マルチユーザーアプリの割り当て

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前提条件

組織 Admin
組織担当者

概要

Multi-ユーザーアプリ割り当て機能では、Zoho One内の1つのアプリケーションに複数のユーザーを割り当てる際、アプリケーション側で発生するすべての潜在的な競合情報が表示されます。この機能により管理者は高い透明性を持ち、各競合を確認し、関与するユーザーを特定し、適切な対応を取ることができます。

Payroll、People、経費などのアプリケーションでは、従業員IDの制約により、一度に1人のユーザーしか割り当てできません。同様に、CRMではレポート先マネージャーの制約が原因で制限があります。しかし、競合ページでの処理により、これらのアプリケーションにも複数ユーザーの割り当てが可能になりました。

People、Payroll、経費のMulti-ユーザーサポート

Payroll、People、経費などのアプリケーションでは、複数ユーザーの割り当て時に従業員IDの制約があります。今後は複数ユーザーを選択し、それぞれに固有の従業員IDを割り当てることができます。

Zoho Peopleアプリのみ、組織内の最後の従業員IDが表示され、IDを手動で入力するか、自動入力オプションを使ってユーザーに自動でIDを割り当てることが可能です。

最後の従業員IDが数字で構成されている場合のみ、自動入力オプションが利用可能です。

従業員IDの自動入力手順は、Zoho Oneでサポートされている2つのユーザーインターフェースバージョンによって異なります。下のタブからご利用のUIバージョンを選択し、該当する手順に進んでください。

従業員IDを自動入力する方法

Spaces UI

Unified UI

Spaces UI

Zoho Oneにサインインし、右上隅のをクリックします。
アプリケーションへ移動し、Peopleアプリをクリックします。
Assign ユーザーをクリックし、個人タブへ移動します。
選択するユーザーの下で、をクリックし、選択するユーザーを選択します。
必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
従業員 IDの下に、組織内の最新の従業員IDが表示されます。
をクリックし、従業員 IDの下にあるAutofill IDのチェックボックスを有効にすると自動で割り当てできます。手動でIDを入力することも可能です。完了をクリックします。
必要に応じて他の詳細を入力し、Assignをクリックします。

Unified UI

Zoho Oneにサインインし、左側メニューのDirectoryをクリックします。
アプリケーションへ移動し、Peopleアプリをクリックします。
Assign ユーザーをクリックし、個人タブへ移動します。
選択するユーザーの下で、をクリックし、選択するユーザーを選択します。
必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
従業員 IDの下に、組織内の最新の従業員IDが表示されます。
をクリックし、従業員 IDの下にあるAutofill IDのチェックボックスを有効にすると自動で割り当てできます。手動でIDを入力することも可能です。完了をクリックします。
必要に応じて他の詳細を入力し、Assignをクリックします。

CRMのマルチユーザーサポート

CRMでは、役割の報告階層が有効になっている場合、Zoho Oneで一度に割り当てられるユーザーは1名のみです。ただし、現在は複数のユーザーを異なる報告マネージャーに選択して割り当てることができます。一度ユーザーが報告マネージャーに担当者として割り当てられると、別のマネージャーに再割り当てすることはできません。
複数のユーザーを異なる報告マネージャーへ割り当てる手順は、Zoho Oneでサポートされている2つのユーザーインターフェースバージョンによって異なります。下記のタブからご利用のUIバージョンを選択し、続く手順をご確認ください。

Spaces UI

Unified UI

Spaces UI

Zoho Oneにサインインし、右上隅のをクリックします。
アプリケーションへ移動し、CRMアプリをクリックします。
Assign ユーザーをクリックし、個人タブへ移動します。
選択するユーザーでクリックし、選択するユーザーを選びます。
必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
必要な役割および権限を選択します。
役割でManagerを選択した場合は、Reporting Managerでマネージャーを選択できます。役割でCEOを選択した場合は、それまで選択したすべてのユーザーが直接CEOの配下に割り当てられます。
各報告マネージャーにメンバーを割り当てるには、選択するユーザーの下にあるをクリックします。これまでに選択したユーザーがすべて表示されます。
必要なユーザーを選択し、完了をクリックします。

一度ユーザーが報告マネージャーに担当者として割り当てられると、そのユーザーは他のマネージャーのユーザーピッカーには表示されません。
追加の報告マネージャーを追加する場合は、をクリックします。最大10名まで報告マネージャーを追加できます。
選択済みユーザーを削除するには、その他を選択するユーザーの下でクリックし、ユーザーリストを表示します。対象のユーザーにカーソルを合わせ、をクリックしてユーザーを削除します。
すべて完了したら、Assignをクリックします。
もし競合が発生した場合は、選択済みユーザーに関する競合ページが表示されます。
競合ページの処理

