移行の前提条件
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Zoho Marketing Automationは、バージョン2.0をリリースしました。2.0では、一部の機能が変更され、いくつかの機能が廃止されます。バージョン1.0から2.0へ移行する前に、バージョン移行を円滑に進められるよう、特定の機能を最新バージョンへ移行する必要があります。対象となる機能は次のとおりです。
- トピック
- 役割と権限
- 連携
- SMS配信の更新
上記の機能を移行する手順について説明します。
新しいバージョンのトピック管理への移行
トピック管理システムを更新し、次のような重要な変更を行いました。
- 連絡先は組織単位で管理されます。旧バージョンでは、連絡先をリストに追加することが必須でした。
- 1つの配信リストに、異なるトピックに関連付けられた連絡先を登録できます。
- 連絡先が配信停止を選択すると、組織全体から配信停止済みになります。複数のトピックがある場合、連絡先は特定のトピックに関するメールキャンペーンのみ受信するよう選択できます。［配信設定の管理］で、関心のないトピックから配信停止できます。
- 選択したトピックに関連付けられている連絡先にメールが配信されます。メールは、トピックに関連付けられている連絡先にのみ配信されます。
- 連絡先は、初期設定のトピックである「マーケティング」に関連付けられます。
トピックと更新に伴う変更について詳しくは、こちらの文書をご参照ください。
新しいバージョンのトピックへ移行するには
- ダッシュボードの通知で、［新しいバージョンに切り替える］をクリックします。
- ポップアップが表示されます。事前に準備できるよう、最新バージョンで行われるすべての変更内容をよく確認します。［続ける］をクリックします。
移行を開始すると、次の点が適用されます。
- 移行中は、新しいトピックを作成できません。
- 移行対象の配信リストは移行中にロックされるため、メールキャンペーンの配信や一括操作は実行できません。
- 設定済みの同意メールは停止されます。
- 移行後、すべてのトピックは初期設定で有効になります。
新しいバージョンの役割と権限への移行
ユーザー管理システムと役割と権限の設定を見直しました。新しい設定では、ユーザー管理をより効率的にするため、新しい初期設定の役割を追加し、一部の権限制限を変更しました。
Zoho Marketing Automationでは、ポータルを使用して、同じアカウントから複数の組織にアクセスできます。ポータルを使用すると、複数のアカウントを作成する手間を省き、1つのZoho Marketing Automationアカウントで複数の組織を整理、管理できます。組織のポータルに参加するには、その組織の管理者から招待を受ける必要があります。
また、1つのアカウントで複数のチームを管理できるよう、ユーザー管理設定にワークスペースを導入しました。ワークスペースは、チーム、部門、プロジェクトごとに作成できます。ワークスペースとは、組織のポータル内にあるチーム、メンバー、リソースの集合を指します。
旧ユーザー管理システムと新ユーザー管理システムの主な違いは、次のとおりです。
- ［自分／その他］オプションは削除されます。いずれかのタブへのアクセス権限がある場合、そのタブにある自分と他のユーザーの両方のデータにアクセスできますが、すべてのタブでの権限は最低限（作成、編集、削除、アクセス／表示）となります。
- タブの表示権限は削除されます。対象のタブに関連する権限にかかわらず、すべてのタブを表示できます。
- アカウントで作成したすべての独自の役割は、新しい設定に移行されます。ポータル管理者は、新しい独自の役割を作成して権限を変更できますが、初期設定の役割は変更できません。
- 連携は組織単位に移行されます。管理者の役割を持つユーザーのみが各種サービスと連携でき、サービスごとに許可される連携は1件のみです。
- 配信元メールアドレスは、どのユーザーでも追加できます。対象のタブで削除権限がある場合は、削除できます。
新しいユーザー管理設定へ移行するには
- ダッシュボードの通知で、［新しいバージョンに切り替える］をクリックします。
- ポップアップが表示されます。事前に準備できるよう、最新バージョンで行われるすべての変更内容をよく確認します。［続ける］をクリックします。
- 事前に準備できるよう、最新バージョンで行われるすべての変更内容をよく確認します。［続ける］をクリックします。
-
ポップアップ内のタブをクリックし、既存の役割がどのように移行されるかを確認します。既存の役割は新しい設定に移行されます。新しい初期設定の役割への切り替えについて確認し、［続ける］をクリックします。
メモ：既存の独自の役割は、それぞれの役割と同等の権限を維持したまま、新しいユーザー管理設定に移行されます。 - ［今すぐ切り替える］をクリックして移行を開始します。切り替え後は、旧設定に戻すことはできません。
よくある質問
役割ごとに権限をカスタマイズできますか？
組織の管理者である場合、新しい独自の役割を作成し、その権限を管理できます。ただし、初期設定の役割の権限はカスタマイズできません。
新しい連携設定への移行
Zoho Marketing Automationと他のアプリケーションとの連携方法を見直し、連携プロセスに重要な変更を加えました。これに伴い、Zoho Marketing Automationと他のZohoアプリケーション、および一部のサードパーティー製アプリケーションとの同期方法が変更されます。
更新の理由
連携設定を見直す理由は、次のとおりです。
- 管理者が連携と、他のアプリケーションからの見込み客および連絡先の同期を一元管理できるようにするためです。
- 複数のアプリケーションにまたがるデータ管理を容易にするためです。新しい方式では、タブごとに1件の同期を設定するだけで、他のアプリケーションからすべてのデータを移行できます。
- 重複する同期プロセスを防ぐためです。組織内の複数のメンバーが同じアプリケーションとの同期を作成すると、同様のプロセスが重複して実行されます。新しい連携設定では、このような状況を回避できます。
新しい連携および同期設定における共通の変更点
- 新しい連携設定へ移行すると、旧設定に戻すことはできません。
- 新しい設定へ移行できるのは、ポータル管理者のみです。すべてのアプリケーションについて、組織ごとに1つのアカウントのみ連携および同期できます。
- この移行プロセスでは、最初にトピックを最新バージョンへ移行します。
- Zohoアプリケーションと連携する場合、連携と同期を実行するには、両方のZohoアプリケーションで組織の管理者である必要があります。
- すべての連絡先と見込み客がZoho Marketing Automationに同期されます。同期したデータは、特定の条件を設定したセグメントとして管理でき、適切な連絡先グループにターゲットメールを配信できます。
Zohoおよびその他のアプリケーションとの連携に関する具体的な変更点と、新しい連携設定へ移行する方法については、こちらをご参照ください。
SMS配信の更新
連絡先を正確に関連付けるため、既存のSMS配信設定に変更を加えました。連絡先データ（電話番号）を［携帯電話番号］項目に関連付ける必要があります。バージョン2.0へ移行する前に、このデータ移行を完了する必要があります。
バージョン2.0では、SMS配信時にこの項目の電話番号のみが使用されます。2.0で連絡先を追加する際は、国番号も併せて追加してください。
新しいSMSゲートウェイの主な利点と特長は、次のとおりです。
- SMS配信用のZoho Marketing Automation標準SMSゲートウェイを利用できます。サードパーティーのSMSゲートウェイとの連携や、サービスへのデータ追加は不要です。
- シンプルなSMS料金アドオン
- 新しいSMS配信停止機能
- SMSの作成時に送信者アドレスを追加可能