想像してください:あなたはZylker Insuranceという保険会社で顧客獲得の責任者です。チームは今、対応しきれないほど多忙になっています。毎日のように健康保険、生命保険、財産保険などさまざまな保険のアプリケーションが殺到し、それらすべてを確認し、処理し、適切なチームへ振り分ける必要があります。

問題は、プロセスのどこかにボトルネックがあり、すべてのアプリケーションを効率的に並べ替えるのがますます難しくなっていることです。あるチームは業務過多になり、他は十分に活用されていません。新規契約者のユーザー登録機会や会社の売上成長を逃すのではと心配しています。

では、どうすればこの問題を解決できるでしょうか？

解決策: Zoho Formsの条件付きルールによるタスク自動化

Zoho Formsを使えば、Zylker Insuranceでは申込者が選択した保険種類に基づき、自動で正しいチームにタスクを割り当てることができます。もはや大量のアプリケーションを手作業で並べ替えたり、各申込を手動で担当チームに振り分ける必要はありません。フォームがこの作業をすべて行うので、チームはアプリケーションの審査や新規顧客の登録に集中できます。

Zoho Formsがどのように保険申込プロセスを効率化し、タスク割り当てを簡単にできるか、その流れを見ていきましょう。

動作方法: タスク割り当て自動化のステップ  

1. 保険申込フォームの作成

まずはシンプルな保険申込フォームを作成します。ドロップダウンやRadio Button項目を追加し、ユーザーが保険種類（例：健康、生命、財産など）を選択できるようにします。その他、申込に必要な項目（個人情報、住所など）も追加しましょう。

2. 条件付きルールでタスクを割り当てる

Zoho Formsで利用可能な条件ルールの種類のうち、Form Rulesを使用して、組織内のユーザーにタスクを割り当てることができます。この場合、アプリケーションは、特定の条件に基づいて、該当する保険種別の請求担当チームへ送信されます。

この種類の条件ルールを設定するには:

1. フォームビルダーでRulesをクリックし、Form Rulesに移動します。

2. 「設定する Now」をクリックし、条件を定義してワークフローを実行します。

1. この使用例では、IF条件を設定するために、ドロップダウン項目「種類 of insurance」を選択し、「Is」を選んでから、保険の種類（例：「Property Insurance」）をドロップダウンメニューから選択します。

2. 次に、複数の処理（リダイレクト、タスクの割り当て、メール送信、通知など）を実行できるTHEN条件を設定します。ここでは、'Assign タスク'のオプションを選択し、チームのメールアドレスまたは組織内ユーザーのメールアドレスを選択してください。

3. クリック追加する.
   

   
   

4. その他のタスク割り当てルールを設定するには、+Ruleをクリックし、上記の手順を繰り返して、各チームにタスクをInsurance 種類に基づいて割り当ててください。

このワークフローにより、申込者がHealth Insuranceを選択した場合、タスクはHealth Insurance teamに振り分けられます。Life Insuranceを選択した場合は、タスクがLife Insurance teamへ送られる、といった流れになります。

3. 設定をテストする

ワークフローを設定したら、必ずフォームのテストを行うことを推奨します。さまざまな保険の種類でテスト申込をいくつか送信し、タスクが正しいチームに自動で割り当てられるか確認してください。

この自動ワークフローが構築できれば、準備は万全です！

メモ: タスクは組織内のユーザーのみに割り当て可能です。

結果  

Zoho Formsのタスク自動化により、Zylker Insuranceでは申込処理がこれまでよりも迅速かつ効率的になりました。各チームには、保険種類に基づいた適切なタスクが割り当てられ、手動での管理の手間が省けます。チームの生産性が向上し、顧客獲得力もアップ、Zylkerの売上もスピーディーに伸び、あなたは副社長昇進も間近です。