従業員紹介の通知を自動化する

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

概要

Zylker Corpは、業界をリードするテクノロジー企業として、従業員リファラルを積極的に活用しています。コミュニケーションの効率化とリファラル体験の向上を図るため、ZylkerはZoho Formsを使用して、リファラルを行った従業員および紹介された候補者の両方に通知メールを自動送信する仕組みを導入します。

この自動化により、リファラルプログラムに参加する従業員への透明性・タイムリーな更新・評価が確保されます。

自動化シナリオ

Zylker Corpの従業員が社内リファラルフォームを使って候補者を紹介した際、2通の自動メール通知が実行されます。

従業員には、リファラルの受付と、紹介した職種や提示された役職に基づく報酬内容について記載したサンクスメールが送信されます。
紹介された候補者には、リファラル経由での応募受付をお知らせする確認メールが送信されます。

この自動化により、タイムリーな最新情報の提供と、より多くの従業員がリファラルプログラムに参加することが促進されます。では、Zylker CorpがZoho Formsを使ってどのようにこの自動フローを実装しているかを見ていきましょう。

フォームの作成

Zylker Corpでは、従業員の詳細情報と紹介された候補者の情報の両方を収集する従業員リファラルフォームを作成します。以下がその例です。

メール通知の設定

通知プロセスを自動化するには、メールテンプレートを設定し、フォーム送信が成功した際に実行されるメール通知を設定します。設定方法は以下の通りです。

「設定」に移動し、メール & 通知 > メールを選択します。
紹介された候補者に確認用メールを送信するためのメール通知を設定し、保存します。
次に、候補者を紹介した従業員に感謝のメールを送信するための別のメール通知を設定し、保存します。紹介のステータスや、紹介に対する報酬の可能性についても記載してください。
両方のメール通知が設定されると、フォームは使用できる状態になります。