次のような状況を想像してください。あなたは Zylker Insurance という保険会社で顧客獲得の責任者をしていますが、チームは対応に追われています。毎日、医療保険、生命保険、火災保険などさまざまな保険の申込が大量に届き、それらをすべて確認し、処理し、適切なチームに振り分ける必要があります。

しかし、申込処理のどこかでボトルネックが発生しており、すべての申込を効率よくさばくことが難しくなっています。あるチームにはタスクが集中している一方で、別のチームは手が空いている状態です。このままでは、新規契約の取りこぼしや、会社の売上成長の機会損失につながるのではないかと心配しています。

では、どうすればこの状況を改善できるでしょうか。

解決策: Zoho Forms の条件付きルールにもとづくタスク自動化

Zoho Forms を使えば、Zylker Insurance は申込者が選択した保険の種類にもとづいて、タスクを自動的に適切なチームへ割り当てることができます。もう大量の申込を一件ずつ仕分けしたり、手作業で担当チームに振り分けたりする必要はありません。フォームがすべて自動で行うので、チームは申込内容の審査と新規顧客の獲得に集中できます。

ここでは、Zoho Forms がどのように保険申込プロセスを効率化し、タスクの割り当てをスムーズにできるかを順を追って見ていきます。

仕組み: タスク割り当てを自動化する手順  

1. 保険申込フォームを作成する

まずはシンプルな保険申込フォームを作成します。申込者がドロップダウンまたはラジオボタン項目から保険の種類（例: 医療保険、生命保険、火災保険など）を選択できるようにします。あわせて、申込に必要なその他の項目（個人情報、住所など）も追加します。

2. 条件付きルールにもとづいてタスクを割り当てる

Zoho Forms で利用できる条件付きルールの一つであるフォームルールを使用して、組織内のユーザーにタスクを割り当てることができます。このケースでは、特定の保険種別ごとに設定した条件にもとづいて、申込が該当チームに送信されるようにします。

この種類の条件付きルールを設定するには、次の手順を行います。

1. フォームビルダーでRulesをクリックし、Form Rulesに移動します。

2. 次に、設定する Nowをクリックし、ワークフローを実行する条件を定義します。

1. このユースケースでは、IF 条件を設定するために、「種類 of insurance」という名前のドロップダウン項目を選択し、「Is」を選んだうえで、ドロップダウンメニューから「Property Insurance」などの保険の種類を選択します。

2. 次に、リダイレクト、タスクの割り当て、メール送信、通知など複数の処理を実行できるTHEN 条件を設定します。ここでは、オプションから'Assign タスク'を選択し、チームのメールアドレス、または組織内ユーザーのメールアドレスを指定します。

3. 最後に追加するをクリックします。
   

   
   

4. ほかのタスク割り当てルールを設定するには、+Ruleをクリックし、上記の手順を繰り返して、保険の種類にもとづいて、すべての担当チームにタスクが割り当てられるようにします。

このワークフローにより、申込者が医療保険を選択した場合は、そのタスクが医療保険チームにルーティングされます。生命保険を選択した場合は、そのタスクが生命保険チームに回される、といった形で自動的に振り分けられます。

3. 設定をテストする

ワークフローの設定が完了したら、必ずフォームをテストすることをおすすめします。保険の種類を変えたテスト申込をいくつか送信し、タスクが自動的に正しいチームへ割り当てられているか確認してください。

この自動ワークフローを構築すれば、準備は万端です。

メモ: タスクを割り当てられるのは、組織内のユーザーのみです。

結果  

Zoho Forms のタスク自動化により、Zylker Insurance はこれまでよりも速く、かつ効率的に申込を処理できるようになります。各チームには、保険の種類にもとづいて、適切なタスクが自動的に割り当てられ、手作業での振り分けに悩まされることはありません。チームの生産性は向上し、顧客獲得も改善され、Zylker の売上はより速いペースで伸び始めます。そして、あなたは副社長への昇進に一歩近づくことになります。