外部ユーザーを一括変換する方法

外部ユーザーを一括変換する方法

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前提条件

外部ユーザーを一括で組織ユーザーに変換する操作を実行できるロール:
  1. 組織メンバー
  2. 組織管理者
組織の外部ユーザーとは、別の組織に所属しているものの、特定の機能を実行する目的でのみこの組織に追加されているユーザーを指します。外部ユーザーには、組織内でのロールとアクセス権が制限されています。

Zoho One では、複数の外部ユーザーを一度の操作で組織ユーザーに変換できます。これにより、管理者はユーザー管理を効率化し、既に勤務先のメールドメインで Zoho サービスを利用している外部の共同作業者、顧客、クライアント、ユーザーをすばやくオンボードできます。変換後、外部ユーザーには組織ユーザーと同等の権限が付与されます。単一の外部ユーザーを組織ユーザーに変換する方法

外部ユーザーを変換する手順は、Zoho One でサポートされている 2 種類のユーザーインターフェイスによって異なります。以下のタブから使用している UI バージョンを選択し、以降の手順に従ってください。 
Spaces UI
Unified UI
Spaces UI

複数の外部ユーザーを変換するには

1. Zoho One にサインインし、右上隅の をクリックします。
2. ユーザー に移動し、右上隅の をクリックします。
3. 外部ユーザーを変換 をクリックします。
4. 任意に応じて、すべてを変換 または 特定のユーザーを変換 のいずれかを選択します。すべてを変換 を選択した場合は、特定のユーザーを除外することもできます。
5. 選択が完了したら、次へ をクリックします。

変換時のコンフリクト処理

i. ドメインコンフリクト
ドメインコンフリクトは、外部ユーザーが、組織でまだ認証されていないメールドメインに属している場合に発生します。変換を完了するには、コンフリクトが発生しているすべてのユーザーに対して、次のいずれかの設定を選択できます。
  1. 招待を送信: ドメインが認証済みかどうかに関係なく、これらのユーザーに招待を送信します。ユーザーが招待を承認すると、組織のユーザーとして追加されます。
  2. スキップ: 未認証ドメインに関連付けられているユーザーをスキップします。これらのユーザーは後から変換することもできます。
6. それ以外の場合は、個別に管理 をクリックして、コンフリクトが発生している各ユーザーごとに異なる操作を選択します。選択後、保存して変換 をクリックします。
7. ドメインコンフリクトの処理が完了したら、次へ をクリックします。

ii. 組織コンフリクト
組織コンフリクトは、ユーザーがすでに別の Zoho 組織アカウントに所属している場合に発生します。これらのユーザーを自分の組織に追加する必要がある場合や、その他の問い合わせについては、support@zohoone.com までご連絡ください。

8. 確定 をクリックします。
9. 変換内容の概要ページが表示されます。内容を確認したら、完了 をクリックします。
Unified UI

複数の外部ユーザーを変換するには

1. Zoho One にサインインし、左側メニューの Directory をクリックします。
2. ユーザー に移動し、右上隅の をクリックします。
3. 外部ユーザーを変換 をクリックします。
4. 任意に応じて、すべてを変換 または 特定のユーザーを変換 のいずれかを選択します。すべてを変換 を選択した場合は、特定のユーザーを除外することもできます。
5. 選択が完了したら、次へ をクリックします。

変換時のコンフリクト処理

i. ドメインコンフリクト
ドメインコンフリクトは、外部ユーザーが、組織でまだ認証されていないメールドメインに属している場合に発生します。変換を完了するには、コンフリクトが発生しているすべてのユーザーに対して、次のいずれかの設定を選択できます。
  1. 招待を送信: ドメインが認証済みかどうかに関係なく、これらのユーザーに招待を送信します。ユーザーが招待を承認すると、組織のユーザーとして追加されます。
  2. スキップ: 未認証ドメインに関連付けられているユーザーをスキップします。これらのユーザーは後から変換することもできます。
6. それ以外の場合は、個別に管理 をクリックして、コンフリクトが発生している各ユーザーごとに異なる操作を選択します。選択後、保存して変換 をクリックします。
7. ドメインコンフリクトの処理が完了したら、次へ をクリックします。

ii. 組織コンフリクト
組織コンフリクトは、ユーザーがすでに別の Zoho 組織アカウントに所属している場合に発生します。これらのユーザーを自分の組織に追加する必要がある場合や、その他の問い合わせについては、support@zohoone.com までご連絡ください。

8. 確定 をクリックします。
9. 変換内容の概要ページが表示されます。内容を確認したら、完了 をクリックします。

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