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​Requirement 概要:

1. 各該当するCaseごとにZoho CRMで自動的に受注書を作成
2. 完了済みタスクを商品として追加し、対応する受注書に反映
3. 請求プロセスが完了した作業内容を正確に反映するようにする
   
4. 受注書の商品からタスクの変更を同期
   

キー詳細:

• トリガー:Case配下のタスクが「完了済み」ステータスに更新された時
• 操作:システムがCaseに紐付く受注書を生成し、完了済みタスクを商品として一覧化
• 目的:タスク完了を請求対象エントリへ変換し、請求業務を効率化
  
  

タスクベース受注書生成のための実装ソリューション

トリガーメカニズム:

• システムはタスクのステータス項目の更新を監視します
• タスクが「完了済み」ステータスへ移行した際に自動的に発動

自動化プロセス:

• カスタム関数がトリガーの作動時に実行されます。
• スクリプトはタスクデータに関連付けられているすべての商品参照を取得します。
• 受注書作成のために商品名および詳細が抽出されます。

受注書生成:

• システムは新しい受注書データを自動的に作成します。
• 完了済みタスクにリンクされたすべての商品が受注書の商品として追加されます。
• 受注書は元の内容ケースとの関連付けを維持します。

データ整合性:

• このソリューションは、関連するすべての商品仕様を保持します。
• 価格および数量情報は正確に移行されます。
• 監査証跡によって自動化プロセスの表示設定が維持されます。

利用される技術コンポーネント:

• Zoho CRM ワークフルールール
• カスタムDelugeスクリプト
• タスクと受注書間のAPI連携
• ステータスベースのトリガー条件

ワークフロールールのスクリーンショット:

カスタム Deluge Script:

1. 無効 自動化.createproductandsaleorder(Int id)
2. {
3. タスク = Zoho.crm.getRecordById('タスク',id);
4. //ケースの受注書を取得
5. asalesorder = Zoho.crm.getRelatedRecords('Sales_Orders','Cases',タスク.取得する('What_Id').取得する('id'));
6. salesorderid = '';
7. ordereditemslist = List();
8. //既存の受注書が見つかった場合、リスト内の既存商品を取得
9. if(asalesorder.size() > 0 && asalesorder != null)
10. {
11. salesorderid = asalesorder.取得する(0).取得する('id');
12. salesorder = Zoho.crm.getRecordById('Sales_Orders',salesorderid);
13. 商品 = salesorder.取得する('Product_Details');
14. for each 商品 in 商品
15. {
16. prod = Map();
17. prod.put('id',商品.取得する('id'));
18. ordereditemslist.追加する(prod);
19. }
20. }
21. //タスクが関連付け先として「Case」データの場合、完了タスクに基づき受注書データ詳細のマッピングを進めます
22. if(タスク.取得する('$se_module') == 'Cases')
23. {
24. case = Zoho.crm.getRecordById('Cases',タスク.取得する('What_Id').取得する('id'));
25. 商品 = Zoho.crm.searchRecords('商品','(Product_Name:equals:' + タスク.取得する('Case_Product') + ')');
26. ordereditems = Map();
27. ordereditems.put('Product_Name',商品.取得する(0).取得する('id'));
28. ordereditems.put('数量',1);
29. ordereditems.put('ID_Task',タスク.取得する('ID_Task'));
30. ordereditems.put('Task_Due_Date',タスク.取得する('Due_Date'));
31. salesorder = Map();
32. salesorder.put('件名','SO ' + タスク.取得する('件名'));
33. salesorder.put('Case',case.取得する('id'));
34. salesorder.put('Contact_Name',case.取得する('Related_To').取得する('id'));
35. //「salesorderid」がまだnullの場合 次のステップ後 折れ線グラフ 11、マッピングされたデータを基に新しい受注書を作成
36. if(salesorderid == '')
37. {
38. ordereditemslist.追加する(ordereditems);
39. salesorder.put('Ordered_Items',ordereditemslist);
40. data = list();
41. data.追加する(salesorder);
42. salesorder1 = Map();
43. salesorder1.put('data',data);
44. createsorder = invokeurl
45. [
46. url :'https://www.zohoapis.com/crm/v7/Sales_Orders'
47. 種類 :POST
48. パラメーター:sorder1.toString()
49. connection:'modulestest'
50. ];
51. info 'createsorder' + createsorder;
52. }
53. // 受注書でステータスが「承認済み」のものが見つかった場合、新しい受注書を作成します
54. else if(asalesorder.取得する(0).取得する('ステータス') == '承認済み')
55. {
56. info asalesorder.取得する(0).取得する('ステータス');
57. ordereditemslist.クリア();
58. ordereditemslist.追加する(ordereditems);
59. salesorder.put('Ordered_Items',ordereditemslist);
60. data = list();
61. data.追加する(sorder);
62. salesorder1 = Map();
63. salesorder1.put('data',data);
64. info salesorder1;
65. createsorder = invokeurl
66. [
67. url :'https://www.zohoapis.com/crm/v7/Sales_Orders'
68. 種類 :POST
69. パラメーター:salesorder1.toString()
70. connection:'modulestest'
71. ];
72. info 'createsorder1' + createsorder;
73. }
74. // 受注書が見つかった場合、最初の利用可能な受注書を更新します
75. else
76. {
77. salesorder.deleteKeys({'件名','Case'});
78. salesorder.put('Ordered_Items',ordereditemslist);
79. data = list();
80. data.追加する(salesorder);
81. salesorder1 = Map();
82. salesorder1.put('data',data);
83. info 'So Map :' + salesorder;
84. updatesorder = invokeurl
85. [
86. url :'https://www.zohoapis.com/crm/v7/Sales_Orders/'+ salesorderid
87. 種類 :PUT
88. パラメーター:salesorder1.toString()
89. connection:'modulestest'
90. ];
91. info 'updatesorder' + updatesorder;
92. }
93. }
94. else
95. {
96. info 'タスク が次の値と等しくない related to a Case データ';
97. }
98. }

