フォームの作成と編集

Zoho Peopleでは、各サービスのフォームを作成／カスタマイズできます（ただし、対象のサービスの設定画面に［拡張機能］メニューがある場合に限ります）。この機能を使用することで、必要な情報を収集／管理しやすくなります。

フォームの作成やカスタマイズを行う際は、まずテスト環境でフォームを検証し、その後本番環境に適用することを推奨します。詳細は、Zoho Peopleのテスト環境に関するヘルプ記事をご参照ください。

テスト環境機能を使用することで、作成したフォームや設定変更などの動作を安全に検証してから、本番環境に適用できます。これにより、フォームや各種設定に加えた変更を、実際のデータやアプリの運用に影響を与えることなく検証できます。
テスト環境でカスタマイズや変更内容を検証したうえで本番環境に適用し、組織全体で利用できます。

Zoho Peopleの各タブのフォームのカスタマイズ

Zoho Peopleにおける独自フォームの作成方法

サービス用の新しいフォームを作成するには、以下の手順を実行します。

ホーム画面から、［設定］→対象のサービス→［拡張機能］→［フォーム］の順に移動します。
［フォームを追加する］をクリックします。
フォーム名、リンク名、説明を入力します。
外部サービスと連携する際、同じ名前のフォームが複数存在することがあります。このような混乱を防ぐため、各フォームには一意のフォームリンク名を割り当てることができます。Zoho Peopleでは、このフォームリンク名を使用して、外部サービスとフォームを連携させることができます。
フォームは、以下のいずれかの方法で作成できます。

フォームを最初から作成する：新しいフォームを最初から作成する場合に使用します。
既存のフォームを複製する：既存の標準フォームや独自フォームを複製、それをもとに新しいフォームを作成する場合に使用します。

自動番号機能を有効にし、フォームデータIDに、データID、ヘッダー名、接頭語、開始番号を入力します。

Zoho Peopleの自動番号機能を使用することで、フォーム内の各データに重複しない番号を自動で付与できます。一貫性のある形式でデータの採番を行うことで、フォームデータをかんたんに管理／検索できます。

例：

フォーム名	接頭語	開始番号
従業員番号	EMP	1
備品ID	ASST0000	1
問い合わせID	CASE	1

［保存する］をクリックします。
フォームを保存すると、カスタマイズ画面に移動します。カスタマイズ方法については、次の手順をご参照ください。

フォームのカスタマイズ

Zoho Peopleのフォームのカスタマイズ画面は、3つのセクションに分かれています。各セクションの機能と操作については、以下のとおりです。

基本項目と詳細項目のドラッグ＆ドロップセクション： 画面左側には、フォームにドラッグ＆ドロップして追加可能な標準項目が表示されます。

基本項目には、テキスト、数値、メールアドレス、日時など、一般的な情報を入力するための項目が含まれます。
詳細項目には、ルックアップ、数式、複数選択など、複雑なデータ処理に使用される項目が含まれます。

フォームセクション：画面中央のこのセクションでは、フォームのレイアウトを作成／調整できます。このセクションには、追加した項目と標準項目が表示されます。初期設定では、フォームを作成する際に、操作履歴などのメタデータを記録する「操作履歴の項目」が自動で追加されます。

追加者：データを作成したユーザーです。
修正者：最後にデータを編集したユーザーです。
追加日時：データが作成された日時です。
追加者のIPアドレス：データを作成したユーザーのIPアドレスです。
修正者のIPアドレス：最後にデータを修正したユーザーのIPアドレスです。
操作履歴の項目が不要な場合は、非表示に設定できます。

