選択式フィールドルールで備品申請を効率化する

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テクノロジー企業である Zylker は、オフィス用品の申請プロセスを簡素化することで、社内業務の効率化を目指しています。一般的なオフィス用品申請フォームでは、すべての従業員に対して、必要かどうかに関わらず単一の長い用品リストが表示されるため、次のような問題が発生する可能性があります。

自分のニーズに関係のない商品も含まれた長いリストの中から、目的のものを探しにくい。
大量のリストから探す必要があるため、フォーム入力に時間がかかる。
選択肢が多すぎて、誤った用品を選択してしまう可能性が高くなる。

この問題に対処するために、Zylker は「選択肢ベースの項目ルール」を導入しました。申請する従業員の部署に基づいて利用可能な用品を動的にフィルタリングし、不要な項目を減らすことで、リストから目的の用品を探す時間を短縮します。

仕組み

従業員はドロップダウンから自分の部署を選択します。
選択された部署に基づき、Supplies List にはその部署に関連する用品のみが表示されます。例えば、マーケティング部門の従業員にはマーケティング関連の用品のみが表示され、財務部門や人事部門向けの用品をスクロールして探す必要がなくなります。
複数の部署で共通して利用される一般的なオフィス用品は、すべての該当部署にマッピングされるため、どの部署の従業員でも簡単にアクセスできます。

Zylker がどのように実現したか見てみましょう。

Rules タブに移動します。
Choice-based 項目 Rules で、設定する Now. をクリックします。
Primary 項目 に部署を、Dependant 項目 に Supplies List を選択します。
従属項目の選択肢を、対応する主項目の選択肢にマッピングします。

マーケティング部門には、それに関連する用品をマッピングします。例えば、ポスターボード、商品チラシ、マーケティング用パンフレット、販促グッズ、マーカー、付箋などを Supplies List から関連付けます。

財務部門には、それに関連する用品をマッピングします。例えば、電卓、チェックプロテクター、領収書整理用ファイル、テンキー付き電卓、チェックスタンプ、コインカウンター、付箋、マーカーなどです。

人事部門には、それに関連する用品をマッピングします。例えば、従業員ハンドブック、研修マニュアル、機密文書フォルダー、名札ホルダー、付箋、マーカーなどです。

なぜ効果があるのか

この設定により、Zylker のオフィス用品申請フォームは、従来の静的で一律なフォームに比べて大きく改善されました。従業員の部署に基づいて選択肢を動的にフィルタリングすることで、フォーム入力時の体験が向上し、業務効率が高まり、用品申請の正確性も改善されます。