出退勤規定の設定
出退勤規定の概要
出退勤規定とは、組織が定めた従業員の勤怠に関する指針のことです。Zoho Peopleでは、組織のニーズに合わせて勤怠管理の運用ルールや勤務時間の計算方法を設定できます。
出退勤規定の設定
出退勤規定を設定するには、［設定］→［出退勤］→［設定］→［出退勤の既定］の順に移動します。
勤務時間を計算する
最初の出勤と最後の退勤：最初の出勤時刻と最後の退勤時刻の差から勤務時間が計算されます。出勤、退勤を複数回記録することは可能ですが、最初の出勤と最後の退勤以外の記録は、勤務時間の計算には考慮されません。
すべての有効な出退勤データ：有効な出退勤記録のみ計算されます。たとえば、午前9時に出勤、午前11時に退勤、午後12時に出勤を記録した場合、午前9時から午前11時の2時間のみが勤務時間に含まれ、午前11時から午後12時の時間は含まれません。
1日あたりの所定時間
厳密モード：半日または全日単位で必要な勤務時間を設定できます。［シフト時間］を有効にすると、半日または全日のシフトも作成できます。出退勤時間を厳密にしたい組織に適した設定です。
柔軟モード：このモードでは、従業員は1日1回打刻をします。有効な出勤または退勤の記録があれば、勤務時間数に関わらず出勤したものとして扱われます。
時間外労働と遅刻／早退の許可
この設定を有効にすると、出退勤データとレポートに時間外労働と遅刻／早退の記録も表示できます。この記録は、給与計算にも利用できます。
例1：厳密／柔軟モードでの時間外と遅刻／早退の処理
厳密モードで半日勤務を4時間、全日勤務を8時間と設定していて、実際には7時間しか出勤しなかった場合、半日出勤で半日不在として記録されます。残りの1時間は、不足として表示されます。5時間のみ出勤した場合は、半日出勤で半日不在、3時間分不足として記録されます。一方、10時間出勤した場合は、全日出勤で2時間分が超過として記録されます。
柔軟モードで全日勤務を8時間と設定していて、実際には8時間以上出勤すると、超過した分は時間外労働として記録されます。出勤が8時間未満の場合、8時間に満たない分は不足として記録されます。
1日の勤務時間の上限の設定
この機能を使用することで、従業員の勤務時間に上限を設定することができます。半日出勤と全日出勤のそれぞれに上限を設定することが可能です。組織が勤務時間の上限を設定する必要がある場合に役立ちます。
上限を設定すると、上限を超えた勤務時間は時間外労働として扱われません。
丸め処理
丸め処理を有効にすると、従業員の出勤時刻、退勤時刻、合計勤務時間などを一定の時間範囲内で自動的に丸めることができます。従業員が打刻した時間や勤務時間を定時または所定の労働時間に合わせて切り上げる、または切り捨てることにより、時間の端数をなくし、給与計算や労働時間の管理を効率化できます。
丸め処理を有効にするには、［設定］→［出退勤］→［設定］→［出退勤の規定］→［丸める］の順に移動します。
こちらで挙げている例はいずれも、シフトの開始時刻は午前9時、終了時刻は午後6時、所定の勤務時間は8時間を前提にしています。
1. 最初の出勤時刻の丸め処理
従業員の最初の出勤時刻を、指定した時間の範囲内で自動的にシフトの開始時刻に丸めることができます。
従業員が出勤時に定時より早く打刻した場合について、丸め処理の方法を以下から選択します。
- ［シフトの開始時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの開始時刻より早く打刻した場合、シフトの定時との時間差にかかわらず、出勤時刻をシフトの開始時刻に丸めます。
例：シフトの開始時刻が午前9時である場合、従業員が午前9時より前に打刻すると、どんなに早く打刻しても、出勤時刻は自動的に午前9時になります。 - 従業員がシフトの開始時刻より早く打刻した場合、シフトの定時との時間差が指定の範囲内であるときに限り、出勤時刻をシフトの開始時刻に丸めます。
例：シフトの開始時刻が午前9時であり、丸め処理の時間範囲が15分と指定されている場合、従業員が8:50に打刻すると、出勤時刻は丸め処理によって午前9時になります。しかし、午前8時45分より前の打刻に対して丸め処理は行われません。
従業員が出勤時に定時より遅く打刻した場合について、丸め処理の方法を以下から選択します。
- ［シフトの開始時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの開始時刻より遅く打刻した場合、シフトの定時との時間差にかかわらず、出勤時刻をシフトの開始時刻に丸めます。
例：シフトの開始時刻が午前9時であり、こちらの処理方法が選択されている場合、従業員が午前9時より後に打刻すると、どんなに遅く打刻しても、出勤時刻は自動的に9:00になります。 - 従業員がシフトの開始時刻より遅く打刻した場合、シフトの定時との時間差が指定の範囲内であるときに限り、出勤時刻をシフトの開始時刻に丸めます。
