択します。

  4. 必須のZoho Vertical項目をすべて、対応するZoho Forms項目にマッピングします。

  5. その他の項目をマッピングするには、［+項目を追加］をクリックします。
    フォーム項目のマッピング

  6. Zoho Formsにサブフォームがある場合、サブフォーム項目をZoho Verticalの対応するサブフォーム項目にマッピングできます。

  7. フォームをタブと連携する際、参照フィルターを設定 して、［Lookup Mapping］でフォーム項目の回答と一致するZoho Verticalの既存項目を検索できます。
    Notesメモ： Lookup Mappingセクションは、Zoho Verticalに参照項目を追加している場合にのみ利用できます。

  8. 関連リストにエントリーが送信されるたびにZoho Verticalで実行する処理 を選択し、［連携する］をクリックします。

Zoho Verticalの既存レコードに関連付けられた関連リストへのエントリー追加  

手順は次のとおりです。

  1. フォームにZoho Vertical 項目 を追加して設定します。

  2. ［Integrations］タブに移動し、［Zoho Vertical］をクリックします。

  3. ［関連リスト］をクリックします。

  4. Zoho Vertical 項目の設定時に選択したタブが一覧表示されます。関連付け済みデータを追加する関連リストとLayoutを選択します。

  5. 必須のZoho Vertical 項目を、対応するZoho Forms 項目にすべてマッピングします。

  6. その他の項目をマッピングするには、［+ 追加する 項目］をクリックします。

  7. 関連リストにエントリーが追加されるたびにZoho Verticalで実行する処理を選択できます。

  8. ［連携する］をクリックして設定を保存します。


Zoho Verticalの連絡先への事前入力フォームの配信   

Zoho Verticalの連絡先リストに事前入力フォームを送信し、回答をZoho Verticalの関連リストに追加するには、

  1. フォームで、Zoho Verticalの既存レコードに関連付けられた関連リストにエントリーを追加するための設定 を行います。

  2. Zoho Verticalで、Pre-population of Dataを設定→マーケットプレイス→Zoho→Zoho Formsで有効にします。
    Enable Pre-population of data

  3. 選択した連絡先にメールを作成する際に、事前設定済みフォームのリンクを直接含めることができます。また、Zoho Verticalのタブでメールテンプレートを設定する際にフォームのリンクを挿入することもできます。
    Add form link in email in Zoho Vertical

  4. Zoho Verticalのタブで連絡先を選択し、事前入力フォームへのリンクを含む設定済みメールを送信します。

関連リスト追加時のZoho Verticalでの処理のトリガー

関連リストに新規エントリーが追加されるたびに、Zoho Verticalで特定の処理をトリガーするよう選択できます。
Trigger actions
自動化 & Process Management
このオプションを有効にすると、Zoho Forms経由で関連リストにエントリーを追加する際に、Zoho Verticalのワークフロールール、Blueprint、Command Center、承認プロセス、確認プロセスがトリガーされます。

添付ファイル & 署名
このオプションを有効にすると、Zoho Formsの添付ファイルと署名が、Zoho Forms経由で関連リストにエントリーを追加する際にZoho Verticalアカウントへ送信されます。Zoho FormsからZoho Verticalへ送信できる添付ファイルは次のとおりです。
  1. 署名
  2. ファイルのアップロード／画像のアップロード項目の添付ファイル
  3. 差し込み済みドキュメント（メール通知で送信されたドキュメントのみZoho Verticalにプッシュできます）
  4. フォーム送信内容のPDF
    Zoho Verticalに添付ファイルとしてプッシュする対象として、初期設定テンプレート、カスタムテンプレート、フォーム送信ワークフローで送信されたPDF、および承認プロセスで送信されたPDF を選択できます。

    • フォーム送信ワークフローで送信されたPDFを選択すると、フォーム送信後に回答者へ送信されるPDFテンプレート（例：［ありがとうございました］ページからダウンロードされるPDF、またはメール通知で送信されるPDF）が、Zoho Verticalに添付ファイルとしてプッシュされます。

    • 承認プロセスで送信されたPDFを選択すると、最終承認メールとともに回答者へ送信されるPDFテンプレートが、Zoho Verticalに添付ファイルとしてプッシュされます。

メモ。管理 Form 添付ファイルを使用してZoho WorkDriveにファイル添付を保存するよう設定している場合、Zoho WorkDriveの添付ファイルリンクのみがZoho Verticalタブにプッシュされます（メモタブでは未対応）。

タグデータ

このオプションでは、Zoho FormsからZoho Verticalにプッシュされるデータにタグを追加します。任意のタグ名を入力するか、フォームの回答をタグとして使用できます。また、Zoho Verticalで作成済みの既存タグ名を入力して、そのタグにデータを関連付けることもできます。データの更新時に、新規タグで既存タグを上書きするか、既存タグに追加するかも選択できます。

 

割り当てルール
このオプションでは、フォームのエントリーがZoho Verticalタブに関連付けられた関連リストにプッシュされる際に、Zoho Verticalで定義された割り当てルール が実行されます。

データのアップサート

このオプションでは、データがすでに存在する場合は更新し、存在しない場合は新規データを追加します。アップサート時の優先順に項目を並べ替えることもできます。

アップサートの動作は次のとおりです。

例として、メール項目をCompany項目より優先するように並べ替えます。CompanyがZylker、メールがrebecca@zylker.comの場合にフォームが送信されると、
  1. まず、メールアドレスrebecca@zylker.com がZoho Verticalに存在するか確認します。存在する場合は、そのメールアドレスに関連付けられたデータに対して、マッピングされた項目が更新されます。
  2. メールアドレスrebecca@zylker.com がZoho Verticalに存在しない場合は、会社名Zylkerが存在するか確認します。存在する場合は、その組織名に関連付けられたデータに対して、マッピングされた項目が更新されます。
  3. いずれの項目値も存在しない場合は、マッピングされたすべての詳細を含む新規データがZoho Verticalに作成されます。
  4. また、Zoho Formsの空の項目値でZoho Verticalの既存値を上書きするか、データのアップサート時に空の値を除外するかも選択できます。
  5. 完了をクリックし、設定を保存します。
承認
このオプションでは、フォームのエントリーをZoho Verticalの関連リストに直接追加する代わりに、Zoho Verticalの承認リストに送信します。Zoho Verticalでこれらのデータを手動で承認して関連リストに追加するか、スパムのエントリーを破棄できます。

連携失敗時のアラート設定

Zoho Verticalの関連リストにエントリーを追加する設定を保存した後、連携に失敗した場合にメールアラートを受け取るよう選択できます。
設定方法：

  1. 右上の［Set Alert］をクリックします。

  2. 表示のとおりにメールアラートテンプレートを設定し、［保存］をクリックします。
    Set Email Alert on Integration Failure

  3. 連携失敗時のメールアラートの受信を停止するには、［アラートを削除］をクリックします。
メモ 。
  1. 連携失敗時のメールアラートを設定するオプションは、有料プランでのみ利用できます。
  2. 組織内の最大5ユーザーにメールアラートを送信できます。
  3. メールアラートは、連携失敗が発生した最初の1回のみ、24時間に1回の頻度で実行されます。