フォームの詳細情報セクション：画面右側にあるこのセクションでは、フォームと各項目の設定を行うことができます。

既存のフォームを編集するには、［設定］→対象のサービス→［拡張機能］→［フォーム］の順に移動します。該当するフォーム名をクリックします。

フォームの項目

基本項目

1行テキスト：テキストを1行で入力できます。アルファベット、数字、記号を入力できます。該当する設定を行うには、フォームの詳細情報をクリックします。例：従業員の名前、ニックネームなど。
複数行テキスト：テキストを複数行で入力できます。例：住所、コメントなど。フォームには最大25件、各表形式セクションにも最大25件の複数行テキスト項目を追加できます。
メールアドレス：メールアドレスを入力できます。例：従業員の個人メールアドレス、業務用メールアドレスなど。
URL：URLを入力できます。例：自社のWebサイトのURL、ブログのURLなど。
数値：数値を入力できます。例：年齢、銀行口座番号など。
小数：小数点付きの数値を入力できます。例：給与の詳細、基本給与、所得控除など。
ドロップダウン：ユーザーが定義した選択肢からいずれかを選択し、値として設定できます。例：従業員の評定など。
ラジオボタン：ラジオボタン項目は、ドロップダウン項目と同様に、選択肢の中から1つを選んで値として設定できます。ただし、選択肢の表示形式が異なります。ドロップダウン項目では、選択肢が一覧としてまとめて表示されます。一方、ラジオ項目では、フォーム上に個別の選択肢として表示されます。
日付：日付の値を入力できます。データを追加する際、日付選択の項目から日付を入力できます。例：生年月日、入社日など。
日付と時刻：日付と時刻の値を入力できます。データを追加する際、日付と時刻の選択項目から入力できます。例：出勤時間、退勤時間など。
日付、または日付と時刻の項目では、以下を設定できます。
過去の日付を許可する
未来の日付を許可する
次より前の日付を許可する
次より後の日付を許可する
画像：画像ファイルをアップロードできます。JPG／PNG／GIF／JPEG形式のファイルのみアップロードできます。
ファイルのアップロード：フォーム送信時にファイルを添付できます。管理者は、アップロード可能なファイルサイズの上限を設定できます（最大5MB）。
Zoho WorkDrive、Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、Box、Evernoteからファイルをアップロードできます。
性別：性別に関する情報を保存するために使用できます。
血液型：血液型に関する情報を保存するために使用できます。
国：国に関する情報を保存するために使用できます。例：国籍。
通貨：通貨の表記（例：JPY、USDなど）と金額（小数値）を入力できます。通貨の種類や表示形式は、フォームをカスタマイズするときに選択できます。
数値、通貨、小数値項目の表示形式は、必要に応じて、カスタマイズできます。
真偽値：「TRUE」（真）または「FALSE」（偽）の真偽値を入力できます。

詳細項目

ルックアップ項目：ルックアップ項目を使用すると、2つの異なるフォームを連携できます。この項目は、データ元フォームのデータIDを参照して、ドロップダウンメニューに表示します。たとえば、従業員IDのルックアップ項目を給与フォームや業績評価フォームに追加すると、データ元の従業員フォームから従業員IDを直接選択できます。
ルックアップ項目は、以下の4種類から選択できます。ドロップダウン（単一選択）、ラジオボタン（単一選択）、チェックボックス（複数選択）、複数選択リスト（複数選択）です。

ドロップダウン（単一選択）とラジオボタン（単一選択）のルックアップ項目：単一選択のルックアップ項目を使用すると、ドロップダウンから1つの項目を選択できます。この種類のルックアップ項目は、項目間に1対1の関係がある場合に適用します。たとえば、従業員は、通常1つの部署にのみ所属するため、従業員と部署の関係を単一選択のルックアップ項目で関連付けます。また、従業員やユーザーは、アクセス権限に応じて、この項目のデータを表示／編集できます。

チェックボックス（複数選択）と複数選択リスト（複数選択）：複数選択のルックアップ項目を使用すると、リストから複数の項目を一度に選択できます。たとえば、展示会や会議のために海外出張する従業員を複数選択する場合に適用します。トラベルデスクの担当者は、出張する従業員のフォームを作成する際に、複数選択のルックアップ項目を使用して、一度に複数の従業員を選択できます。選択された従業員は、アクセス権限に応じて、この項目データを表示／編集できます。
複数選択：複数選択を使用すると、リストから複数の項目を選択できます。たとえば、候補者フォームでは、複数選択のルックアップ項目を使用して、候補者が保有するスキルを登録できます。複数選択の項目には、スキルの一覧を設定することで、該当するスキルを複数選択できます。
数式：フォームの項目を使用して、かんたんな計算処理を行うことができます。
電話：電話番号を入力できます（例：携帯電話番号、緊急連絡先など）。
住所：都市、国、州、郵便番号など、従業員の住所情報を入力できます。
メモ：データを追加するときのヒントやメモを入力できます。