例：シフトの開始時刻が午前9時であり、丸め処理の時間範囲が15分と指定されている場合、従業員が午前9時10分に打刻すると、出勤時刻は丸め処理によって午前9時になります。しかし、午前9時15分より後の打刻に対して丸め処理は行われません。
2. 最後の退勤時刻の丸め処理
従業員の最後の退勤時刻を、指定した時間の範囲内で自動的にシフトの終了時刻に丸めることができます。
従業員が退勤時に定時より早く打刻した場合について、丸め処理の方法を以下から選択します。
- ［シフトの終了時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの終了時刻より早く打刻した場合、シフトの定時との時間差にかかわらず、退勤時刻をシフトの終了時刻に丸めます。
例：シフトの終了時刻が午後6時である場合、従業員が午後6時より前に打刻すると、どんなに早く打刻しても、退勤時刻は自動的に午後6時になります。 - 従業員がシフトの終了時刻より早く打刻した場合、シフトの定時との時間差が指定の範囲内であるときに限り、退勤時刻をシフトの終了時刻に丸めます。
例：シフトの終了時刻が午後6時であり、丸め処理の時間範囲が15分と指定されている場合、従業員が午後5時50分に打刻すると、退勤時刻は丸め処理によって午後6時になります。しかし、午後5時45分より前の打刻に対して丸め処理は行われません。
従業員が退勤時に定時より遅く打刻した場合について、丸め処理の方法を以下から選択します。
- ［シフトの終了時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの終了時刻より遅く打刻した場合、シフトの定時との時間差にかかわらず、退勤時刻をシフトの終了時刻に丸めます。
例：シフトの終了時刻が午後6時であり、こちらの処理方法が選択されている場合、従業員が午後6時より後に打刻すると、どんなに遅く打刻しても、退勤時刻は自動的に午後6時になります。 - 従業員がシフトの終了時刻より遅く打刻した場合、シフトの定時との時間差が指定の範囲内であるときに限り、退勤時刻をシフトの終了時刻に丸めます。
例：シフトの終了時刻が午後6時であり、丸め処理の時間範囲が15分と指定されている場合、従業員が午後6時10分に打刻すると、退勤時刻は丸め処理によって午後6時になります。しかし、午後6時15分より後の打刻に対して丸め処理は行われません。
3. 合計勤務時間の丸め処理
1日の合計勤務時間を、指定した時間の範囲内で自動的に所定の勤務時間に丸めることができます。
例：所定の勤務時間が8時間、丸め処理の時間範囲が10分と指定されている場合、従業員が7時間55分勤務すると、勤務時間は丸め処理によって8時間になります。
例：所定の勤務時間が8時間、丸め処理の時間範囲が10分と指定されている場合、従業員が7時間55分勤務すると、勤務時間は丸め処理によって8時間になります。
過去の出退勤データの更新
変更した設定は、指定した期間内の出退勤データに反映されます。
支払対象日／支払対象時間の計算
給与に含める支払い対象の内容を選択します。
給与計算の対象となる支払対象に、休日や休暇を含むかどうかを設定できます。
上記の選択にもとづいて、給与レポートの出退勤データに支払い予定となる日数／時間数が反映されます。
上記の選択にもとづいて、給与レポートの出退勤データに支払い予定となる日数／時間数が反映されます。
例3：支払対象日の計算方法
週5日勤務の場合の計算を見てみましょう。月間の支払対象日の計算は、4 x 5となります。
支払対象に週末も含めると、支払対象日は当月の総日数と等しくなります。
ここに休暇も含めると、当月の有給日数も支払対象日に含まれます。
深夜勤務時間
深夜勤務として扱う時間帯を勤務場所ごとに設定できます。この時間帯を設定することによって、深夜勤務の割増賃金などへの対応が容易になります。
規定の適用開始日
設定した出退勤の規定を組織に適用する日を指定します。
規定の適用例
出退勤の規定が、従業員の出退勤時刻や勤務時間の扱いにどのように影響するのかを以下の例に示します。
場所：シンガポール
シフトの時間：午前9時～午後6時
シフト時間の幅：シフト開始時刻の1時間前～シフト終了時刻の1時間後（午前8時～午後7時）
深夜時間帯：午後10時～翌午前6時
1日の所定の勤務時間：7時間（全日）
午前11時に出勤して、午後11時30分に退勤した場合は、以下のようになります。
シフト時間の幅内でその日に必要な最低勤務時間を満たしているので、シフト時間の幅を超えて勤務した時間が時間外勤務として扱われます。
勤務時間：12.5時間
通常時間帯の勤務時間：8時間（午前11時～午後7時）
深夜時間帯の勤務時間：1.5時間（午後10時～午後11時30分）
時間外勤務時間：4.5時間
通常時間帯の時間外勤務時間：3時間（午後7時～午後10時）
深夜時間帯の時間外勤務時間：1.5時間
出退勤の規定についてのヘルプ動画をご参照ください。