Smartグループの追加

1. Zoho Oneにサインインし、左側のメニューからDirectoryをクリックします。
2. Groupsをクリックし、続けてグループを追加をクリックします。
   
        
3. 新規グループの名前を入力します。
   
4.  をクリックして権限画像を設定します。グループの説明を入力できます。これらの操作は任意です。
5. 種類でSmartグループを選択し、続けるをクリックします。
   
         
   
   
6. 作成後に手動でユーザーを追加したい場合は、Allow Exemptionsのチェックボックスを選択します。チェックを外した場合、既存ルールの変更のみでユーザーを追加できます。
7. 基準、関係、値をそれぞれのドロップダウンから選択してスマート条件を定義します。複数のスマート条件を追加し、論理演算で実行順序を設定することも可能です。1つのスマートルールにつき最大10条件、スマートグループには最大4ルールまで設定できます。
   
8. 候補メンバーに役割を設定します。保存 Ruleをクリックします。
   
   

   この手順で選択した役割が、グループのすべてのメンバーに担当者として割り当てられます。後からMembersメニューで、個別にメンバーの役割を変更することも可能です。
9. 作成 グループをクリックします。
   
        
   
   
10. 前の手順でModerator役割を選択していない場合、この手順でモデレーターを選択するよう求められます。表示する 参加者をクリックし、モデレーターにしたいメンバーの名前にカーソルを合わせて、受注データを［パッケージ］データに変換するだけで、 to Moderatorをクリックします。
    
11. スマートグループ作成後、その他のユーザーを追加する方法は2つあります：
    
1. スマートルールを変更せずに例外を許可する方法- 少数のユーザーのみを追加したい場合や、共通点がないため他のスマート条件で追加できない場合に特に便利です。
   
        
   
   
2. 例外を許可せずにスマートルールを変更する方法- 多くのユーザーを一括で含めたい場合や、他のスマート条件に反映できる共通点がある場合に有効です。

グループルールの編集

1. Zoho Oneにサインインし、左側のメニューからDirectoryをクリックします。
2. Groupsをクリックし、ルールを変更したいスマートグループを選択します。
   
3. グループ Rulesタブに移動し、Modifyをクリックします。
   
4. 既存のルールを変更する場合は、Conditionsまたは役割の下にある編集をクリックします。新しいルールを追加する場合は、追加する RULEをクリックします。
   
5. 必要な変更を行い、保存 Ruleをクリックします。
6. 更新するをクリックします。ルールが更新され、候補メンバーの数もまもなく処理されます。
   

スマートグループのルール更新は慎重な操作が必要なため、5分ごとに再認証が必須となります。

例外設定

1. Zoho One にサインインし、左側のメニューから Directory をクリックします。
2. Groups をクリックし、ルールを変更したいスマートグループを選択します。
   
3. グループ Rules タブに移動します。ここで差出人の免除設定を更新できます。
   
   
   
   
1. 免除を許可 → 免除を拒否：この設定に変更すると、手動でメンバーをこのグループに追加できなくなります。既存の手動追加メンバーは削除または保持が可能です。
   
        
   
   
2. 免除を拒否 → 免除を許可：この設定に変更すると、手動で自由にメンバーを追加できます。
   

メンバーのエクスポート:スマートグループでは、手動で追加したユーザーをさまざまな形式（CSV、XLS、XLSX、VCF）でエクスポートできる便利な機能も利用できます。

スマートグループからのユーザー削除

1. Members メニューでユーザーにカーソルを合わせ、削除する をクリックすることで、手動で追加したユーザーを直接スマートグループから削除できます。
   
2. スマート条件で追加されたユーザーを削除する場合は、その条件を変更する必要があります。
   

組織レベルの変更への対応