フォームのセクションの管理

フォームのセクションの管理では、通常のセクションや表形式セクションの追加、セクションの順番の並べ替え、レイアウトの単一ページ／複数ページの設定が可能です。

この機能を使用することで、フォームの構造をかんたんにカスタマイズできます。

通常のセクションの追加：項目を追加した順に表示されるセクションを追加できます。
表形式のセクションの追加：関連する項目や一連の項目をまとめて、データを入力するセクションを作成できます。
フォームセクションの並べ替え：入力順やフォームの構成に応じて、セクションの表示順を並べ替えることができます。
フォームレイアウトの設定：フォームのコンテンツを簡潔でコンパクトに表示したい場合は、単一ページのレイアウトを選択できます。また、関連情報をページごとにグループ化し、見やすく整理したい場合は、複数ページのレイアウトを選択できます。

フォーム項目の追加上限

フォームに追加できる項目数には上限があります。上限を超えると、support@zohopeople.comへの連絡を促す通知が表示されます。

通常セクションの項目数の上限は、フォーム1件につき200項目です。
表形式セクションの上限は、フォーム1件につき200項目、1セクションにつき最大25項目です。

カテゴリーごとに追加可能な項目数の上限は、以下のとおりです。なお、以下に記載の上限は、各グループ内のすべてのカテゴリーに追加可能な項目数の合計を示しています。

1行テキスト、メールアドレス、画像、国、性別、ファイルアップロード、血液型、電話番号、計算式：70項目
日付：20項目
番号、ルックアップ、選択リスト、日付と時刻、数式：50項目
通貨、小数点、数式：25項目
複数行、URL：25項目
真偽値、数式：15項目
メモ：上限なし

項目の個人情報設定

個人情報や機密データを含む項目は、個人情報として設定し、識別できます。この設定により、データが暗号化され、安全に保護されます。データは自動的に暗号化されるため、不正にアクセスされた場合でも、情報が解読されることはありません。マイナンバー、基礎年金番号、銀行口座番号などは、個人情報として設定できる項目の一例です。

この機能は、Zoho PeopleがGDPRに準拠していることを示します。

メモ1：1行テキスト、複数行テキスト、数値の項目のみを個人情報として設定できます。

メモ2：項目は、個人情報または保護対象医療情報のいずれかに設定できます。

メモ3：項目を個人情報として設定すると、暗号化と操作履歴の記録が自動的に有効になります。

メモ4：システム項目を個人情報として設定することはできません。

項目を個人情報に設定するには、以下の手順を実行します。

［設定］→対象のサービス→［拡張機能］→［フォーム］の順に移動して、該当するフォームをクリックします。
個人情報として設定する項目を選択します。
［項目の詳細情報］タブをクリックします。［個人情報に設定する］を有効にします。

項目の保護対象医療情報に設定

個人の医療関連データを含む項目は、保護対象医療情報として設定できます。項目を保護対象医療情報に設定すると、その項目のデータは暗号化され、安全に保護されます。データは自動的に暗号化されるため、不正にアクセスされた場合でも、情報が解読されることはありません。血液型、アレルギー、薬物アレルギー、病歴などは、保護対象医療情報に設定可能な項目の一例です。

この機能は、Zoho PeopleがHIPAAに準拠していることを示します。

メモ1：1行テキスト、複数行テキスト、数値項目のみを個人情報として設定できます。

メモ2：項目は、個人情報または保護対象医療情報のいずれかに設定できます。

メモ3：項目を個人情報として設定すると、暗号化と操作履歴の機能が自動的に有効になります。

メモ4：システム項目を保護対象医療情報として設定することはできません。

項目を保護対象医療情報に設定するには、以下の手順を実行します。

［設定］→対象のサービス→［拡張機能］→［フォーム］の順に移動して、該当するフォームをクリックします。
保護対象医療情報として設定する項目を選択します。
［項目の詳細情報］タブをクリックし、［保護対象医療情報に設定する］を有効にします。

エクスポートしたファイルのパスワードによる保護

給与明細や従業員の評価レポートなど、機密データを含むフォームをエクスポートする際、ファイルをパスワードで保護できます。エクスポートされたファイルは、設定したパスワードでのみ開くことができるため、データを安全に共有／保存できます。また、フォームのエクスポート権限を設定する際、パスワード保護を有効にすることで、フォームデータのセキュリティをさらに強化できます。

エクスポートしたファイルをパスワードで保護するには、以下の手順を実行します。