複数ユーザーへのアプリ割り当て

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前提条件

組織 Admin
組織担当者

概要

マルチユーザーアプリ割り当て機能を利用すると、Zoho Oneで1つのアプリケーションに複数のユーザーを割り当てることができます。割り当て時には、アプリケーション側で発生する可能性のある競合情報がすべて表示されます。この機能により、管理者は各競合を確認し、関係するユーザーを特定し、適切な対応を取ることができます。

Payroll、People、経費などのアプリケーションでは、従業員IDの制約により、1度に1人のユーザーしか割り当てできません。同様に、CRMではレポート先マネージャーの制約が原因で制限があります。しかし、競合ページの対応により、これらのアプリケーションにも複数ユーザーの割り当てが可能となりました。

People、Payroll、経費のマルチユーザーサポート

Payroll、People、経費などのアプリケーションでは、複数ユーザーを割り当てる際に従業員IDの制約があります。現在は、複数のユーザーを選択し、それぞれに固有の従業員IDを割り当てることができます。

Zoho Peopleアプリのみ、組織内で最後に使用された従業員IDが表示され、IDを手動で入力するか、自動入力オプションを利用してユーザーにIDを自動割り当てすることができます。

最後の従業員IDが数字で構成されている場合のみ、自動入力オプションが利用可能です。

従業員IDの自動入力手順は、Zoho Oneでサポートされている2つのユーザーインターフェースバージョンによって異なります。下記のタブからご利用中のUIバージョンを選択し、該当する手順に従ってください。

従業員IDを自動入力する方法

Spaces UI

Unified UI

Spaces UI

Zoho One にサインインし、右上隅のをクリックします。
アプリケーション に移動し、People アプリをクリックします。
をクリックし、Assign ユーザー をクリックします。個人タブに移動します。
選択するユーザー の下で、をクリックし、選択するユーザー を選択します。
必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
従業員 ID の下に、組織内で最後に使用された従業員IDが表示されます。
をクリックし、従業員 ID の下にある Autofill ID チェックボックスをオンにすると自動で割り当てられます。手動でIDを入力することも可能です。完了をクリックします。
必要に応じて、他の必要な詳細を入力し、Assign をクリックします。

統合UI

Zoho Oneにサインインし、左側のメニューからディレクトリをクリックします。
アプリケーションに移動し、Peopleアプリをクリックします。
ユーザーの割り当てをクリックし、個人タブに移動します。
ユーザーの選択の下で、をクリックし、選択するユーザーを選択します。
必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
従業員IDの下に、組織内で最後に使用された従業員IDが表示されます。
をクリックし、従業員IDの下にある自動入力IDチェックボックスをオンにすると自動で割り当てられます。手動でIDを入力することも可能です。完了をクリックします。
必要に応じて、他の必要な詳細を入力し、割り当てをクリックします。

CRMのマルチユーザーサポート

CRMでは、ロールのレポート階層が有効な場合、Zoho Oneでは一度に1人のユーザーしか割り当てできませんでした。しかし、現在は複数のユーザーを異なるレポート先マネージャーに選択して割り当てることができます。一度レポート先マネージャーが割り当てられたユーザーは、他のマネージャーに再割り当てすることはできません。
複数のユーザーを異なるレポート先マネージャーに割り当てる手順は、Zoho Oneでサポートされている2つのユーザーインターフェースバージョンによって異なります。下記のタブから使用するUIバージョンを選択し、続く手順に従ってください。

Spaces UI

統合UI

Spaces UI

Zoho Oneにサインインし、右上のをクリックします。
アプリケーションに移動し、CRMアプリをクリックします。
をクリックし、次にAssign ユーザーをクリックします。個人タブへ移動します。
選択するユーザーの下で、ユーザーを選択するか、ファイルを添付します。
必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
必要な役割と権限を選択します。
役割でManagerを選択した場合は、Reporting Managerでマネージャーを選択できます。役割でCEOを選択した場合は、これまでに選択したすべてのユーザーが直接CEOの下に割り当てられます。
各レポーティングマネージャーにメンバーを割り当てるには、選択するユーザーの下にあるをクリックします。これまでに選択したすべてのユーザーが一覧表示されます。
必要なユーザーを選択し、完了をクリックします。

ユーザーがレポーティングマネージャーに担当者として割り当てられると、そのユーザーは他のマネージャーのユーザー選択リストには表示されません。
他のレポーティングマネージャーを追加するには、をクリックします。レポーティングマネージャーは最大10名まで追加できます。
選択済みのユーザーを削除するには、選択するユーザーの下にあるその他をクリックしてユーザー Listを表示します。該当ユーザーにカーソルを合わせ、をクリックしてユーザーを削除します。
すべて完了したら、Assignをクリックします。
何らかの競合が発生した場合、選択済みユーザーに関する競合ページが表示されます。
競合ページの対応

