スマートグループの管理
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前提条件
必要な役割：
- 組織の所有者
- 組織の管理者
Zoho Oneでサポートされている3つの操作画面のバージョンによって、スマートグループを追加、管理する手順が異なります。下のタブから使用している操作画面のバージョンを選択し、表示された手順に沿って進めてください。
［One Experience操作画面］
［スペース操作画面］
［統合操作画面］
One Experience操作画面
スマートグループの追加
- Zoho Oneにサインインし、右上にある管理画面アイコン
をクリックします。
- 左側のメニューで［ユーザー管理］をクリックし、［グループ］を選択します。
- ［グループを追加する］をクリックします。
- 新しいグループの名前を入力してください。
- プロフィール画像を設定するには、プロフィール画像アイコン
をクリックします。グループの説明を入力してください。これらの操作は任意です。
- ［種類］で［スマートグループ］を選択します。［続ける］をクリックします。
- グループの作成後にユーザーを手動で追加する場合は、［適用除外の設定を許可する］のチェックボックスを選択します。選択しない場合、ユーザーを追加するには既存のルールを変更する必要があります。
- 各ドロップダウンから基準、関係性、値を選択し、スマート条件を定義します。複数のスマート条件を追加し、実行順序を指定するために条件の論理的な組み合わせを設定することもできます。スマートルール1件につき最大10件の条件、スマートグループ1件につき最大4件のルールを設定できます。
-
候補となるメンバーの役割を設定します。［ルールを保存する］をクリックします。
この手順で選択した役割は、グループのすべてのメンバーに割り当てられます。後から［メンバー］メニューで、各メンバーの役割を個別に変更できます。 - ［グループを作成する］をクリックします。
- スマートグループが作成されます。前の手順で［モデレーター］の役割を選択していない場合、この手順でモデレーターを選択するよう求められます。［「メンバー」メニューに移動］をクリックし、モデレーターにするメンバーの名前にカーソルを合わせて、［モデレーターに変更する］をクリックします。
- スマートグループの作成後、ユーザーをさらに追加するには、次の2つの方法があります。
- スマートルールを変更せずに適用除外の設定を許可する - 共通点がなく、別のスマート条件では追加できない少数のユーザーのみを追加する場合に特に便利です。
- 適用除外の設定を許可せずにスマートルールを変更する - ユーザーを一括で追加する場合、特に別のスマート条件に使用できる共通の属性がある場合に便利です。
グループのルールの編集
- Zoho Oneにサインインし、右上にある
をクリックします。
- ［グループ］をクリックします。ルールを変更するスマートグループをクリックします。
- ［グループのルール］タブに移動し、［変更する］をクリックします。
- 既存のルールを変更するには、［条件］または［役割］の下にある［編集する］をクリックします。新しいルールを追加するには、［ルールを追加する］をクリックします。
- 必要な変更を行い、［ルールを保存する］をクリックします。
- ［更新する］をクリックします。ルールが更新され、候補となるメンバーの数値もまもなく再計算されます。
スマートグループのルールの更新は重要な操作であるため、5分ごとに一度、再認証が必要です。
適用除外の設定
- Zoho Oneにサインインし、右上にある
- ［グループ］をクリックします。ルールを変更するスマートグループをクリックします。
- ［グループのルール］タブに移動します。ここで適用除外の設定を更新できます。
- 適用除外の設定を許可する → 適用除外の設定を制限する：今後、このグループにメンバーを手動で追加できなくなります。既存の手動で追加したメンバーは、削除するか保持するかを選択できます。
- 適用除外の設定を制限する → 適用除外の設定を許可する：今後、このグループにメンバーを手動で自由に追加できます。
メンバーのエクスポート：スマートグループには、手動で追加したユーザーを.csv、.xls、.xlsx、.vcfなどのさまざまな形式でエクスポートできる便利な機能もあります。
スマートグループからのユーザーの削除