競合は「解決可能」と「解決不可」に分類されます。解決可能な競合は、Zoho Oneで表示されるいずれかの処理を選択することで解決できます。選択後は、対象ユーザーが正常にアプリケーションに割り当てられます。既存ユーザーの競合とライセンス変更ユーザーの競合の2つが主な例です。既存ユーザーの競合は、そのユーザーがすでに組織の一部であることを示します。ライセンス変更ユーザーの競合は、選択済みユーザーにライセンスの変更がある場合に発生します。これらの解決には、表示された4つの処理のいずれかを選択する必要があります。
1. 既存の役割および権限を保持する：この場合、ユーザーは割り当てから除外されます。
2. 既存の部署を保持したまま、新しい権限と役割に更新する：この場合、ユーザーの役割がアップグレードされ、既存の部署は新たに割り当てられた部署と統合されます。
3. 既存の部署へのアクセスを削除し、新しい権限と役割に更新する：ユーザーには新しく選択された役割が割り当てられ、現在の部署は削除されます。新しく選択した部署に置き換わります。
4. 既存の部署で既存の役割を保持し、新しい部署を追加する：ユーザーが既存の部署ですでに選択された役割を持っている場合、それは維持されます。
解決不可の競合の場合は、解決できず、そのカテゴリーに該当するユーザーは割り当て時にスキップされます。つまり、アプリケーションに追加されません。完了済みアカウントユーザー、スパムユーザーアカウント、管理者が最低1名必要、外部ユーザー競合などが該当例です。

ユーザーが両方のカテゴリーに該当する場合は、解決不可の競合としてのみリストされます。
競合を解決した後、インポートするをクリックします。割り当てに関する必要な情報をまとめた概要ページが表示されます。
内容を確認したら、完了をクリックします。

統合UI

Zoho One にサインインし、左側のメニューでDirectoryをクリックします。
アプリケーションに移動し、CRMアプリをクリックします。
Assign ユーザーをクリックし、個人タブに移動します。
選択するユーザーでクリックし、選択するユーザーを選択します。
必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
必要な役割と権限を選択します。
役割でManagerを選択した場合は、Reporting Managerでマネージャーを選択できます。役割でCEOを選択した場合は、それまでに選択したすべてのユーザーが直接CEOの下に割り当てられます。
各レポートマネージャーにメンバーを割り当てるには、選択するユーザーの下にあるをクリックします。すでに選択されているユーザーがすべて一覧表示されます。
必要なユーザーを選択し、完了をクリックしてください。

ユーザーが担当者としてレポートマネージャーに割り当てられると、そのユーザーは他のマネージャー用のユーザーピッカーには表示されなくなります。
他のレポートマネージャーを追加するには、をクリックします。レポートマネージャーは最大10人まで追加できます。
選択済みのユーザーを削除する場合は、選択するユーザーの下にあるその他をクリックし、ユーザーリストを表示します。対象のユーザーにカーソルを合わせ、をクリックすると、そのユーザーを削除できます。
すべての設定が完了したら、Assignをクリックします。
何らかの競合が発生した場合、選択済みユーザーに関する競合ページが表示されます（詳細は下記ドキュメント参照）。
競合ページの対応方法

潜在的な競合は、「解決可能な競合」と「解決不可能な競合」のいずれかに分類されます。解決可能な競合は、Zoho Oneで表示されるいずれかの処理を選択することで解決できます。選択後、必須アプリケーションに正常に担当者として追加されます。解決可能な競合の例は、「既存ユーザーの競合」と「ライセンス変更ユーザーの競合」です。既存ユーザーの競合の場合、ユーザーはすでに組織の一員であることを示します。ライセンス変更ユーザーの競合の場合、選択済みユーザーがライセンスを変更する可能性があります。これらを解決するには、表示される4つの処理のいずれかを選択して続行してください：
1. 既存の役割と権限を保持する: この場合、ユーザーは割り当てから除外されます。
2. 既存の部署を保持したまま、新しい権限と役割に更新する: この場合、ユーザーの役割がアップグレードされ、既存の部署は新たに割り当てられた部署と統合されます。
3. 既存の部署へのアクセスを削除し、新しい権限と役割に更新する: この場合、ユーザーは新しく選択した役割を担当し、現在の部署は削除されます。新しく選択した部署がそれに置き換わります。
4. 前の部署で既存の役割を保持し、新しい部署を追加する: ユーザーが既存の部署で選択済みの役割をすでに持っている場合、その役割は保持されます。
解決不可能な競合の場合、解決することはできません。このカテゴリーに該当するユーザーは割り当て時にスキップされ、アプリケーションに追加されません。例として、「完了済みアカウントユーザー」「スパムユーザーアカウント」「最低1名の管理者必須」「外部ユーザーの競合」などがあります。

ユーザーが両方のカテゴリーに該当する場合は、解決不可能な競合としてのみリストされます。
競合を解決した後、「インポートする」をクリックします。割り当てに関するすべての必須情報をまとめた概要ページが表示されます。
内容をすべて確認したら、「完了」をクリックしてください。