ユーザー指定理由によるレコード削除アラートをオーナーとスーパ管理者に通知

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Requirement 概要

ユーザーは、Zoho CRMでデータを削除する前に理由を入力する必要があります。

使用する-Case

データが削除される際、ユーザーが入力した理由とともに、データ担当者およびZoho CRMのスーパ管理者に通知が届きます。

現在 Challenges to achieve this directly

現状、削除ボタンをクリックした際に項目やメモを必須にする直接的なオプションはありません。使用する-caseに基づき、データ削除前に理由の入力が必要です。そのため、ユーザーが削除ボタンをクリックすると、ポップアップが表示され、データ削除の理由を入力するよう求められる必要があります。理由が入力された後のみ、ユーザーは続けてデータを削除できます。

理由は同じデータのカスタム項目またはメモに保存できます。最終的な操作は、入力された理由とともにデータ担当者およびスーパ管理者へメールを送信することです。

権限 & Availability

-> タブカスタマイズ権限を持つユーザーは、タブレイアウトに項目を追加できます。

-> すべてのCRMユーザーは、管理自動化またはタブカスタマイズのいずれかの権限が有効な場合、Kioskの利用および管理が可能です。

-> 管理 Extensibility権限を持つユーザーは、外部連携の作成とカスタム関数の作成ができます。

-> 管理テスト環境権限を持つユーザーは、テスト環境の管理が可能です。

ソリューション

-> この要件を満たすために、Kiosk Studio機能を使用し、データ削除時にユーザーの理由を取得します。取得した理由は、Super Adminおよびデータ担当者の両方にメールで送信されます。詳細が共有された後、データ削除が続行されます。

-> Kioskはデータ内の「削除ボタン」として追加されます。そのため、ユーザーは初期設定の削除ボタンの代わりにKioskボタンを使用します。これに伴い、ユーザーの削除権限は制限されます。

権限の設定で、Administrator以外のすべてのカスタム権限の「削除」権限を無効にしてください。

設定：手順ごとの実装ガイド

手順 1:まず、タブのレイアウトにカスタムの複数行項目を追加します。これにより、理由をその項目に保存できるようになります。

Zoho CRMの設定（⚙️）→ カスタマイズ → タブ & 項目 → 該当タブを選択 → レイアウトを開く、の順に進みます。

カスタム項目をユーザーに表示させたくない場合は、すべての権限で「非表示」に設定できます。

手順 2：データが理由とともに削除された際に送信するメールテンプレートを作成します。テンプレートには、マージタグを使って理由を追加してください。（例：メールテンプレートの作成）

手順 3: では、Kiosk 設定に進みます。（例：Kiosk Studio の作成）

以下の手順で進んでください：設定 (⚙️) をZoho CRMで開き、カスタマイズ >> Kiosk studio >> Kiosk 作成を選択します。

Kioskを安全にテストするには、テスト環境で作成し、その後プロダクション環境にデプロイしてください。

1. 左側のパネルで、ご自身の要件に基づいて現在のタブを選択します。

2. Kiosk用の画面が表示されるので、その画面内で複数行項目を追加し、必須項目として設定します。複数行項目の名称を「データ削除中の理由を記入してください」に変更してください。これによりユーザーが入力すべき内容が明確になります。

3. 次に、「項目の更新」操作を追加します。Kioskの複数行項目と、タブレイアウト内のカスタム複数行項目をマッピングしてください。

4. 次に、メール通知操作を追加し、先ほど作成したメールテンプレートを設定します。受信者には「データ担当者」と「Super admin」を選択してください。

5. 「カスタム関数操作」を追加し、データを削除します。Zoho CRM - 削除 API を使用してデータを削除し、接続には必要なスコープを利用してください。また、必ず super admin ユーザーで作成された Connection をご利用ください。

Zoho CRM - 削除 API の詳細はこちら - ヘルプリンク

Zoho CRM の Connection の詳細はこちら - ヘルプリンク

データを削除するためのサンプルカスタム関数スクリプト

deleteRes = invokeurl
[
url :'https://www.zohoapis.com/crm/v7/連絡先/'+ contact_ID + '?wf_trigger=真'
種類 :削除
connection:'ZOHOCRM'
];
info deleteRes;

6. 最後に、画面を追加し、その中にテキスト要素を追加します。メッセージの名前を「理由が更新され、データが削除されました。」に変更してください。

これで、Kiosk を有効化する前にサンプルデータでテスト実行が可能です。すべてが正しく設定されたら、ボタンで有効化および設定ができます。ボタンは「データ詳細」ページと「リスト - 各データ」表示の両方に設定可能です。

使用例 - 動作スクリーンキャスト

「テスト Run」をクリックすると、Kiosk Studio内からキオスクにアクセスすることになります。すべての処理はProductionで指定された通りに実行されます。キオスクを安全にテストするには、テスト環境で作成し、その後Production環境へデプロイしてください。

同様に、その他のカスタマイズされたポップアップウィンドウが必要な場合は、WidgetをZoho CRMで作成することで、CSSを使った高度なUIやJavaScriptによる処理の設定が可能です。作成したWidgetはデータ詳細ページ内のボタンに設定できます。Widgetの詳細についてはWidgetをご参照ください。