- 手動で追加したユーザーをスマートグループから直接削除するには、［メンバー］メニューで対象のユーザーにカーソルを合わせ、［削除する］をクリックします。
- スマート条件によって追加されたユーザーは、その条件を変更した場合にのみ削除できます。
組織レベルの変更への対応
組織レベルの変更が、既存のスマートグループの設定に影響する場合があります。グループのメンバー構成を正確に保ち、組織の運用体制に適合させるには、不整合に対処する必要があります。
スペースのUI
スマートグループの追加
- Zoho Oneにサインインし、右上にあるディレクトリーの設定アイコン
をクリックします。
- 左側のメニューで［ユーザー管理］をクリックし、［グループ］を選択します。
- ［グループを追加する］をクリックします。
- 新しいグループの名前を入力してください。
- プロフィール画像を設定するには、プロフィール画像アイコン
- ［種類］で［スマートグループ］を選択します。［続ける］をクリックします。
- グループの作成後にユーザーを手動で追加する場合は、［適用除外の設定を許可する］チェックボックスを選択します。選択しない場合、既存のルールを変更する方法でのみユーザーを追加できます。
- 各ドロップダウンから［基準］、［条件］、［値］を選択して、スマート条件を定義します。複数のスマート条件を追加し、論理的な組み合わせを設定して実行順序を指定することもできます。スマートルール1件につき最大10件の条件、スマートグループ1件につき最大4件のルールを設定できます。
-
メンバー候補の役割を設定します。［ルールを保存する］をクリックします。
この手順で選択した役割は、グループのすべてのメンバーに割り当てられます。後から［メンバー］メニューで各メンバーの役割を個別に変更できます。 - ［グループを作成する］をクリックします。
- これでスマートグループが作成されます。前の手順でモデレーターの役割を選択していない場合、この手順でモデレーターを選択するよう求められます。［メンバー］メニューに移動をクリックし、モデレーターにするメンバーの名前にカーソルを合わせて、［モデレーターに変換する］をクリックします。
- スマートグループの作成後、ユーザーをさらに追加する方法は2つあります。
- スマートルールを変更せずに適用除外を許可する - 少数のユーザーのみを追加したい場合や、共通点がないため別のスマート条件では追加できない場合に特に便利です。
- 適用除外を許可せずにスマートルールを変更する - ユーザーを一括で追加したい場合、特に別のスマート条件に使用できる共通の属性がある場合に便利です。
グループのルールの編集
- Zoho Oneにサインインし、右上にある
- ［グループ］をクリックします。ルールを変更するスマートグループをクリックします。
- ［グループのルール］タブに移動し、［変更する］をクリックします。
- 既存のルールを変更するには、［条件］または［役割］の下にある［編集する］をクリックします。新しいルールを追加するには、［ルールを追加する］をクリックします。
- 必要な変更を行い、［ルールを保存する］をクリックします。
- ［更新する］をクリックします。ルールが更新され、メンバー候補の数もまもなく再計算されます。
スマートグループのルールの更新は慎重を要する操作であるため、5分ごとに一度、再認証が必要です。
適用除外の設定
- Zoho Oneにサインインし、右上にある
- ［グループ］をクリックします。ルールを変更するスマートグループをクリックします。
- ［グループのルール］タブに移動します。ここで適用除外の設定を更新できます。
- ［適用除外の設定を許可する］→［適用除外の設定を許可しない］。今後、このグループにメンバーを手動で追加することはできません。手動で追加された既存のメンバーは、削除するか保持するかを選択できます。
- ［適用除外の設定を許可しない］→［適用除外の設定を許可する］。今後、このグループにメンバーを手動で自由に追加できます。
メンバーのエクスポート。スマートグループには、手動で追加されたユーザーを、.csv、.xls、.xlsx、.vcfなどのさまざまな形式でエクスポートできる便利な機能もあります。
スマートグループからのユーザーの削除
- 手動で追加されたユーザーをスマートグループから直接削除するには、［メンバー］メニューで対象のユーザーにカーソルを合わせ、［削除する］をクリックします。
- スマート条件によって追加されたユーザーは、その条件を変更することでのみ削除できます。
組織レベルの変更への対応
