組織用ファイル
この機能を使用すると、組織全体や拠点ごとにファイルを共有することができます。さらに、規定や運用ルールなどの重要なファイルの一元管理が可能です。
組織用ファイルの管理についての詳細は、組織用ファイルの操作をご参照ください。組織用ファイルの追加と管理に関するヘルプ動画：
組織用ファイルの追加
部署長は、権限があれば、自分の部署にファイルをアップロードすることができます。［設定］→［ファイル］→［設定］→［チーム用ファイル］の順に移動して、この権限を有効にします。
組織用ファイルを追加する手順
- ［ホーム］から［処理］→［ファイル］→［組織用ファイル］の順に移動して、［追加する］をクリックします。
- ［デスクトップ］／［Zoho WorkDrive］／［その他］（以下のクラウドサービス）からファイルのアップロード元を選択します。
- Google ドライブ
- Dropbox
- OneDrive
- Box
- Evernote
.pdf、.docx、.xlsといった一般的な種類のファイルをアップロードできます。ファイルのサイズの上限は、5MBです。
- ［ファイル名］と［説明］を入力してください。
- 共有先を設定します。組織構造を有効にしていない場合、場所と部署のみ表示されます。
- ファイルを組織全体で共有したい場合、［組織全体で共有する］を選択してください。
- ［フォルダー］のドロップダウンをクリックして、既存のフォルダーを選択するか、新しいフォルダーを追加します。
選択したフォルダーにファイルが保存されます。 - ファイルの有効期限を設定したい場合、［ファイルの有効期限］の横にあるカレンダーアイコンをクリックして、有効期限を指定します。
- ［組織の規定の文書に設定する］を選択すると、［ホーム］画面の［組織］→［規定］で対象のユーザーが利用できるようになります。
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従業員にファイルのダウンロードを許可するには、［ファイルの権限］で、［従業員］のチェックボックスにチェックを入れてください。
- 新しいファイルが追加／編集された際に従業員に通知する方法を指定します。
- ［保存する］をクリックします。
ファイルは組織用ファイルに保存されます。対象の従業員は、［ファイル］→［組織用ファイル］タブでファイルを表示できます。
組織用ファイルへのアクセス
組織の規定の文書として設定されているファイルにアクセスするには、［ホーム］→［組織］→［規定］の順に移動します。
関連情報