フィードバックと課題：

上記のソリューションを顧客に実装した後、貴重なフィードバックを受領しました。各完了済みタスクごとに自動的に受注書を作成できる点は高く評価されましたが、変換プロセス中にユーザーインターフェースとのさらなる連携が必要だという要望も寄せられました。具体的には、次の操作ができるようにしたいとのことでした：

• 複数のタスクを選択して、受注書に変換する。
• 既存の受注書を選択し、タスクを商品として追加する。
• 複数のタスクを商品として含む受注書を作成する、など。
  
  

これらの要件に対応するため、Zoho CRMの機能をさらに深く調査しました。その結果、Kiosk Studioを活用することで、顧客のニーズにマッチした有望な機能が提供されることがわかりました。Kiosk Studioを使用することで、タスクから受注書への変換をよりインタラクティブかつカスタマイズ可能にし、顧客が求めていた体験を実現できる可能性を見出しました。

Kiosk を活用した効率的な受注書作成とタスク管理

上記要件を満たすために、Kiosk はどのように実装されたか

キオスクのフローは以下のように設定されました。（スクリーンショット参照）

Kiosk 設定画面録画:

手順ごとの設定プロセス

設定プロセス1:

設定プロセス2:

処理：

使用中 カスタム Deluge Scripts:

キオスク操作画面の録画:

Syncing タスク変更の受注書商品への反映（Client Script 活用）

顧客から、受注書の商品に行った変更を、それらの商品から作成されたタスクにも反映させたいという要望がありました。この要件に対応するため、client scriptを導入し、サブフォームの「OnCell変更する」イベントでトリガーが発動するように設定しています。

このスクリプトにより、受注書商品から関連付けられたタスクへの一方向の同期が実現します。受注書内の折れ線グラフ商品に変更が加えられると、対応するタスクも自動的に更新され、受注書と紐づくタスク間の整合性が確保されます。

この仕組みにより、受注書データとタスクの正確性・一貫性が保たれ、商品が更新されるたびにタスク側にも自動で反映されます。

Client Script 設定ページ：

使用中 Client Script：

1. //折れ線グラフ商品のタスクIDを取得し、一意の識別子としてタスクの取得・更新に使用
2. const tasknum = ZDK.Page.getSubform('Ordered_Items').getRow(index).getCell('ID_Task').getValue();
3. //取得する項目を定義
4. if (field_name == '数量') {
5. var タスク = ZDK.Apps.CRM.タスク.searchByCriteria('((Task_Number:equals:'+tasknum+'))');
6. var task1 = タスク[0];
7. var taskid = タスク[0]._id;
8. const 数量 = ZDK.Page.getSubform('Ordered_Items').getRow(index).getCell('数量').getValue();
9. task1.数量 = 数量;
10. var response = ZDK.Apps.CRM.タスク.updateById(task1, taskid);
11. console.log(response);
12. }else if (field_name == 'Task_Due_Date') {
13. var タスク = ZDK.Apps.CRM.タスク.searchByCriteria('((Task_Number:equals:'+tasknum+'))');
14. var task1 = タスク[0];
15. var taskid = タスク[0]._id;
16. const ddate = ZDK.Page.getSubform('Ordered_Items').getRow(index).getCell('Task_Due_Date').getValue();
17. console.log(ddate)
18. const newdate = ddate.substring(6,10)+'-'+ddate.substring(3,5)+'-'+ddate.substring(0,2);
19. task1.Due_Date = newdate;
20. console.log(task1);
21. var response = ZDK.Apps.CRM.タスク.updateById(task1, taskid);
22. console.log(response);
23. }else if (field_name == 'サービス') {
24. var タスク = ZDK.Apps.CRM.タスク.searchByCriteria('((Task_Number:equals:'+tasknum+'))');
25. var task1 = タスク[0];
26. var taskid = タスク[0]._id;
27. const サービス = ZDK.Page.getSubform('Ordered_Items').getRow(index).getCell('サービス').getValue();
28. console.log(サービス)
29. task1.サービス = サービス;
30. var response = ZDK.Apps.CRM.タスク.updateById(task1, taskid);
31. console.log(response);
32. }else if (field_name == '説明') {
33. var タスク = ZDK.Apps.CRM.タスク.searchByCriteria('((Task_No:equals:'+tasknum+'))');
34. var task1 = タスク[0];
35. var taskid = タスク[0]._id;
36. const des = ZDK.Page.getSubform('Ordered_Items').getRow(index).getCell('説明').getValue();
37. console.log(des)
38. task1.件名 = サービス;
39. var response = ZDK.Apps.CRM.タスク.updateById(task1, taskid);
40. console.log(response);
41. }

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カスタムSolution作成者 Nick | Zoho パートナーサポート

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