テスト環境インスタンスでフォームを作成またはカスタマイズし、その後本番環境へ移行する場合は、Zoho Peopleのテスト環境機能をご参照ください。

1. テスト環境機能を利用すると、安全かつ隔離された環境でテストや変更を行い、本番設定へ適用する前に確認できます。これにより、フォームやその他の設定の修正が有効なデータやユーザーに影響することなく十分に検証できます。
   
2. テスト環境インスタンスでカスタマイズ内容にご満足いただけたら、本番環境へ展開し、組織全体で利用できるようにします。
   

Zoho People 延長サービスにおけるフォームカスタマイズ設定

Zoho Peopleでカスタムフォームを作成する

1. ホームページから、設定 > サービスを選択 > 延長サービス > Formsへ進みます。
   
   
   
   
2. フォーム追加をクリックします。
   
   
   
3. フォーム名、フォームリンク名、説明を入力します。
   
   

   フォームリンク名は各フォームに固有の名前で、連携時に利用されます。サードパーティアプリケーションと連携する際、同じフォーム名が複数存在する場合がありますが、その場合はフォームリンク名が使用され、サードパーティアプリケーションとの同期が行われます。
   
   
   
4. フォーム作成の種類を選択します：
   
1. フォームを新規作成：このオプションを利用して、ゼロから新しいフォームを作成できます。
   
2. 既存フォームを複製：既存のシステムまたはカスタムフォームを複製し、カスタマイズして新しいフォームを作成します。
5. Auto Numbering を有効化し、フォームデータIDのヘッダー名、接頭語、開始番号を入力します。
   
   
   フォームの自動採番は、Zoho People フォームで各データに一意かつ連番の識別子を自動で生成する機能です。これにより、データの追跡や検索が容易な、体系的かつ一貫した番号付けが可能となります。
   

   例：
   

   名前	接頭語	開始番号
   従業員 ID	EMP	1
   Asset ID	ASST0000	1
   HR ヘルプ Desk ID	CASE	1

   
   

   
6. 保存 をクリックします。
   保存後はフォームカスタマイズのセクションに移動します。詳しくは次のトピックをご参照ください。

フォームのカスタマイズ

Zoho PeopleのFormカスタマイズページは、フォームの作成や編集において特定の機能を担う3つのセクションで構成されています。

1. ドラッグ＆ドロップ基本・詳細項目セクション：このセクションはページの左側にあり、あらかじめ定義された項目タイプが含まれていて、フォームにドラッグ＆ドロップすることができます。
   
1. 基本項目（例：テキスト、番号、メール、日付-時間） – 一般的なデータ入力に使用する標準項目です。
   
2. 詳細項目（例：ルックアップ、数式、複数選択） – 複雑なデータ要件に対応した専門的な項目です。
   
   
2. フォームセクション：ページ中央のエリアで、フォームのレイアウトを作成・配置します。追加したすべての項目（システム作成済み項目を含む）が表示されます。フォーム作成時には、システムにより監査項目が初期設定で追加され、フォームの操作履歴などのメタデータが記録されます。例：
   
1. 追加者 – データを作成したユーザー。
2. 更新者 – 最後にデータを編集したユーザー。
3. 追加日時 – データが作成された日時。
4. 追加IPアドレス – データを作成したユーザーのIPアドレス。
5. 更新IPアドレス – 最後にデータを更新したユーザーのIPアドレス。
   これらの監査項目が必須でない場合は、非表示にすることも可能です。
   
3. プロパティセクション：ページ右側にあり、フォーム全体および各項目ごとに設定を行うことができます。
   

既存フォームを編集するには、設定 > サービスを選択 > サービスの拡張 > Formへ進み、フォーム名をクリックします。

1. Lookup 項目:Lookup 項目は、2つの異なるフォーム間でリレーションシップを作成するために使用されます。Lookup 項目はデータ元フォーム内のデータIDを参照します。ドロップダウンメニューには、データ元フォームの商品が表示されます。たとえば、従業員IDのLookupは、給与、評価、その他のフォームで使用でき、該当するデータ元フォームから従業員IDを選択できます。
   
