Zoho Flowを使用して2つのZoho CRM組織間でデータを同期する方法を探る
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Requirement 概要
ユーザーは、2つのZoho CRM組織間でデータを同期し、Org Aで作成または更新されたデータが自動的にOrg Bにも反映されるようにしたいと考えています。つまり、Zoho CRM Org Aにデータが追加または更新されるたびに、同じ内容がOrg Bにも同期される必要があります。
使用ケース
企業が地域ごとの業務や異なる法人単位、外部パートナーとの共同作業のために複数のZoho CRM組織を運用している場合、各組織間でデータを同期することで、チーム間の一貫性、コラボレーション、可視性が確保されます。
- 法人での使用例
グローバル＋リージョナル組織
-> 企業が中央集約型レポート用のグローバルZoho CRM組織と、地域営業チーム用の複数のリージョナルZoho CRM組織を運用しています。
-> リージョナル組織で獲得した見込み客は、中央でのトラッキングのためグローバル組織に同期する必要があります。
-> グローバル組織は「Qualified Lead」や「完了済み Won 商談」などの更新内容をリージョナル組織に反映することもできます。
親会社＋子会社
-> 親会社は1つの組織で企業取引先やエンタープライズ商談を管理します。
-> 子会社の各組織は地域営業を独自の組織で管理します。
-> 同期により、親会社は子会社の営業進捗を可視化できます。
販売者–パートナー共同作業
-> 販売者は1つのZoho CRM組織を使用し、リセラーやパートナーは別の組織を利用します。
-> 同期により、パートナーは商談や機会を販売者の組織へ送信し、承認・納品・請求処理を依頼できます。
-> 販売者の組織が商品や価格情報の更新をパートナー組織に反映することも可能です。
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現状の課題：直接実現するためのChallenges
現時点では、2つのZoho CRM取引先間で統合を直接設定するオプションはありません。ユーザーは手動でエクスポート・インポートも可能ですが、継続的な手作業が必要となります。しかし、ユーザーは一切の手動作業なしでデータを自動同期したいと考えています。
Solutions - 手順ごとの実装ガイド
本記事では、Zoho Flowメソッドを利用して、2つのZoho CRM取引先間のデータ（作成・更新）をどのように同期できるかを解説します。
Zoho Flowを活用することで、Org AからOrg Bへのデータ同期が効果的に実現できます。ユーザーは、1つのZoho CRMインスタンス（Org A）からトリガーを設定し、もう1つのZoho CRMインスタンス（Org B）で処理を実行できます。
CRM1アカウントが「ユーザーA」、CRM2アカウントが「ユーザーB」によって所有されているシナリオを想定します。このフローを作成するには、「ユーザーA」用と「ユーザーB」用、それぞれ1つずつのZoho Flow取引先が必要です。
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Configuration 設定
Step1- Zoho Flowアカウント（例：ユーザーB）にログインし、'ユーザーA'をアカウントのメンバーとして追加します。
1. 設定に移動 → Members
2. 右上の「追加するMember」をクリックします。
3. 新規メンバーの名前、メールアドレス、役割を入力し、「送信する」をクリックして招待します。
（ユーザー『A』が招待を承諾すると、Zoho Flow組織のメンバーとなります。）
Step2- ご自身のアカウント（例：ユーザーB）から、Zoho FlowでCRM2アカウントを接続します。
1. 設定に移動 → 外部連携
2. 「作成connection」をクリックします。
3. 表示される設定ウィンドウでZoho CRMを選択し、「次」をクリックします。
4. 接続に名前（UserB - Org2）を付け、「認証」をクリックします。
CRM2アカウント（ご自身のアカウント - ユーザーB）がZoho Flowに接続されました。 接続が完了したら「共有する」をクリックすると、他のユーザーもこの接続を利用できるようになります。
Step3- 「ユーザーA」のZoho Flowアカウントにログインします。右上に「A」が所属する組織一覧が表示されるので、招待した組織を選択します。つまり、UserAが招待されたOrg Bに切り替えます。
Step4- 今度は「ユーザーA」のアカウントから、同じ組織内でCRM1をZoho Flowに接続します（手順2を繰り返す）。接続に名前（UserA - OrgA）を付け、「認証」をクリックします。
Step5- この組織（Org B）でCRM1アカウントを接続し、接続が完了したら「共有する」をクリックします。他のユーザーもこの接続を利用できるようになります。
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CRM1からCRM2へのデータ同期方法
2つの外部連携が設定されているZoho Flow「Org B」を開き、両方のZoho CRM組織に対して新規フローを作成します。
1. トリガーとしてZoho CRMを選択します。
2. 外部連携ドロップダウンから、CRM1の接続（例： UserA - OrgA）を選択します。
3. Zoho CRM操作を追加し、CRM2の接続（例： UserB - OrgB）を選択します。
4. CRM1からCRM2に引き継ぐ必要がある各種データ項目をマッピングします。
5. フローを保存し、オンに切り替えます。
このフローにより、CRM1からCRM2へのデータが自動的に同期されます。
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CRM2からCRM1へのデータ同期方法
1. トリガーとしてZoho CRMを選択します。
2. 外部連携ドロップダウンから、CRM2の接続（例： UserB - OrgB）を選択します。
3. Zoho CRM操作を追加し、CRM1の接続（例： UserA - OrgA）を選択します。
4. CRM2からCRM1に引き継ぐ必要がある各種データ項目をマッピングします。
5. フローを保存し、オンに切り替えます。
このフローにより、CRM2からCRM1へのデータが自動的に移動されます。
例 画像：CRMトリガーと操作のフロー表示
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動作デモ - Screencast
プロセスを簡素化するため、共通タブのエントリーレベルで作成や更新に使用するdirect triggersおよび処理を導入しています。ユーザーは「カスタム関数」ブロックを利用し、データ元のCRM組織からユニークな項目で既存データを検索し、「Decision」ブロックで宛先のCRM組織にデータを作成または更新することも可能です。
メモ- この方法は、同じDC内のCRM組織のみで使用可能です。DCをまたぐユーザーにはサポートしていないため、現時点では他のDCからユーザーをFlowアカウントに招待することはできません。
以下の他の方法もご参照ください - Solution Articlesを利用してデータ同期を2つのZoho CRM取引先間で行う方法をご案内します。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。
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