組織レベルの変更が、既存のスマートグループの設定に影響する場合があります。グループのメンバー構成を正確に保ち、組織の運用体制に沿った状態にするには、不整合に対処する必要があります。
統合UI
スマートグループの追加
- Zoho Oneにサインインし、左側のメニューで［ディレクトリ］をクリックします。
- ［グループ］をクリックし、［グループを追加する］をクリックします。
- 新しいグループの名前を入力してください。
- プロフィール画像を設定するには、
をクリックします。グループの説明を入力してください。これらの操作は任意です。
- ［種類］で［スマートグループ］を選択します。［続ける］をクリックします。
- グループの作成後にユーザーを手動で追加する場合は、［適用除外の設定を許可する］のチェックボックスを選択します。選択しない場合、ユーザーを追加するには既存のルールを変更する必要があります。
- 各ドロップダウンから基準、条件、値を選択して、スマート条件を定義します。複数のスマート条件を追加し、実行順序を指定するための論理的な組み合わせを設定することもできます。スマートルール1件につき最大10件の条件、スマートグループ1件につき最大4件のルールを設定できます。
-
候補となるメンバーの役割を設定します。［ルールを保存する］をクリックします。
この手順で選択した役割は、グループのすべてのメンバーに割り当てられます。後から［メンバー］メニューで各メンバーの役割を個別に変更できます。 - ［グループを作成する］をクリックします。
- 前の手順でモデレーターの役割を選択していない場合は、この手順でモデレーターを選択するよう求められます。［参加者を表示］をクリックし、モデレーターにするメンバーの名前にカーソルを合わせて、［モデレーターに変換する］をクリックします。
- スマートグループの作成後、ユーザーをさらに追加する方法は2つあります。
- スマートルールを変更せずに適用除外の設定を許可する：少数のユーザーのみを追加したい場合や、共通点がないため別のスマート条件では追加できない場合に特に便利です。
- 適用除外の設定を許可せずにスマートルールを変更する：ユーザーを一括で追加したい場合、特に別のスマート条件に使用できる共通の属性がある場合に便利です。
グループのルールの編集
- Zoho Oneにサインインし、左側のメニューで［ディレクトリ］をクリックします。
- ［グループ］をクリックします。ルールを変更するスマートグループをクリックします。
- ［グループのルール］タブに移動し、［変更する］をクリックします。
- 既存のルールを変更するには、［条件］または［役割］の下にある［編集する］をクリックします。新しいルールを追加するには、［ルールを追加する］をクリックします。
- 必要な変更を行い、［ルールを保存する］をクリックします。
- ［更新する］をクリックします。ルールが更新され、候補となるメンバー数もまもなく再計算されます。
スマートグループのルールの更新は慎重を要する操作であるため、5分ごとに一度、再認証が必要です。
適用除外の設定
- Zoho Oneにサインインし、左側のメニューで［ディレクトリ］をクリックします。
- ［グループ］をクリックします。ルールを変更するスマートグループをクリックします。
- ［グループのルール］タブに移動します。ここで適用除外の設定を更新できます。
- ［適用除外の設定を許可する］→［適用除外の設定を許可しない］：以降、このグループにメンバーを手動で追加できなくなります。手動で追加した既存のメンバーは、削除するか保持するかを選択できます。
- ［適用除外の設定を許可しない］→［適用除外の設定を許可する］：以降、このグループにメンバーを手動で自由に追加できます。
メンバーのエクスポート：スマートグループには、手動で追加したユーザーを.csv、.xls、.xlsx、.vcfなどのさまざまな形式でエクスポートできる便利な機能もあります。
スマートグループからのユーザーの削除
- 手動で追加したユーザーをスマートグループから直接削除するには、［メンバー］メニューで対象のユーザーにカーソルを合わせ、［削除する］をクリックします。
- スマート条件によって追加されたユーザーは、その条件を変更することでのみ削除できます。
組織レベルの変更への対応
組織レベルの変更が、既存のスマートグループの設定に影響する場合があります。グループのメンバー構成を正確に保ち、組織の機能構造に適合させるには、不整合を解消する必要があります。