発生しうる競合は、解決可能なものと解決不可能なものに分類されます。解決可能な競合は、Zoho Oneが提示するいずれかの処理を選択することで解決できます。選択後、必須アプリケーションへの担当者として正常に追加されます。解決可能な競合の例として、既存ユーザーの競合やライセンス変更ユーザーの競合があります。既存ユーザーの競合が発生した場合、そのユーザーはすでに組織の一員であることを示します。ライセンス変更ユーザーの競合が発生した場合、選択済みユーザーがライセンスを変更する必要がある可能性があります。これらを解決するには、表示されている4つの処理のいずれかを選択して続行してください。
1. 既存の役割と権限を保持する: この場合、ユーザーは割り当てから除外されます。
2. 既存の部署を維持しつつ、新しい権限と役割に更新する: この場合、ユーザーの役割がアップグレードされ、既存の部署と新しく割り当てられた部署が統合されます。
3. 既存の部署へのアクセスを削除し、新しい権限と役割に更新する: この場合、ユーザーは新たに選択された役割の担当者となり、現在の部署は削除されます。新たに選択された部署がそれに置き換わります。
4. 前の部署で既存の役割を保持し、新しい部署を追加する: ユーザーが既存の部署ですでに選択された役割を持っている場合、それは維持されます。
解決不可能な競合の場合、解決はできません。このカテゴリーに該当するユーザーは割り当て時にスキップされ、アプリケーションに追加されません。該当する競合の例として、完了済みアカウントユーザー、スパムユーザーアカウント、最低1人の管理者が必須、外部ユーザーの競合などがあります。

ユーザーが両方のカテゴリーに該当する場合は、解決不可能な競合としてのみリストされます。
競合を解決した後、インポートするをクリックします。割り当てに関するすべての必須情報をまとめた概要ページが表示されます。
内容をすべて確認したら、完了をクリックしてください。

統合UI

Zoho Oneにサインインし、左側のメニューからDirectoryをクリックします。
アプリケーションに移動し、CRMアプリをクリックします。
Assign ユーザーをクリックし、個人タブに移動します。
選択するユーザーの下で、ユーザーを選択するか、ファイルを添付します。
必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
必要な役割と権限を選択します。
役割でManagerを選択した場合、Reporting Managerでマネージャーを選択できます。役割でCEOを選択した場合、これまでに選択したすべてのユーザーが直接CEOの下に割り当てられます。
各レポーティングマネージャーにメンバーを割り当てるには、選択するユーザーの下にあるをクリックします。これまでに選択したすべてのユーザーがリスト表示されます。
必須ユーザーを選択し、完了をクリックします。

ユーザーが報告マネージャーとして担当者に設定されると、そのユーザーは他のマネージャーのユーザーピッカーには表示されません。
他の報告マネージャーを追加するには、をクリックします。報告マネージャーは最大10名まで追加できます。
選択済みユーザーを削除するには、選択するユーザーの下にあるその他をクリックしてユーザーリストを表示します。必須ユーザーにカーソルを合わせ、をクリックしてユーザーを削除します。
すべて完了したら、Assignをクリックします。
何らかの競合が発生した場合、選択済みユーザーに関する競合ページ（詳細は本ドキュメント下部に記載）が表示されます。
競合ページの対応

潜在的な競合は、解決可能なものと解決不可能なものに分類されます。解決可能な競合は、Zoho Oneが提示するいずれかの処理を選択することで解決できます。選択後、必須アプリケーションへの割り当てが正常に行われます。解決可能な競合の例としては、既存ユーザー競合とライセンス変更ユーザー競合の2つがあります。既存ユーザー競合は、そのユーザーがすでに組織の一員であることを示します。ライセンス変更ユーザー競合は、選択済みユーザーにライセンスの変更がある場合に発生します。これらを解決するには、表示される4つの処理のいずれかを選択して続行してください。
1. 既存の役割と権限を保持する: この場合、ユーザーは割り当てから除外されます。
2. 既存の部署を維持しつつ、新しい権限と役割に更新する: この場合、ユーザーの役割がアップグレードされ、既存の部署は新たに割り当てられた部署と統合されます。
3. 既存の部署へのアクセスを削除し、新しい権限と役割に更新する: この場合、ユーザーは新たに選択された役割に担当者として設定され、現在の部署は削除されます。新たに選択された部署が適用されます。
4. 既存の部署での役割を保持し、新しい部署を追加する: ユーザーが既存の部署ですでに選択された役割を持っている場合は、そのまま保持されます。
解決不可能な競合の場合は解決できず、このカテゴリーに該当するユーザーは割り当て時にスキップされ、アプリケーションに追加されません。該当する競合の例として、完了済みアカウントユーザー、スパムユーザーアカウント、管理者が最低1名必要、外部ユーザー競合などがあります。

ユーザーが両方のカテゴリーに該当する場合は、解決不可能な競合のみに表示されます。
競合を解決した後、インポートするをクリックします。割り当てに関するすべての必須情報を含む概要ページが表示されます。
内容をすべて確認したら、完了をクリックします。