従業員紹介の通知を自動化する方法

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概要

先進的なテクノロジー企業である Zylker Corp は、従業員紹介を積極的に活用して採用活動を行っています。コミュニケーションを効率化し、紹介体験を向上させるため、Zoho Forms を使用して、紹介した従業員と紹介された候補者の両方に送信される通知メールを自動化することを目指しています。

この自動化により、紹介プログラムに参加する従業員に対して、透明性の高いタイムリーな更新と適切な評価を行うことができます。

自動化シナリオ

Zylker Corp の従業員が社内の紹介フォームを使用して候補者を紹介した際、次の 2 通の自動メール通知が送信されるようにします。

紹介内容の確認と、紹介された職種およびオファーされるポジションに応じた報酬の概要を伝えるサンクスメールを、紹介した従業員に送信します。
紹介経由で応募が受け付けられたことを知らせる確認メールを、紹介された候補者に送信します。

この自動化により、タイムリーな情報共有が可能になり、従業員による紹介プログラムへの参加をさらに促進できます。ここでは、Zylker Corp が Zoho Forms を使ってこの自動フローをどのように実装しているかを見ていきます。

フォームの作成

Zylker Corp は、従業員情報と紹介された候補者の情報の両方を収集する従業員紹介フォームを、以下のように作成します。

メール通知の設定

通知プロセスを自動化するには、メールテンプレートを作成し、フォーム送信が正常に完了したタイミングで実行されるメール通知を設定します。設定手順は次のとおりです。

［設定］に移動し、［メール & 通知 > メール］を選択します。
紹介された候補者に確認メールを送信するためのメール通知を設定し、保存します。
候補者を紹介した従業員にサンクスメールを送信するため、もう 1 つメール通知を設定し、保存します。この際、紹介のステータスや、紹介に対して見込まれる報酬についても明記してください。
これで、両方のメール通知が設定され、フォームを利用できる状態になりました。

メールテンプレートの設定方法、レイアウトやあらかじめ用意されたテンプレートの選択方法、メールの到達性を確保するための詳細な手順については、メール通知のセクションを参照してください。

フォームをカスタマイズして、HR チームや該当部署にも通知を送信できるようにすることで、手動でのフォローアップや運用負荷を軽減できます。紹介プロセスを自動化することで、候補者と従業員の両方に対して一貫したコミュニケーションを維持でき、プログラムへのさらなる参加を促進できます。