選択式フィールドルールでオフィス用品のリクエストを効率化する

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Zylkerは、テクノロジー企業として、オフィス用品の申請プロセスを簡素化し、オフィス業務の効率化を目指しています。従来のオフィス用品申請フォームは、すべての従業員に対して一つの長い用品リストを表示するため、以下のような課題が生じることがあります。

自分に必要のない商品も含まれた長いリストから探すのが困難であること。
大量のリストから選ぶため、フォーム入力に時間がかかり、貴重な時間が消費されること。
選択肢が多すぎて、誤って不要な商品を選択してしまうことがある。

こうした課題を解決するために、Choice-based 項目ルールを導入しました。これにより、申請する従業員の部署に応じて利用可能な用品が動的にフィルターされ、リストの煩雑さや探す手間が大幅に削減されます。

仕組みについて

従業員がドロップダウンから部署を選択します。
選択した部署に応じて、Supplies Listにはその部署に関連する用品のみが表示されます。例えば、マーケティング部署の従業員はマーケティングに関連する用品のみが表示され、財務や人事に関する用品をスクロールして探す必要がありません。
複数の部署で共通して利用される一般的なオフィス用品は、各部署に紐付けてマッピングされるため、主な業務内容に関わらず簡単にアクセスできます。

Zylkerがどのようにこれを実現したか見てみましょう。

Rulesタブに移動します。
Choice-based 項目ルールの下で、設定する Now.をクリックします。
Primary 項目として部署を、Dependant 項目としてSupplies Listを選択します。
従属項目の選択肢を、それに対応する主項目の選択肢にマッピングします。

マーケティング部署には、ポスターボード、商品フライヤー、マーケティング用パンフレット、販促商品、マーカー、付箋メモなどをSupplies Listからマッピングします。

財務部署には、電卓、チェックプロテクター、領収書オーガナイザー、テンキー電卓、チェックスタンプ、コインカウンター、付箋メモ、マーカーなどをマッピングします。

人事部署には、従業員ハンドブック、トレーニングマニュアル、機密書類用フォルダー、名札ホルダー、付箋メモ、マーカーなどをマッピングします。

なぜ有効なのか？

この方法により、Zylkerのオフィス用品申請フォームは従来の静的で一律なアプローチに比べて大きく改善されました。従業員の部署に応じて動的にリストをフィルタリングすることで、フォーム入力の利便性が向上し、業務効率と申請内容の正確性が高まります。