チェックリストとタスクに関する自動処理

Zoho Peopleのチェックリスト機能を使用すると、ワークフローや独自のボタンを通じてフォーム用のチェックリストを作成できます。この機能により、人事業務を効率的かつ確実に遂行できます。フォーム用のチェックリストを作成し、チェックリストにタスクを関連付けて担当者に割り当てることができます。チェックリストが作成されると、担当者に、チェックリストの確認と完了を促す通知が送信されます。

チェックリストの完了時に、メール通知の送信、項目の更新、独自の関数などが自動的に行われるように自動処理を設定できます。

チェックリストの活用例

フォーム用に作成可能なチェックリストの例は、以下のとおりです。

1. 入社手続きのチェックリスト
2. 退職手続きのチェックリスト
3. 評価プロセスのチェックリスト
4. 採用プロセスのチェックリスト
5. コンプライアンス／監査のチェックリスト

チェックリストの作成処理の自動化

1. ［設定］→ 対象のサービス →［自動化］→［チェックリストとタスク］の順に移動し、チェックリストを作成します。作成したチェックリストは、新規または既存のワークフローに関連付けることができます。
   
2. ワークフローの条件が満たされると、チェックリストの作成処理が実行され、担当者に、確認と完了を促す通知が送信されます。
   

フォーム用のチェックリストの作成とタスクの関連付け

1. ［設定］→［自動化］→［チェックリストとタスク］の順に移動します。
2. ［チェックリスト］タブで、［チェックリストを追加する］をクリックします。
   
3. フォームを選択し、チェックリストの件名を入力します（例：入社手続きのチェックリスト）。
   
   
   
   
4. チェックリストにタスクを追加するには、［新しいタスクを追加する］をクリックします。既存のタスクを関連付ける場合は、［既存のタスクから選択する］をクリックします。
   
5. ［タスク名］を入力します。この名前は、People内で管理者に表示されます。
   
   
6. ［表示名］を入力します。この名前は、タスクの担当者に表示されます。タスクの表示名には、フォームの項目値を差し込むことができます。
   
   たとえば、タスク名を「IDカードの発行」とし、表示名を「${Last_Name}さんにIDカードを発行する」と設定します。
7. タスクの説明を入力します。
   
8. 優先度は［低］、［中］、［高］から選択できます。
   
9. タスクの担当者を選択します。
   
10. ［期限］で、タスクの期限を設定します。
    
11. ［保存する］をクリックします。
    
12. チェックリストに複数のタスクを追加するには、上記の手順を繰り返し実行します。
13. チェックリストの完了時に実行する処理を、以下から追加または選択できます。
    
1. メール通知：メール通知の作成方法については、こちらをご参照ください。
   
2. 項目の更新：フォーム内の特定の項目を更新する方法については、項目の更新をご参照ください。
3. 独自の関数：Delugeスクリプトを使用して、独自の関数を作成する方法については、独自の関数をご参照ください。
14. ［×］（閉じる）をクリックします。
    チェックリストが作成され、チェックリストにタスクが関連付けられます。

チェックリストは、ワークフローや独自のボタンに関連付けることができます。関連付けると、ワークフローの条件が満たされたときやボタンがクリックされたときにチェックリストの作成処理を実行できます。