   
   Lookup 項目の利用方法は4種類あります。ドロップダウンリスト（単一選択）、ラジオボタン（単一選択）、チェックボックス（複数選択）、および複数選択リスト（複数選択）です。
   
   
   

   
   

   ドロップダウンリスト（単一選択）およびラジオボタン（単一選択）のLookup 項目：単一選択のLookup 項目では、ドロップダウンリストから1つの項目を選択できます。たとえば、従業員は通常1つの部署にのみ所属するため、従業員と部署フォーム間のリレーションシップは単一選択のLookup 項目で作成されます。従業員は、権限があればデータの表示や編集が可能です。

   
   

   チェックボックス（複数選択）および複数選択リスト（複数選択）：複数選択を利用すると、リストから複数の項目を選択できます。たとえば、多くの従業員が海外出張に参加する場合、出張担当者は複数選択のLookup 項目を使って複数の従業員を一度に選択できます。リスト内の選択済みの従業員は、権限があればデータの表示や編集が可能です。
2. 複数選択:複数選択を使用すると、ユーザーがリストから複数の項目を選択できるようになります。たとえば、候補者フォームでは、ユーザーのスキルを取得するために複数選択項目を利用できます。項目の値にはスキルのリストを含めることができ、従業員は関連するスキルを複数選択できます。
3. 数式:フォーム内で利用可能な項目を使って、基本的な計算を行う際に使用できます。
4. 電話番号:電話番号を保持するために使用できます。例：携帯電話番号、緊急連絡先番号など。
5. 住所:ユーザーの住所を、市区町村、国、都道府県、郵便番号などの詳細情報とともに収集する際に利用できます。
6. 追加メモ:データ追加時にユーザーに役立つ説明的なヘルプテキストを保持するために使用します。
   

この機能を利用すると、フォームの構成を簡単にカスタマイズできます。具体的には、以下の操作が可能です。

1. リニアセクションの追加:項目をシンプルに上から下へ順番に表示するセクションを作成します。
2. 表形式セクションの追加:フォーム項目を表形式で整理できます。構造化されたデータ入力や、関連項目をまとめる場合に最適です。
3. フォームセクションの並べ替え:フォーム内のセクションの順番を標準のフローやロジックに合わせて並べ替えられます。
4. フォームレイアウトの設定:単一ページレイアウト（簡潔でコンパクトなフォーム向け）または複数ページレイアウト（長いフォームを整理し、ナビゲーションしやすくする）を選択できます。
   

項目を個人データとしてマークする

個人情報や機密データを含む項目は、「個人データ」としてマークし識別できます。これによりデータは暗号化され、安全性が確保されます。暗号化によって、データがハッキングされた場合でも個人情報は読み取り不可となります。SSN（社会保障番号）、UAN、Aadhaar番号、PAN（納税者番号）、銀行口座番号などが、個人データとしてマークできる項目の例です。

この機能は、Zoho PeopleがGDPRに準拠していることを保証するものの一つです。

メモ 1: 単一折れ線グラフ、複数折れ線グラフ、番号項目のみ、個人データとしてマークできます。

メモ 2: 項目は個人データまたは電子的保護対象医療情報（ePHI）データのいずれか一方としてのみマークできます。

メモ 3: 項目を個人データとしてマークすると、暗号化および監査が自動的に有効となります。

メモ 3: システム項目は個人データとしてマークできません。

項目を電子的保護対象医療情報（ePHI）データとしてマークする

ファイルエクスポート時のパスワード保護を有効にする

これ以降、そのフォームからエクスポートされるファイルは開く際にパスワードが必要となり、ファイルを開くためのパスワードはユーザー宛にメールで送信されます。